2020년도 기록관리 업무 계획

2020. 3.

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 기록관리 업무 개요	1

II. 2019년 기록관리 업무 주요성과	3

III. 2020년 기록관리 주요 업무	9

기본방향 및 추진체계	9

주요업무 추진 계획	10

□ 청장실 기록관리 강화	10

□ 기상업무 사진기록화 추진	11

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시	12

□ 기록물 생산 및 관리 체계 개선	13

￭ 도면 기록물 관리 개선 추진	13

￭ 행정박물 유형별 집중 수집 실시	14

￭ 데이터세트 관리 개선	15

￭ 비전자 기록물 감축 및 이관 강화	15

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관	16

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스 확대 추진	18

□ 기록관리 지도․점검 실시	19

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시	20

□ 한국기상기록집 제8집 발간	20

기타 기록관리 업무 수행	21

□ 추진 일정표	23

I

기록관리 업무 개요

□ 근거 및 목적

○ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, ｢시행령｣, ｢시행규칙｣

○ 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

□ 기록물 관리 원칙과 의의

○ 모든 기록은 유일무이한 것으로 고유한 가치를 갖는다.

◆ 기록물의 선별과 평가‧폐기는 불가피한 현실적 선택일 뿐 폐기가 아닌 보존에 그 목적이 있음

◆ 기록물의 관리는 ‘지속적 기억’과 ‘공적 신뢰’를 실현

○ 기록은 역사와 문화의 근간이며 세대와 세대, 사람과 사람을 연결 짓는 소통과 공감의 통로이자 매개체

○ 기록관리는 투명하고 책임있는 행정의 기초이자 실질적인 민주주의의 출발점

○ 무단 폐기 금지

- 모든 기록물은 법에 따른 평가절차를 통해 보존가치를 재검토하여 폐기해야 하며 부서의 임의 폐기는 금함

- 기록물 평가ㆍ폐기 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	기록물 평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

○ 보존ㆍ이관

- 모든 기록물은 법령에 따라 기록관으로 이관ㆍ보존

- 기록물은 진본성과 무결성 등이 보장되도록 보존

□ 기록의 종류

종 류	내 용
공문서	전자기록물, 비전자기록물
시청각 기록물	사진, 영상, 필름 등
행정박물	공공업무와 관련하여 생산‧접수한 형상 기록물
도면‧카드‧대장	각종 설계도 등 도면, 일지ㆍ대장, 카드류
도서‧간행물	업무 관련 생산ㆍ접수ㆍ구입한 도서ㆍ간행물
데이터세트	각종 정보시스템에서 생산되는 데이터
Web 기록	홈페이지 등에 게시된 정보 및 Web 화면
비밀기록물	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물

□ 기록관리 주요 프로세스

○ 기록관리 프로세스

생산 분류	▶	편철 정리 (목록작성)	▶	활용 보존	▶	이관	▶	평가 폐기	▶	보존 활용 (홍보‧전시 연구‧편찬)	▶	기록원 이관
	처	리	과			↔		기	록	관	↔	국가기록원

○ 처리과: 기록물의 생산, 편철, 정리, 기록관(운영지원과)으로 이관

○ 기록관: 기록물 수집, 보존, 평가, 활용ㆍ서비스, 기록원 이관

○ 기록원: 중요기록물 보존ㆍ서비스

□ 기록관리 주요 업무

○ 기록물 생산관리: 생산기준․보존기간 관리, 생산현황 파악 등

○ 기록물 수집‧이관: 법에 따른 정기 이관 및 주요 기록 기획 수집

○ 기록물 평가‧폐기: 기록물 가치 평가 및 폐기 대상 폐기 집행

○ 기록물 보존: 기록물 유형별 보존‧관리(기록물 정리, 재분류, 서고관리, 매체수록, 보존포맷변환, 보존시설‧시스템관리 등)

