2018년 기록관리 업무 계획

2018. 3.

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 기록관리 업무 개요	1

II. 2017년 기록관리 업무 주요성과	1

III. 2018년 기록관리 주요 업무	7

□ 클라우드 기록관리시스템 전환	7

□ 비전자 기록물 등록ㆍ관리 강화	8

□ 기록물 보존가치 평가 및 폐기 집행	9

□ 안정적 도서관 운영 및 도서정보서비스 확대	10

□ 한국기상기록집 제8집 발간 추진	11

□ 본청 도면기록물 정리	12

□ 장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관	13

□ 일반 기록물 이관 및 정리	14

□ 주요 회의록 생산ㆍ관리 강화	14

처리과 기록관리 지도ㆍ점검 실시	15

비공개 기록물 공개 재분류 실시	15

기타 기록관리 업무 수행	16

□ 추진 일정표	18

I

기록관리 업무 개요

□ 근거 및 목적

○ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, ｢시행령｣, ｢시행규칙｣

○ 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

□ 기록물 관리 원칙과 의의

○ 모든 기록은 유일무이한 것으로 고유한 가치를 갖는다.

◆ 기록물의 선별과 평가‧폐기는 불가피한 현실적 선택일 뿐 폐기가 아닌 보존에 그 목적이 있음

◆ 기록물의 관리는 ‘지속적 기억’과 ‘공적 신뢰’를 실현

○ 기록은 역사와 문화의 근간이며 세대와 세대, 사람과 사람을 연결 짓는 소통과 공감의 통로이자 매개체

○ 기록관리는 투명하고 책임있는 행정의 기초이자 실질적인 민주주의의 출발점

○ 무단 폐기 금지

- 모든 기록물은 법에 따른 평가절차를 통해 보존가치를 재검토하여 폐기해야 하며 부서의 임의 폐기는 금함

- 기록물 평가ㆍ폐기 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	기록물 평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

○ 보존ㆍ이관

- 모든 기록물은 법령에 따라 기록관으로 이관ㆍ보존

- 기록물은 진본성과 무결성 등이 보장되도록 보존

□ 기록의 종류

종 류	내 용
공문서	전자기록물, 비전자기록물
시청각 기록물	사진, 영상, 필름 등
행정박물	공공업무와 관련하여 생산‧접수한 형상 기록물
도면‧카드‧대장	각종 설계도 등 도면, 일지ㆍ대장, 카드류
도서‧간행물	업무 관련 생산ㆍ접수ㆍ구입한 도서ㆍ간행물
데이터세트	각종 정보시스템에서 생산되는 데이터
Web 기록	홈페이지 등에 게시된 정보 및 Web 화면
비밀기록물	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물

□ 기록관리 주요 프로세스

○ 기록관리 프로세스

생산 분류	▶	편철 정리 (목록작성)	▶	활용 보존	▶	이관	▶	평가 폐기	▶	보존 활용 (홍보‧전시 연구‧편찬)	▶	기록원 이관
	처	리	과			↔		기	록	관	↔	국가기록원

○ 처리과: 기록물의 생산, 편철, 정리, 기록관(운영지원과)으로 이관

○ 기록관: 기록물 수집, 보존, 평가, 활용ㆍ서비스, 기록원 이관

○ 기록원: 중요기록물 보존ㆍ서비스

□ 기록관리 주요 업무

○ 기록물 생산관리: 생산기준, 보존기간 관리, 생산현황 파악 등

○ 기록물 수집‧이관: 법에 따른 정기 이관 및 주요 기록 기획수집

○ 기록물 평가‧폐기: 기록물 가치 평가 및 폐기 대상 폐기 집행

○ 기록물 보존: 기록물 유형별 보존‧관리(기록물 정리, 재분류, 서고관리, 매체수록, 보존시설‧시스템관리 등)

○ 교육활동: 기록관리 교육 및 지도‧점검 등

○ 활용‧서비스: 기록물을 이용한 연구‧편찬‧전시‧홍보 및 대내외 열람‧대출 등 기록정보 서비스

II

2017년 기록관리 업무 주요성과

□ 기록물 보존가치 평가 및 폐기(12월)

