2016. 3.

기     상     청

(운 영 지 원 과)

○ 배경 및 목적

-  ｢기록관리법｣에 따라 장기보존 기록물의 안정적 관리를 위하여 2004년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물을 국가기록원으로 이관(기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관)

-  2015년에 국내에서는 처음 실시한 사항으로 실제적인 전자기록 관리 체계가 도래했음을 선언하는 상징적인 사안임

○ 이관 결과

-  문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 완료

-  이관대상 전자기록물 7,783건 중 7,598건 이관 완료

* 1개철(185건)은 포맷변환 오류 미해결로 미이관(향후 국가기록원과 협의하여 이관 예정)

-  비전자문서 및 비전자 첨부물 미이관

* 이관 대상 소재 파악 및 정리 곤란

-  다양한 오류 발생 및 추가 조치 필요

○ 향후 추진 및 문제사항

-  국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치

-  향후 매년 시행해야 하는 사항으로 장기적인 대책과 준비가 필요하며, 특히 중요기록물 및 비전자기록물의 철저한 관리 필요

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○ 평가대상:　2004년 생산된 보존기간 10년 전자기록물 1,365권과 비밀기록물 627권에 대한 평가‧심의

※ 전자기록물에 대한 평가는 중앙행정기관 최초 실시

○ 2015년 기록물 평가심의 결과(단위: 권)

○ ｢기상청 도서관 운영 규정｣ 개정

-  ｢행정자료실 운영 규정｣을 ｢도서관 운영 규정｣으로 변경(1.22.)

-  서비스 확대 및 현실화를 위한 ｢도서관 운영 규정｣ 개정(6.8.)

* 도서 대출수량과 기간, 대상자 기준 확대, 발간물 수집 강화 등

○ 도서 관리의 효율성을 위해 RFID 및 바코드 이중화 체계^＊ 구축

-  바코드 장비 구축, RFIDㆍ바코드 이중 부착 및 등록 작업 실시

* RFID 인식 불량 시, 대출 서비스 대체 수단 활용, RFID 정보 손상 및 RFID 시스템 교체에 따른 도서관 체계 재구축시 바코드 정보를 활용하여 작업 용이

○ 주요 간행물 및 도서물 수집 대상 조사 및 수집ㆍ등록

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 수집 및 이관대상 조사ㆍ지정 및 이관 실시

* 주요 간행물 서비스 개선을 위해 누락본 전자파일 수집 및 이관ㆍ등록

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○ 도서관내 기상역사 컬렉션 설치

* 기상역사 관련 각종 연구물, 도서, 수집물 등을 체계적으로 관리하기 위한 별도 컬렉션 구축

○ e- book 매뉴얼 제작(5.14) 및 e- book 활성화 추진

* 분기별 e- book 구매 및 전자도서관과 e- book 연계 서비스 제공

○ 도서관 활성화를 위한 기반 구축

* 기상역사 컬렉션 전용 모빌렉 추가 설치, 검색 및 열람용 pc 설치, 직원 열람석 확보

○ 분기별 도서 구매 수요 조사 및 구매 실시

* 5월, 8월, 10월 직원 수요 및 구매(일반도서 128권, e- book 119권)

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포(4.8.)

○ 원문DB 이용 약정 체결(한국복제전송저작권협회) 및 국회도서관 원문정보 서비스 개시(8월)

○ 역사 시청각 기록물 이관 및 정리

-  2014년 조사한 시청각기록물 중 이관대상 기록물 선정 및 본청 기록관으로 이관 실시

-  이관결과: 총 577점 이관(사진 575점, 음성파일 1점, 기타 1점)

○ 주요 도면 기록물 이관

-  2014년 조사한 도면기록물 중 이관대상 기록물 선정 및 각 기관 이관 희망 도면 24권 본청 기록관으로 이관 실시

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○ 한국문화정보원의 공공저작물 촬영 및 복원사업을 신청하여 기상청 주요 유물 등 촬영 및 사진 복원 실시

○ 촬영대상: 측우대 등 기상 유물, 인물, 시설물 사진

○ 촬영결과: 총 150매 촬영 및 복원

○ 결과조치: 기록관 서고(지하1층)에 보존

○ 기상청의 기록관리와 기상역사연구의 경과와 현황을 정리하고 향후 추진해야 할 주요 과제를 한국기상학회 학술대회(기상역사연구 특별세션)에 발표함으로써 기상청 기록관리 업무의 발전방향 제시 및 대내외 인식 제고

○ 제목: 기상청 기록관리와 기상역사연구의 현황과 과제

○ 일시/장소: 2015.10.12.(월) 15:00/ 제주국제컨벤션센터

<기상학회 논문 초록 등록 화면>

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○ 각 기관 및 부서의 기록물관리 현황을 점검하여 취약사항 개선 및 기록관리에 대한 인식제고를 위해 방문 지도ㆍ점검 실시