○ 교육활동: 기록관리 교육 및 지도‧점검 등

○ 활용‧서비스: 기록물을 이용한 연구‧편찬‧전시‧홍보 및 대내외 열람‧대출 등 기록정보 서비스

II

2019년 기록관리 업무 주요성과

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시(12월)

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은 법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 평가대상:　2018년말 기준 보존기간이 경과한 보존기간 10년이하 비전자기록물 2,083권

○ 2019년 기록물 평가 결과(단위: 권)

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
본청	1,995	20	1,019	956
소속기관	88	1	7	80
합계	2,083	21	1,026	1,036

□ 장기보존 전자기록물 국가기록원 이관(8~12월)

○ 이관개요

- ｢기록관리법｣에 따라 장기보존 기록물의 안정적 관리를 위하여 2008년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물을 국가기록원으로 이관(기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관)

○ 이관 결과

- 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 완료

- 이관대상 전자기록물 22,641건 이관 완료

- 비전자문서 및 비전자문서 첨부물은 미이관

* 이관 대상 소재 파악 및 정리 곤란

- 국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치 예정(‘20년)

□ 시청각기록물 생산ㆍ등록 개선 추진

○ (근거) ｢기록관리법｣ 제17조 및 제23조, 같은 법 ｢시행령｣ 제19조, ｢기상청 기록관 운영 규정｣ 제9조제4항

○ (목적)	우리청의 주요 업무 현황을 사진과 영상 등으로 생생하게 기록․보존하기 위해 시청각기록물 생산ㆍ관리 개선 추진

○ 추진사항

- 전 부서 단위과제 [주요 시청각기록물 관리] 카드 등록 완료

- 시청각기록물 생산ㆍ온나라시스템 등록 방법 교육 실시(12월)

- 등록된 시청각기록물은 기상청 기록관리시스템으로 이관

□ 기상청 데이터세트 관리 기록관리 제도권화

○ 보존기간이 경과된 데이터세트 등의 폐기 등 처분을 기상청 기록물평가심의회를 통해 평가 및 최종 결정할 수 있도록 관련 규정 개정

※「기상청 데이터 관리 및 제공 규정｣ 개정(2019.6.20.)

제14조(데이터의 보존·폐기) ① 생산부서의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 책임관에게 데이터 장기·영구 보존 및 폐기 검토를 [별지 제4호서식]으로 요청할 수 있다. 단, 폐기의 경우에는 제10조에 따라 관리·제공목록 상에서 제외된 경우에만 가능하다.

……

③ 담당관은 위원회의 심의 결과를 [별지 제5호서식]에 작성하고 「기상청 기록관 운영규정」(기상청 훈령)에 따른 기상청 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)에 제출한다.

④ 담당관은 심의회에서 데이터의 장기 또는 영구 보존 및 폐기가 결정되었을 때에는 생산부서에 통보하고 관리·제공목록과 데이터 관리 명세서를 정비하여야 한다.

○ 기록관리법에 따른 관리대상 중 하나이자 기상청에서 중요한 기록인 데이터세트의 관리를 공식적으로 기록관리 제도권안에 포함시킴으로써 향후 체계적인 관리를 위한 기초 마련

□ 안정적인 도서관 운영 및 서비스

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록(수시)

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 1월, 6월 직원 수요조사 및 구매(일반도서 243권, e-book 125권)

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(2월)

* 발간등록 신청방법 및 유의사항 보완, 간행물 납본처 정보 및 공공누리 정보 등 현행화

○ 국회도서관 및 서울대도서관 원문정보 서비스

* 도서관 검색 PC에서 무료로 이용 가능

○ 전자도서관시스템 성과 관리: 컨텐츠 등록 704건

○ 전자도서관시스템 및 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 전자도서관 홈페이지 정보 현행화 및 로그인 메뉴 변경(4월)

* 로그인 메뉴 보안 조치, 도서관 이용 안내 정보 등 현행화

- 개인정보 보호 전자도서관 홈페이지 취약요소 개선 계획 수립(6월)