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은 법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 평가대상:　2017년말 기준 보존기간이 만료된 보존기간 10년 전자기록물 927권, 비밀기록물 199권, 비전자기록물 742권

○ 2017년 기록물 평가 결과(단위: 권)

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
전자기록물	927	52	111	764
비밀기록물	199	16	9	174
비전자기록물	742	13	15	714
합계	1,868	81	135	1,652

□ 장기보존 전자기록물 국가기록원 이관

○ 이관개요

- ｢기록관리법｣에 따라 장기보존 기록물의 안정적 관리를 위하여 2006년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물을 국가기록원으로 이관(기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관)

○ 이관 결과

- 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 완료

- 이관대상 전자기록물 6,589건 이관 완료

- 비전자문서 및 비전자문서 첨부물은 미이관

* 이관 대상 소재 파악 및 정리 곤란

- 국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치 예정(‘18년)

□ 안정적인 도서관 운영 및 서비스

○ 도서 관리의 효율성을 위해 RFID 및 바코드 이중화 체계＊ 구축(계속)

* RFID 인식 불량 시, 대출 서비스 대체 수단 활용, RFID 정보 손상 및 RFID 시스템 교체에 따른 도서관 체계 재구축시 바코드 정보를 활용하여 작업 용이

○ 주요 간행물 및 도서물 수집ㆍ등록 관리

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 수집 및 이관대상 조사 및 이관 실시

* 주요 간행물 서비스 개선을 위해 누락본 전자파일 수집 및 이관ㆍ등록

○ 분기별 도서 구매 수요 조사 및 구매 실시

* 2월, 5월, 8월 직원 수요 및 구매(일반도서 204권, e-book 105권)

○ 간행물 발간 등록 서비스 및 납본･등록･관리

○ 이용률 저조 및 보존가치가 없는 도서 선별 및 983권 제적(9월)

○ 도서관 장서 정리 및 이용자 등록ㆍ관리

○ 대내외 도서 열람 및 대출 서비스

□ 일반 기록물 이관 및 정리

○ 2016년 생산 전자기록물 이관(3~6월)

- 이관대상: 2016년 생산된 온나라시스템 기록물

- 이관방법: 온나라시스템→기상청 기록관리시스템(온라인 이관)

- 이관결과: 398,738건(문서 331,454건, 메모 67,268건, 지시사항 16건)

○ 비전자기록물 이관(11~12월)

- 일반기록물: 2016년 생산된 기타 비전자 기록물 721권

- 행정박물: 2017년까지 생산된 행정박물 12점

○ 장기보존 비전자기록물 국가기록원 이관

- 2006년까지 생산된 보존기간 30년 이상 비전자 기록물 32권(5.17.)

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시

○ 재분류 대상: 2011년 생산된 보존기간 30년이상 비공개 5호 기록물 3,619건

○ 재분류 결과

구분	대상	재분류 결과
		공개	부분공개	비공개
본청	2,155	1,997	127	31
소속기관	1,464	1,337	123	4
합계	3,619	3,334	250	35

□ 기록관리 업무 지도ㆍ점검 실시

○ 각 기관 및 부서의 기록물관리 현황을 점검하여 취약사항 개선 및 기록관리에 대한 인식제고를 위해 방문 지도ㆍ점검 실시

○ 지도ㆍ점검 개요

- 대상: 본청 각 부서, 국립기상과학원, 지방기상청(6), 국가기상위성센터, 기상레이더센터, 항공기상청

- 내용: 전년도 조치사항 개선여부, 기록관리 체계, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면 등 기록물 관리 현황