○ 지도ㆍ점검 내역

-  대상: 본청, 국립기상과학원, 지방기상청(6), 국가기상위성센터, 기상레이더센터, 항공기상청, 산하기관(3)

-  내용: 전년도 조치사항 조치여부, 기록관리 체계, 문서·시청각기록물·기상행정박물·도면, 간행물 등 기록물 관리 현황

-  점검 결과

○ 재분류 대상: 2016년 국가기록원 이관 대상인 2005년 생산된 보존기간 30년 이상 기록물 6,319건

○ 방법: 비공개기준에 따라 ‘공개’, ‘비공개’, ‘부분공개’로 재분류

○ 재분류 결과

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○ 2014년 생산 전자기록물 이관(3~6월)

-  이관대상: 2014년 생산된 온나라시스템 기록물

-  이관결과: 434,181건(문서 342,034건, 메모 72,616건, 지시사항 12건)

* 운영지원과, 수도권청 기후서비스과는 미이관(7월 직제개편 작업시 오류로 2016년 이관 예정)

○ 회의록 작성대상 회의*의 조사ㆍ지정 및 생산 지도(6월)

* 기상청 주요정책협의회 등 21개 회의(운영지원과- 8015/ 2015.06.30)

○ 2014년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2014년 생산된 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 보고

○ 2015년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2015년 신설된 27개 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정

○ 비밀기록물 이관(9~11월)

-  이관대상: ‘15.6.30.기준 일반문서 재분류 또는 보호기간 만료 기록물

-  이관결과

○ 기상역사기록물 기증 처리

-  기증자/기증일: 이효우/ 2015. 8. 25.

-  기증 기록물: 관상감 계목(觀象監 啓目), 임인년 명시력(壬寅年 明時曆), 을사년 삼력(乙巳年 三曆), 연신방위지도(年神方位之圖)

-  생산시기: 1900년 전후(추정)

-  기타사항: 훼손된 부분이 많아 향후 탈산ㆍ배접 등 보존ㆍ복원 처리 및 문화재적 가치 검토 예정

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○ 주요 정책기록물 및 부서별 중요 기록물 생산현황 조사ㆍ관리

-  부서별 주요 정책업무 현황 조사 및 기록화 지도(5월)

* 업무외에 생산되는 각종 기록물 현황도 함께 조사 예정 

-  분기별 주요 정책추진 현황 파악 및 기록화 현황 점검 실시

○ 회의록 작성대상 회의*의 회의록 생산 현황 점검 및 지도(6월)

* 기상청 주요정책협의회 등 21개 회의(운영지원과- 8015/ 2015.6.30.)

-  기록관리법(시행령 제18조)에 따른 필수 요소* 등 엄밀한 생산 강화

* 필수요소: 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용

○ 시청각, 행정박물, 간행물, 도면 기록물 등 특수유형 기록물의 종합적인 기록관리 개선 방안 수립(10월)

○ 시청각 및 행정박물 기록물 정리 및 목록 공개(7월)

-  최근 3년간 생산된 시청각기록물 목록 홈페이지 공개

-  기록관 서고 소장 행정박물 목록 홈페이지 공개

□ 비전자 기록물 관리 개선

○ 배경 및 문제점

-  전자문서생산시스템을 통해 생산ㆍ접수되지 않는 비전자 문서의 원본 관리가 부실하여 중요기록물 소실 가능성 및 ｢기록관리법｣에 따른 이관 및 관리 곤란

-  향후 국가기록원 기록물 이관시, 원본 기록물의 유실에 따른 책임 소재 등 문제 발생 가능성이 높아 개선 시급

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○ 주요 조치 계획

-  ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정ㆍ시행(3월)

-  부서별 주요 비전자문서 생산 현황 점검 및 분석(5월)

-  2016년 기록관리 지도·점검 시 특별 지도 실시(6월)

-  인사기록 등 주요 비전자기록물 등록ㆍ편철ㆍ관리 개선 추진

-  이관대상 비전자문서 정리 및 이관 준비

* 특히 보존기간 30년이상 장기보존 대상 기록물의 이관 및 관리 개선 필요

-  전자문서 원칙 강화 및 불필요한 비전자문서 생산 금지

○ 근거 및 배경

-  ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 2005년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물(6,344건)을 국가기록원으로 이관 실시

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 계획 및 일정

-  이관대상 확인 및 목록 추출: 4월 초

-  문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환: 4~5월

-  기록물 이관 및 오류 해결: 6월~11월

-  비전자기록물 소재파악 및 정리: 6월~8월

-  비전자기록물 이관: 8월~11월

○ 주요 문제 사항

-  2015년에 이어 두 번째 시행하는 전자기록물 이관으로 장기보존포맷 변환, 이관시행 시 등 다양한 오류 발생 예상

-  시스템에 등록된 비전자 문서 원본과 별첨된 비전자 첨부물의 소재 파악 및 정리 등에 상당한 문제 발생 및 많은 노력 소요

-  분실, 소실된 비전자 문서 및 첨부물의 처리 문제 발생

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○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 동법 시행령 제43조