- 전자도서관시스템 홈페이지 자체 수준진단 실시 및 제출(6월)

* 점검내용/결과: 액티브X진단, 접근성·호환성 등 진단/ 특이사항 없음

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

* 방법/기간/결과: 메모보고 설문조사/ 7.10.~7.15./ 만족도 79.91점(응답자 29명)

- 2019년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시

○ 재분류 대상: 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2013년 생산된 보존기간 30년 이상 비공개 5호 기록물 4,269건

○ 재분류 결과

구분	대상	재분류 결과
		공개	부분공개	비공개
본청	2,400	2,010	235	155
소속기관	1,869	1,651	214	4
합계	4,269	3,661	449	159

□ 기록관리 업무 지도ㆍ점검 및 후속조치

○ 지도ㆍ점검 개요

- 대상: 본청, 수치모델링센터, 기상기후인재개발원, 지방청(3), 지청(2), 기상레이더센터, 국립기상과학원, 항공기상청, APEC기후센터

- 내용: 전년도 조치사항 조치여부, 기록관리 체계, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면 등 기록물 관리 현황

○ 점검 결과

ㆍ소속기관은 ｢소속기관 기록관리 업무 표준모델｣에 따라 반드시 독립적 업무 수행 요청

ㆍ문서생산·접수시 단위과제 오편철 사례가 많아 사후 관리에 문제 발생

ㆍ비전자기록 생산 감축을 위해 반드시 문서24시스템 사용 필요

ㆍ각 기관 및 부서별 주요 시청각기록물의 철저한 등록 필요

ㆍ행정박물 수시 수집장치 및 본청에 전용 수장고 설치 필요

ㆍ도면기록물 등록 및 관리 개선 필요, 본청 도면 기록물 시급한 정리 요망

ㆍ주요 정보시스템의 데이터세트 관리기준 마련, 폐기대상 데이터에 대한 조사 및 폐기 집행 필요

ㆍ정책연구용역 결과보고서 온나라시스템에 등록 필요

ㆍ대내외 기상업무 주요 기록물에 대한 수집·관리·서비스 체계 필요

○ 후속조치

- 주요 개선사항 및 부서별 후속 조치사항 통보(12.11)

- 점검결과 공유 및 후속조치 사항 교육 실시(12.13)

- 2020년 지도ㆍ점검 시, 조치여부 점검

□ 기상역사 연구 업무 수행

○ 한국기상기록집 제8집 발간 준비

- (가제) ｢광주유수가 아뢴 농사와 측우기 기록｣ 원고 완료

- 각종 참고 자료 및 그림, 지도 등 수집

- 원고에 포함된 강우량 통계자료 정리 완료

- 각종 부록 자료 작성

○ 기상박물관 건립 관련 업무 협력 활동

- 기상청 소장 역사기록물 정보 정리 및 제공

- 박물관 관련 도서 서비스 등 수시 업무 협의 및 협조

□ 일반 기록물 이관 및 정리

○ 비전자기록물 이관(9~12월)

- 일반기록물: 2018년 생산된 비전자 기록물 639권

○ 장기보존 비전자기록물 국가기록원 이관

- 2008년까지 생산된 보존기간 30년 이상 비전자 기록물 53권(7.17.)

기타 기록관리 업무 추진

○ 2018년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2018년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록관리시스템 사용자 매뉴얼 개정ㆍ배포(1월)

○ 한국형수치예보모델개발사업단 기록물 이관 사업 자문ㆍ지원

○ 2018년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2018년 생산된 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 제출

○ 2019년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2019년 신설된 2개 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정

○ 기록관리 담당자 교육 실시

- 연구노트 등 연구기록물 관리 세미나 실시(2019.7.4.)

- 비전자기록물 이관 교육(2019.9.2.)