○ 점검 결과

ㆍ소속기관은 ｢소속기관 기록관리 업무 표준모델｣에 따라 독립적인 업무 수행 필요

ㆍ부서별 단위과제 분류체계 개선이 시급하며 문서생산시 중요 문서의 단위과제 오편철 사례가 많아 집중 점검 및 개선 필요

ㆍ향후 기록물 이관에 대비하여 비전자문서의 철저한 등록 및 관리가 필요

ㆍ주요 시청각기록물의 관리체계 개선 및 통합관리시스템 구축 필요

ㆍ본청 도면 기록물 정리 사업 필요

ㆍ본청에 기상행정박물 보존ㆍ관리를 위한 수장고 설치 필요

ㆍ조사·연구·검토서 최종 보고서 파일 온나라시스템에 등록 필요

ㆍ국립기상과학원은 기록관리전문요원 채용 및 연구기록물 전문 아키이브 구축 필요

ㆍ산하공공기관은 법에 따라 기록관리 업무 수행 및 기록관리전문요원 미채용 기관은 채용 필요

□ 주요 미정리 비전자 기록물 정리 방안 마련

○ 배경 및 문제점

- 비전자기록물은 온나라시스템의 단위과제별로 기록물철을 생성하여 편철ㆍ관리하여야 하나

- 그간 기존 업무 방식에 따라 자의적으로 분류ㆍ편철ㆍ관리하여 온나라시스템에 등록된 단위과제와 불일치

- 향후 기록물 확인 및 국가기록원 이관시 심각한 문제 발생

○ 정리방안 및 방법

- 기존 방식으로 편철된 기록물을 단위과제별로 재정리할 경우, 기존 업무 방식과의 차이로 기록물 확인 및 업무 편의성 손상

- 업무편의상과 기록물 정리 원칙을 모두 만족하는 방법으로 정리 추진

- 정리된 목록과 원본 기록물을 대조하여 단위과제 별로 기존 기록물철을 맵핑하되 ‘단위과제:기록물철’이 ‘1:1’,  ‘1:다수’, ‘다수:1’,  ‘다수:다수’ 등 각각의 경우에 따라 정리

* 자세한 방법은 ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣(‘17.12.22.)의 <부록1> 참조

- 맵핑된 기록물은 ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣에 따라 편철ㆍ포장

- 인사기록, 국제협력 기록, 주요 계약 기록 등 정리 대상 비전자 기록물의 수량이 방대하여 예산 확보 및 용역사업으로 추진

□ 기록관리 업무 관련 매뉴얼 등 개정

○ ｢공문서 생산·접수 및 관리 가이드｣ 개정･배포(3.27./ 12.27.)

* 공문서 작성, 직인 및 서명날인 방법, 비공개 기준, 열람범위 기준, 첨부물 유의사항, 비전자문서 등록 및 관리방법, 문서24 서비스 이용 안내 등

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포(4.7.)

* 간행물 발간등록 개요, 발간등록 기준, 발간등록 방법 및 유의사항, 간행물 납본처 및 납본 방법, 공공누리 제도 안내 등

○ 기록관 보안 및 재난대비 대책 개정(12.22.)

* 기록관 보안관리 체계, 시설 및 기록물 보안 관리, 재난대비 및 안전 규칙, 필수기록물 지정 및 관리 방법, 기록물 대피 및 재난복구 방법 등

□ 기상역사 연구 업무 수행

○ 한국기상기록집 제8집 발간 준비

- 한국기상기록집 제8집으로 발간하고자 하는 ｢광주유수가 아뢴 농사와 측우기 기록｣ 원고 1차 검토 및 교정

○ 기상박물관 건립 추진관련 업무 협력 활동

- 기상청 소장 역사기록물 정리 및 제공

- 국가기록원 이관 기록물 정보 제공

- 기타 수시 업무 협의 및 협조

기타 기록관리 업무 추진

○ 2016년 생산 기록물 일제정리(2월)

- 대상: 2016년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물

- 정리 내용

·전자문서: 미편철문서 편철, 단위과제ㆍ공개여부ㆍ열람범위 수정 등

·비전자 문서: 기록물 편철 및 목록작성

·시청각ㆍ도면ㆍ행정박물: 기록물 목록작성 및 별도 보존

○ 국가기록원 기록관리 평가 수행

- 내용 : 기관의 기록관리 기반, 업무추진 및 개선 현황 등 평가

- 일정 : 자체점검(3월)→1차평가ㆍ이의신청(5월)→결과공표(9월)

- 결과 : 가등급(총점 90.6점/ 중앙행정기관 평균: 90.1점)

○ 회의록 작성대상 회의*의 회의록 작성 현황 지도·점검(7월)

* 기상청 주요정책협의회 등 21개 회의(운영지원과-8015/ 2015.6.30.)