○ 대상: 보존기간이 경과한 보존기간 30년 미만 전자기록물

○ 평가 방법 및 절차

-  평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

-  평가대상 선별: 8월

-  계획수립 및 전문요원 심사: 9월

-  처리과 의견조회: 10월

-  기록물평가심의회 개최: 11월

-  폐기대상 기록물 폐기 집행: 12월

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 개선(이관 의무화 실시)

* 그간 간행물 등의 전자파일 이관과 전자도서관 등록 누락으로 업무 활용 및 대국민 서비스에 제약이 있어 의무적 이관 및 등록 추진

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○ 분기별 도서(e- book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 2월, 5월, 8월 직원 수요조사 예정

○ 국회도서관, 서울대 도서관 원문정보 서비스 실시(1월)

* 각종 원문자료 파일의 무료 이용을 위해 직원 의견수렴을 거쳐 서울대 도서관과의 협약체결 추진

○ 기상역사컬렉션 정리 완료 및 서비스 개시(9월)

* 기상역사 관련 각종 기록, 도서, 연구물 등 정리 완료 및 서비스 실시

○ 포스터, 리플릿, 초대장 등 비도서물 상시 수집 실시

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

❐ 한국기상기록집 제8집 발간

○ 한국기상기록집 제7집 ｢정조임금께 아뢴 경기관찰사의 농사와 측우기 기록｣의 영문 번역판 발간

○ 번역: 서울대학교 김준 교수(국가농림기상센터)

○ 발간비용: 국가농림기상센터 부담(약 2000만원)

○ 기상청 지원: 교정, 편집, 외부자료 이용허락, 주석 등 제반사항

○ 일정: 번역(1~9월)→교정‧수정(9~10)→편집‧발간(11~12월)

❐ 기상역사 연구 업무 수행

○ 기상역사컬렉션 설치 완료 및 서비스 개시

-  기상역사 관련 각종 연구물, 도서, 수집물 등 정리 완료

-  기상역사 관련 기록, 도서 등 상시 수집 실시

-  기상역사 컬렉션 서비스 개시

○ 한국기상기록집 제9권 ‘경기도 광주지역 측우기와 농사와 기록’ 발간 추진(2017년 발간 예정)

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○ 발간물 및 홈페이지 서비스 등 공공누리 마크 표기 강화

-  ｢저작권법｣에 따라 공공저작물의 이용활성화 및 대국민 서비스 강화를 위해 공공누리 마크 표기 의무화 실시

-  대상: 기상청 생산 간행물, 홈페이지 정보, 기타 인쇄물

○ 저작권 개념 및 관리 교육 실시

-  한국문화정보원의 협조를 받아 공공저작물 관련 정책 및 저작권 관리 방법 등 교육 실시

○ 홈페이지 저작권 정책 현행화 및 게시 정보 저작권 분석

-  현 저작권법에 따라 홈페이지 저작권 정책 현황화 실시

-  홈페이지 저작권 관련 분석 및 적정 공공누리 마크 표기

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(2월~/ 3개월 소요)

-  이관대상: 2015년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

-  이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

○ 비전자기록물 이관(6월)

-  이관대상: 2015까지 생산된 기타 비전자기록물(일반기록, 사진 등)

○ 장기보존 대상 비전자기록물 국가기록원 이관(6월)

-  이관대상: 2005년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

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○ 각 부서 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록물 관리 실태를 점검하고 업무개선을 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2016년 지도ㆍ점검 계획

○ 재분류 대상

-  2017년 국가기록원 이관 대상 보존기간 30년 이상 기록물

-  2011년 기록관리시스템으로 이관된 이관 5년경과 기록물

○ 재분류 절차

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정: 계획수립(7월)→처리과 의견조회(8월)→완료(9월)

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○ 국가기록원 기록관리 평가 수행

-  내용 : 기관의 기록관리 인프라 현황, 기록관리 업무현황 등 평가

-  일정 : 자체점검(3월)→1차평가ㆍ이의신청(5월)→결과공표(10월)

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고

-  내용 : ‘15년 생산한 전체기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 작성ㆍ제출

-  기간 : 8월 31일까지 제출(국가기록원)

○ 기록관리기준표 정비

-  2016년 생성된 단위과제의 보존기간 등 조정 및 확정(10~12월)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

-  기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

-  기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

-  ｢기록관리시스템 기록물 검색 및 열람 매뉴얼｣ 제작ㆍ배포(2월)