- 2019년 기록관리 지도·점검 개선조치 교육(2019.12.13.)

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(10.30(도서관)/ 11.5(서고))

- 목적: 서고 및 도서관 기록물과 도서의 안정적인 보존과 환경 개선

- 내용: 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

III

2020년 기록관리 주요 업무

1	기본방향 및 추진체계

	기본방향
◈ 청장실 기록관리 강화, 사진기록화, 도면관리 개선 및 행정박물 수집 개선 등 다양한 기록물 생산ㆍ관리체계 개선으로 온전한 기상업무 기록화 추진 ◈ 법령에 따른 기록물 이관과 평가, 재분류와 보존처리 등으로 중요 기록물의 안전한 보존ㆍ관리 ◈ 안정적인 도서관 운영과 대내외 충실한 도서ㆍ기록정보 서비스 제공

□ 추진체계

목 표	다양한 기록물 생산ㆍ관리체계 개선과 법령에 따른 충실한 기록관리로 기상업무 기록화 강화

주요업무 추진계획		■ 청장실 기록관리 강화				■ 기상업무 사진기록화 추진		■ 기록물평가심의회 운영 및 평가
주요 내용		▸기록물 등록을 위한 필수 단위과제 신설				▸주요 건축물 및 업무 현장 촬영		▸보존기간 만료 기록물 가치평가
		▸일정, 방문객, 연설문 등 주요 기록물 등록				▸선별ㆍ정리		▸폐기대상 기록물 폐기 집행
						▸등록 및 이관		▸변경된 보존기간에 따라 보존ㆍ관리
주요업무 추진계획		■ 기록물 생산 및 관리체계 개선				■ 안정적 기록물 보존을 위한 이관		■ 안정적인 도서관 운영
주요 내용		▸도면 등록 추진 및 관리 개선				▸전자ㆍ비전자기록물 국가기록원 이관		▸간행물발간등록 및 수집ㆍ정리ㆍ서비스
		▸행정박물 유형별 집중 수집 추진				▸온나라→기록관리시스템 이관		▸분기별 도서 구매 및 도서정보 서비스
		▸데이터세트 현황 조사				▸비전자기록물 기록관 이관		▸도서관 예산 및 서비스 확대 추진
		▸비전자 감축ㆍ이관 강화						▸ISBN./ISSN 도입
주요업무 추진계획		■ 기록관리 지도․점검				■ 비공개 기록물 공개 재분류		■ 기타 기록관리 업무 수행
주요 내용		▸본청 및 소속기관 기록관리현황 점검				▸2014년 생산 비공개기록 재분류		▸기록물정리 및 생산현황 조사
		▸기록관리 실무 교육				▸재분류 결과 공개		▸기록관리기준표 관리
		▸점검결과 후속조치 및 개선 추진						▸기록관리 교육
								▸기록정보서비스 등

2	주요업무 추진계획

□ 청장실 기록관리 강화

○ 현황 및 문제점

- 청장 및 청장 보좌 업무는 기상청의 주요 활동 사항을 대표하는 것으로 철저한 등록과 관리 필요

- 현재 국내외 수령 선물류 등 일부 행정박물과 사진을 제외한 다른 기록은 등록ㆍ관리가 되고 있지 않아 소실 가능성이 높음

ㆍ보존기간 3년인 ‘서무-비서실전용’ 단위과제카드를 청장실과 차장실이 공동으로 사용하고 있으며 초과근무 관리 등 외에 주요 기록은 등록되고 있지 않아 단위과제 신설 및 등록 등 재정비 필요

ㆍ청장의 연설문, 기고문, 일정, 방문자 정보, 회의, 행정박물 등은 중요 기록으로서 생산․관리․이관 등 법에 따른 관리 필요

■ 기관장 보좌 업무 (국가기록원 공공기관 공통업무 보존기간표)