○ 2016년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2015년 생산된 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 보고

○ 2017년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2017년 신설된 9개 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정

○ 기록관리 담당자 교육 실시

- 시청각기록물 및 행정박물 관리 교육(2017.7.11.)

- 비전자기록물 이관 교육(2017.10.19.)

- 소속기관 방문 교육 실시(대구지청(6.26.), 청주지청(6.27.))

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(7.10.~ 7.11./ 2일간)

- 목적: 서고 및 도서관 기록물과 도서의 안정적인 보존과 환경 개선

- 내용: 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

III

2018년 기록관리 주요 업무

□ 클라우드 기록관리시스템 전환

○ 추진 배경

- 범정부 협업과 지식행정 기반 조성을 위한 공통업무에 대한 클라우드 공통기반 구축에 따라 기상청 기록관리시스템(RMS)을 클라우드 기록관리시스템(CRMS)으로 전환

- 기상청은 2018년 확산 대상 기관으로 연내 전환 완료 예정

○ 전환개요

- 기관별 단독 서버 → 범정부 클라우드 환경의 통합 서버

○ 주요 개선사항

- 다부처 공동결재, 기관간 메모보고 기록 등 클라우드 온나라에서 생산되는 기록물 이관 기능 추가

- 기록물 이관시, 임시저장소ㆍ대용량송수신솔루션을 통하지 않고 직접 이관이 가능하여 효율 개선

- 정부디렉토리시스템과의 연계로 기관 조직정보 자동 현행화

- 타 기관 기록물 검색 및 열람 가능

- 포맷변환 속도 및 기록물 검색 속도 향상

○ 추진일정

- 국가기록원과 전환일정 협의: 4월

- 시스템 전환 준비: 5월

- 전환 추진 및 데이터 마이그레이션: 5~9월

- 데이터 마이그레이션 결과 검증: 10월

- 전환 완료: 11월

○ 준비 및 기타사항

- 상용 소프트웨어(백신, 한컴오피스 등) 예산 확보

- RMS→CRMS 데이터 마이그레이션 결과 검증

- 시스템 전환 완료 전 2017년 온나라시스템 생산 기록물을 기록관리시스템으로 이관 불가하여 연말에 이관 진행 예정

□ 비전자 기록물 등록·관리 강화

○ 배경 및 문제점

- 인사기록, 주요 사업 계약기록, 국제협력 기록 등 비전자 형태로 생산되는 기록물의 등록과 관리가 여전히 미흡하여 향후 소실 가능성이 있고 ｢기록관리법｣에 따른 관리 곤란

- 향후 법적 증빙 문제 및 국가기록원으로 이관 시, 원본 기록물의 유실에 따른 문제 발생 가능성이 매우 높아 개선 시급

○ 주요 조치 경과

- 매년 ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정ㆍ시행

- 매년 기록관리 지도·점검 시 점검 및 교육 실시

- 매년 각 부서에 비전자 기록물 정리 지도

- 매년 본청 각 부서 비전자 기록물 이관

- 전자문서 원칙 강화 및 불필요한 비전자문서 생산 금지

○ 비전자 기록물 관리 개선 및 강화 방안

- 기록물 미등록, 관리미흡 사례, 관리체계 조사 및 교육 실시

- 2018년 기록관리 지도·점검 시, 중점 점검 실시

- 문서24 사용 등을 통한 비전자문서 생산 경감 조치

* 문서24(open.gdoc.go.kr): 행정안전부에서 운영하는 전자정부서비스의 하나로 국민이 정부기관에 문서를 전자적으로 제출할 수 있는 시스템

- 인사기록 등 주요 비전자 기록물 정리사업 계획 수립

□ 기록물 보존가치 평가 및 폐기

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 동법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 대상: 보존기간이 경과한 보존기간 10년 이하 전자 및 비전자기록물