○ 기록관리 교육 강화

-  부서 기록물 관리 담당자 교육 실시

-  시청각기록물 관리 개선을 위한 기록관리 세미나 개최

-  신규채용자 교육과정에 기록관리 교육 개설 추진

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< 기상청 기록관리 및 기상역사연구 발전 방향 > □ 배경 및 목적 ○ 수천년의 기상역사와 100년이 넘는 근대역사를 자랑하지만 기상역사를 증명하는 기록의 보존과 연구는 매우 미흡한 실정으로 귀중한 기록과 역사가 소멸ㆍ사장되고 있음 ○ 내실있고 자랑스런 기관, 역사가 살아 있는 기상청으로 거듭나기 위해 기록관리 및 기상역사연구의 발전은 필수적임 ☞ 기상업무의 기록화, 역사화를 위해 생산ㆍ보유‧수집하는 모든 기록물과 역사에 대해 내실있고 전문적인 관리와 연구를 할 수 있는 종합적인 기록관리 토대 마련 필요 □ 기록관리 및 역사연구 발전방향 ◈ 기록관리 및 역사연구 전담 조직 구축 ○ 전담 인력 구성 및 시설ㆍ인프라 구축으로 ｢기록관리법｣에 따른 실질적인 기상청 기록관 설립 ◈ 기상업무의 온전한 기록화를 위한 기록관리 강화 ○ 공문서, 시청각, 데이터세트, 행정박물, 도서･간행물, 연구기록물, 웹기록, 도면 등 전체 기록물에 대한 종합적인 관리 체계 구축 ○ 우리청의 중요기록인 기상관측 및 예보 DB 등의 장기보존 및 관리를 위한 기준과 정책 수립･운영 ○ 전문적인 기록물 보존 환경 구축, 시청각･박물 수장고 설치, 기상전문 도서관 구축, 전시실 등 시설 인프라 확충 ○ 사진, 영상 등 시청각기록물 전용 관리시스템 구축 및 관리 개선 * 현 홍보자료관리시스템은 웹하드 수준으로 전문적인 기록관리에는 매우 미흡 ○ 주요 사안 및 활동에 대한 사전 기록화 및 체계적 수집･보존 ○ 각 기관 및 민간 소재 기상관련 기록물 수집 및 정리 실시 ○ 연구기록물 생산ㆍ관리 체계 개선 및 전문 아카이브 구축 * 국립기상과학원은 명실상부한 대한민국 대표 기상 연구기관으로 발돋움하기 위해 연구기록물 생산ㆍ관리 개선은 필수적이며, 기상연구 전문 아카이브 구축 필요 ○ 사진기록화＊, 구술기록화** 등 다양한 기록화 사업 추진 * 건축물, 시설, 기기･장비, 기상현상, 주요활동 등을 주기적으로 촬영하여 보존 ** 주요 인물, 퇴직 예정자, 주요사안 종결후 관련자들에 대한 구술채록･보존 ○ 도서관은 기상과학 대중화와 전문적인 기상지식 서비스를 위해 대국민과 학계에 개방된 기상전문 도서관으로 발전 ◈ 기상역사 연구 및 편찬활동 강화 ○ 지속적이고 전문적인 기상역사 연구 및 기상기록집 발간 ○ 기상업무 및 기상기술 발전사 연구 추진 * 예보업무 발달사, 관측업무 발달사, 국제협력 발달사, 관측기기 변천사, 관측기술 발전사, 기상조직 발전사 등 다양한 역사 연구 실시 및 편찬 ○ 기상청 발간물, 통계서 등 다양한 기록물에 대한 정리･분석서 편찬 ○ 박물, 시청각, 도면 등을 활용한 전시ㆍ홍보 활동 및 도록집 발간 ○ 역사학계 등 다양한 학계와의 교류 추진 및 역사와 학문 연구의 새로운 틀로서 기상의 위치 정립 * 날씨로 보는 조선 역사, 날씨와 한국 현대사, 기후와 의식주 등 ◈ 전문적ㆍ통합적 기록정보 서비스 실시 ○ 문서, 시청각, 박물, DB, 간행물, 연구물 등 전체 기록물에 대한 통합적이고 전문적인 서비스 체계 구축 ○ 사이버 기록관 구축으로 대국민 홍보 및 서비스 제공 ◈ 대한민국 기상역사기록관 설립 ○ 기록관리 및 역사연구의 발전을 통해 최종적으로 대한민국 기상역사기록관 설립 추진 ○ 기록관, 박물관, 도서관, 과학관 등의 기능을 통합한 라키비움＊ 구축 및 기상업무와 기상문화를 대표하는 조직으로 발전 * Larchiveum : Library+Archives+Museum ☞ 자랑스런 기상청, 역사가 살아 있는 기상청, 내실있는 기상청, 국민과 소통하고 신뢰받는 선진 기상청 실현!

□ 2016년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

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