중 기능	소기능	단위과제명	보존기간	단위과제 설명
비서 업무	기관장 보좌	국민 등 의견수렴	10년	기관장의 소관업무와 관련하여 국민 등의 의견을 수렴하여 이를 정리 분석, 기관장의 정책판단을 보조하는 업무
		국회 및 당정협의업무	영구	기관장이 참가할 필요가 있는 국회 및 당정협의회의 개최 및 운영과 관련한 회의자료 준비, 회의운영, 회의록 관리 등 업무
		대내외 방문객관리	영구	기관장의 직무와 관련된 대내외 방문객 명단, 대화록 등을 관리하는 업무
		대내외 일정관리	영구	기관장의 직무와 관련된 대내외 활동의 일정을 관리하는 업무
		소관분야 자료수집 및 업무보좌	10년	기관의 소관업무에 관한 각종 정책참고자료 수집 및 기관장의 업무를 보좌하는 업무
		연설, 훈시자료 작성	영구	기관장의 직무와 관련한 대내외 연설문, 기고문, 훈시문, 인터뷰 자료 등을 준비하고 그 원문을 관리하는 업무
		장관지시사항 연구검토	5년	장관 지시사항을 분석연구하여 소관업무 수행부서에 전달하고, 그 이행실태를 점검하고 관리하는 업무
		주요 정책과제 조정협의	영구	기관의 소관업무 및 기관이 관련되는 다른 부처 소관업무의 주요한 정책과제를 조정 협의하는데 기관장의 판단이 필요할 경우 이를 사전에 조사하고 기관장을 보좌하는 업무

○ 개선 계획

- 대내외 일정 관리 등 온나라시스템에 필요한 단위과제 신설(7월)

- 기록물 등록 방법과 주기 등 확정 및 등록ㆍ관리 실시(7월)

□ 기상업무 사진기록화 추진

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제17조 및 제23조, 같은 법 ｢시행령｣ 제19조, ｢기상청 기록관 운영 규정｣ 제9조제4항

○ 목적:	우리청의 변천과정과 주요 업무 현장을 사진으로 생생하게 기록ㆍ보존하여 기상업무 기록화 실시

＊사진은 가장 생생하게 현장과 역사를 담아내는 수단으로 사진을 통해 우리청의 현재, 미래의 변천사를 기록․보존할 필요

※ 2020년은 시범적으로 자체 실시 및 향후 공식적인 사업화 추진

○ 주요내용

구분	내용
사진촬영	․기관 건축물, 주요 시설물, 업무 현장, 직원 등을 촬영기준에 따라 자체 사진 촬영 및 선별
정리	․선별한 사진을 정리원칙에 따라 정리 및 목록 작성
등록	․온나라시스템에 등록 및 보존
이관	․등록된 사진은 차년도에 기록관리시스템으로 이관

○ 추진체계

운영지원과			사업 총괄․자문
국/ 1차 소속기관 주무과			소관부서/기관 관리 자체 촬영․수집 진행
부서/ 2차 소속기관			자체 촬영․수집 진행

○ 추진절차 및 방법

대상 선정	▶	촬영	▶	선별	▶	정리	▶	등록	▶	이관

- 대상선정: 부서․기관별 촬영대상 및 장면 선정

- 사진촬영: 부서․기관별 촬영기준에 따라 촬영대상 촬영

- 선별: 촬영 및 수집 사진 중 등록대상을 선별 기준에 따라 선별

- 정리: 정리원칙에 따라 정리 및 파일 명명, 목록 작성 등

- 등록: 각 국/기관 주무과에서 온나라시스템에 일괄 등록

- 이관: 등록된 사진은 차년도에 기상청 기록관리시스템으로 이관

○ 활용방안: 향후 주기적인 촬영을 통해 축적된 기록을 기상청 변천사 서비스 및 다양한 홍보 자료 등으로 활용

○ 추진일정

- 계획수립 및 교육: 6월초

- 사전준비 및 사업 수행: 6월~9월

- 결과 정리 및 온나라시스템 등록: 10월

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 대상: 보존기간이 경과한 보존기간 10년 이하 전자기록물