ㆍ기록물 평가 및 폐기는 폐기후 복구가 불가능하여 신중한 검토 필요

ㆍ많은 양의 기록물을 한건한건 시스템에서 열어 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력이 소요

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별: 6월

- 계획수립 및 전문요원 심사: 7월

- 처리과 의견조회: 9월

- 기록물평가심의회 개최: 10월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행: 11월

□ 안정적 도서관 운영 및 도서정보서비스 확대

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 강화

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 2월, 5월, 8월 직원 수요조사 및 구매 예정

○ 효율적인 장서 관리를 위한 제적 대상 선별 및 제적 처리

- 근거: ｢기상청 도서관 운영규정｣ 제16조(자료의 폐기)

- 대상: 이용률이 저조하거나 보존가치가 없는 도서, 낡고 파손된 도서 등

- 방법: 전자도서관시스템에서 제적 처리 및 폐기 처리

○ 타 도서관 및 도서관 관련 단체 등과의 교류･협력 추진

* 국립중앙도서관, 국립기상과학원 도서관, 소속기관 도서관, 기타 전문도서관

○ 국가정책정보협의회＊ 가입 및 협력 활동 참여

* 국립중앙도서관을 거점으로 정부부처‧공공기관‧연구기관의 소장 지식정보자원의 공유와 활용을 위해 구성된 온‧오프라인 협력체로 가입 기관의 도서‧원문정보‧학술정보 등 무료 이용과 희귀자료 디지털화 등 지원 가능

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(2월)

○ 국회도서관 및 서울대도서관 원문정보 서비스

* 도서관 검색 PC에서 무료로 이용 가능

○ 기상역사 관련 발간물 정리 및 서비스 실시

* 도서관 및 기록관 서고 등의 기상역사관련 각종 발간물 정리 및 서비스 개시

□ 한국기상기록집 제8집 발간 추진

○ 배경 및 현황

- 2011년부터 국립기상연구소 황사연구과에서 기상역사연구 업무를 수행하며 한국기상기록집을 발간

- 2014년 제7집 ｢정조임금께 아뢴 경기관찰사의 농사와 측우기 기록｣을 끝으로 업무가 종료되고 운영지원과로 이관

- 현재 제8집 ｢광주유수가 아뢴 농사와 측우기 기록｣의 원고가 완성되어 1차 검토 완료 상태로 지속적으로 한국기상기록집의 발간 필요

권호	연도	제목
1집	2011	삼국사기ㆍ삼국유사로 본 기상ㆍ천문ㆍ지진기록
2집	2012	한반도 역사지진 기록
3집	2013	관상감이 기록한 17세기 밤하늘
4집	2013	Meteorological, Astronomical and Seismological Observations from Ancient Korea
5집	2014	Historical Earthquake Records in Korea
6집	2014	기상인이 말하는 중앙관상대
7집	2014	정조임금께 아뢴 경기관찰사의 농사와 측우기 기록

○ 발간 방향

- ｢각사등록｣에서 경기도 광주 유수가 임금께 보고한 측우기와 농사관련 기록을 선별･번역･출판함으로써 우리나라의 기상 역사를 정리하고 대내외 이해 확산 추진

- 일반인이 이해하기 어려운 용어와 내용을 각주와 설명을 통해 이해하기 쉽게 구성

- 전문가 감수와 관련자 교정을 통해 완성도를 높이고

- 기존 한국기상기록집과 유사한 편집 형태를 유지함으로써 시리즈물로서 통일성 확보

- 발간수량: 500부

- 배부: 유관기관, 주요 도서관, 기상학계, 역사 연구자 등

○ 추진일정

- 원고 교정ㆍ보완: 3~5월

- 그림ㆍ사진ㆍ표 등 참고자료 수집ㆍ작성: 6~7월

- 전문가 감수: 8월

- 편집ㆍ교정: 9~10월

- 발간: 11월

□ 본청 도면기록물 정리

○ 현황 및 문제점

- 과거부터 현재까지 생산된 각종 건축물 및 시설물 도면이 미정리 상태로 있어 업무상 활용도 곤란하고 기록물로서 관리가 이루어지지 않고 있어 도면 정리 원칙에 따라 정리 필요

- 미정리 도면의 수가 방대(1만권 이상)하여 별도의 정리 사업이나 정리 인력을 채용하여 정리 필요

○ 정리 추진 방안

- 도면 기록물 정리 방법＊에 따라 목록화 및 정리

* ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정판(운영지원과-16797/ 2017.12.22.)의 <부록2> 도면 기록물 정리 방안

- 도면 정리 인력을 고용(2명/약 2개월) 및 상반기 정리 실시

* 협조사항: 1차 작성된 도면목록 검토 및 보존대상 선별(운영지원과 시설계)

- 향후 효율적인 도면 활용과 이관 등을 고려한 재배치 실시

* 협조사항: 도면 배치용 서가 설치 필요(운영지원과 시설계)

- 정리 도면 목록 기록관리시스템에 등록 및 직원 서비스 실시

□ 장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 보존기간 30년이상 중요 전자기록물의 안정적인 장기 보존을 위해 국가기록원으로 이관

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 대상 및 방법

- 이관대상: 2007년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물 및 2000~2003년 생산된 보존기간 30년이상 구전자기록물

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

■ 구전자기록물

2000~2003년까지 구전자문서시스템에서 생산된 초기 형태의 전자기록물로 2014년 이관사업을 통해 기상청 기록관리시스템으로 이관하여 보존 중

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 확인 및 목록 추출: 2월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 3월~4월

- 장기보존포맷 변환: 5월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 6월~7월

- 이관 완료: 8월

○ 주요 문제 사항

- 2007년 온나라시스템 생산 기록물에 대한 첫 이관으로 이관 작업 중 다양한 오류 발생 예상

- 구전자기록물도 현재의 온나라과 기록관리시스템의 규격과 상이하여 문서보존포맷 변환 및 장기보존포맷 변환, 이관 시행 시 다양한 오류 발생 예상

- 시스템에 등록된 비전자 문서 원본과 별첨된 비전자 첨부물의 소재 파악 및 정리 문제 발생

- 분실, 소실된 비전자 문서 및 첨부물의 처리 문제 발생

□ 일반 기록물 이관 및 정리

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(11월~/ 3개월 소요)

- 이관대상: 2017년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

- 기타사항: 2018년 클라우드온나라와 클라우드기록관리시스템 전환 작업에 따라 전환 완료후 11월경 이관 실시 예정

○ 비전자기록물 이관(10월)

- 이관대상: 2017까지 생산된 비전자 기록물(일반기록, 사진 등)

* 중요 기록물의 소실･분실에 따른 문제 발생 가능성이 있어 ｢공문서 생산･접수 및 관리 가이드라인｣에 따라 원본 비전자기록물에 대한 철저한 관리 필요

○ 장기보존 대상 비전자기록물 국가기록원 이관(5월)

- 이관대상: 2007년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

○ 비밀기록물 이관(6월)

- 이관대상: 비밀 및 대외비 원본 중 이관요건 해당 기록물

□ 비밀기록물 이관 요건(기록관리법 시행령 제68조제1항)

ㆍ일반문서로 재분류한 기록물

ㆍ예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 기록물

ㆍ생산후 30년이 지난 기록물

- 이관교육: 원활한 이관을 위해 담당자 교육 실시

□ 주요 회의록 생산·관리 강화

○ 투명한 정부 구현을 위해 주요 정책결정 과정에 대한 기록물인 회의록 생산·관리 강화 필요

○ 회의록 작성대상 회의의 적정성 점검 및 현행화(5월)

- 현재 회의록 필수 작성대상으로 지정된 21개 회의＊의 적정성 점검 및 필수 작성대상 회의 재지정

* 기상청 주요정책협의회 등 21개 회의(운영지원과-8015/ 2015.6.30.)

○ 회의록 작성대상 회의의 회의록 생산 현황 지도ㆍ점검(6월)

- 회의록 작성 기준 및 표준형식에 따른 회의록 생산 여부 점검 및 지도

* 회의록 필수요소: 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용

처리과 기록관리 지도ㆍ점검 실시

○ 본청 각 부서 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록물 관리 실태를 점검하고 업무개선을 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2018년 지도･점검 계획

구분	내용
시기	4~7월
대상	본청, 수치모델링센터, 기상기후인재개발원, 6개 지방청, 국가기상위성센터, 기상레이더센터, 국립기상과학원, 항공기상청
방법	점검표를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 제출
점검사항	ㆍ이전 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 교육 및 의견 수렴 ※ 중점점검 사항 - 본청: 단위과제 및 비전자기록물 관리 실태 - 소속기관: 시청각 및 비전자기록물 관리 실태

비공개 기록물 공개 재분류 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제35조 및 같은 법 시행령 제72조

* 기록관은 비공개 기록물에 대하여 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

○ 재분류 대상

- 2012년 기록관리시스템으로 이관한 5년경과 비공개 기록물

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정

- 대상 선정ㆍ기록관 검토(3~4월)→처리과 의견조회(4월)→완료(5월)

기타 기록관리 업무 수행

○ 2017년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2017년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고

- 내용: ‘17년 생산한 전체기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 작성ㆍ제출

- 기간: 8월 31일까지 제출(국가기록원)

○ 기록관리기준표 정비

- 2018년 생성된 단위과제의 보존기간 등 조정 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

- 본청 부서별 업무분석을 통한 주요 단위과제 보존기간 정비

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(7월)

* 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 업무역량 강화를 위한 기록관리 교육 강화

- 부서 기록물 관리 담당자 교육 실시(2회)

* 간행물 발간등록 및 관리 개선 교육, 기록물 이관 교육 등 실시

- 기록관리 지도․점검시 소속기관 별도 교육 실시

- 기상기후인재개발원 교육과정에 기록관리 교육과정 개설 추진

○ 기록관 서고 항온항습기 교체(5월)

- 서고 보존 기록물의 규정에 따른 안정적 보존을 위해 내용연수(9년/ 2008년 설치)가 경과한 항온항습기 교체

온도(℃)	18～22℃	18～22℃	필름매체류 : -2～2℃ 자기매체류 : 13～17℃	18～22℃
습도(%)	40～55% (변화율은 10% 이내)	35～45% (변화율은 10% 이내)	필름매체류 : 25～35% 자기매체류 : 35～45% (변화율은 10% 이내)	40～50% (변화율은 10% 이내)

<기록물 보존환경 기준/ 기록관리법 시행령 별표6>

- 비용: 약 2,400만원(예산과목: 7137-302-430-01)

□ 2018년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□1월		◦ 2017년 생산 기록물 일제 정리
	□2월		◦ ｢간행물 발간 등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개재분류 실시
2/4분기	□4월		◦ 처리과 기록관리 지도ㆍ점검 및 교육 실시 ◦ 비공개 기록물 공개 재분류 실시 ◦ 클라우드 기록관리시스템 전환 추진
	□5월		◦ 2016년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 본청 도면 기록물 정리 추진 ◦ 회의록 작성대상 회의 현행화 실시 ◦ 국가기록원 이관대상 비전자기록물 이관 ◦ 서고 항온항습기 교체
	□6월		◦ 장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관 ◦ 회의록 작성대상 회의의 회의록 생산현황 점검 ◦ 비밀기록물 이관 교육 및 이관
3/4분기	□7월		◦ 기록관 서고 및 도서관 소독 ◦ 국립중앙도서관 국가정책정보협의회 가입
	□8월		◦ 2017년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 2018년도 기록물평가심의회 추진
	□9월		◦ 비전자기록물 정리 및 이관 교육 실시 ◦ 한국기상기록집 제8집 편집‧교정
4/4분기	□10월		◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 기록물평가심의회 개최 ◦ 2017년 생산 비전자기록물 본청 기록관 이관
	□11월		◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행 ◦ 클라우드 기록관리시스템 전환 완료 ◦ 2017년 생산 전자기록물 기록관리시스템으로 이관 추진 ◦ 한국기상기록집 제8집 발간
	□12월		◦ 비전자기록물 정리 사업 계획 수립