ㆍ기록물 평가 및 폐기는 폐기후 복구가 불가능하여 신중한 검토가 필요하며 많은 양의 기록물을 건별 확인ㆍ검토하여 많은 시간과 노력 소요

ㆍ대상기록물이 많아(매년 약 45만건) 보존기간 10년 기록물만 선별하여 실시하고 있어 향후 누적량에 대한 처리 대책 필요

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별: 6월

- 계획수립 및 전문요원 심사: 7~9월

- 처리과 의견조회: 9월

- 기록물평가심의회 개최: 10월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행: 11월

□ 기록물 생산 및 관리 체계 개선

❒ 도면 기록물 관리 개선 추진

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제3조

○ 목적: 도면은 ｢기록관리법｣에 따른 관리대상이자 기관의 역사를 보여주는 중요한 기록으로 우리청의 건축물, 시설물 등에 대한 주요 도면에 대한 등록 및 체계적 관리 실시

○ 주요 개선 조치 사항

- 도면 기록물 등록 및 관리 기준 마련ㆍ시행(5월)

＊ 도면 등록 및 관리방법 담당자 교육 별도 실시

- 도면 관리 부서에 대해 도면 등록을 위한 [청사설계도면 관리](보존기간 준영구) 단위과제 신설(5월)

- 도면 생산ㆍ접수 즉시 온나라시스템에 등록 실시

ㆍ전자파일: 일반문서 기안 및 첨부물 등록(전자파일 도면)

ㆍ비전자: 온나라> 결재> 문서등록대장> 비전자문서 (※ 등록구분: 도면류 선택)

ㆍ단위과제: 청사설계도면 관리 또는 해당 고유 단위과제

- 소속기관의 비전자 도면 목록 정리 및 온나라시스템에 일괄 등록 실시

＊ 향후 담당자 변경 등에 따른 연속적 관리를 위해 주요 도면 목록 등록

- 운영지원과 소장 중요 도면 정리 추진

＊ 운영지원과 시설팀과 협의하여 보존대상 선별 및 목록화, 재배치 실시

❒ 행정박물 유형별 집중 수집 실시

○ 현황 및 문제점

- 행정박물은 ｢기록관리법｣에 따라 기록으로서 관리되어야 할 기록물이나 기록으로서 인식이 미흡

- 각 부서 및 기관에서 생산되는 행정박물이 적기에 이관 되지 않아 멸실되고 있으나 매년 모든 행정박물의 이관ㆍ관리는 곤란

□ 행정박물 관리 개선 추진 경과 및 보유 현황

ㆍ행정박물 관리 가이드라인 수립(’12.8.)

ㆍ행정박물 보유현황 조사(’12.8.~’13.3.)

ㆍ주요 행정박물 관리대상 지정(’13.11.)

ㆍ이관대상 이관 실시(’13.12.)

ㆍ추가 이관 실시(’16, ’17년)

ㆍ본청 보유량: 약 200점

○ 행정박물 수집ㆍ관리 개선(6월)

- 연도별로 행정박물 유형별 집중 수집 체계로 전환

- 2020년은 상장류 집중 수집 추진 및 매년 집중 수집 유형 선정

<행정박물의 유형과 종류>

- 수집된 행정박물은 기록관 서고에 별도 코너를 마련하여 보관

※ 향후 청사 공간 정비시 행정박물 전용 수장고 및 보존ㆍ관리ㆍ전시 시설 설치와 관리 예산 등 확보 필요

❒ 데이터세트 관리 개선

○ 현황 및 문제점

- 우리청은 COMIS, 기상자료개방포털 등 주요 정보시스템에서 중요한 기상정보 데이터세트를 생산ㆍ관리하고 있으나 ｢기록관리법｣에 따른 장기 보존과 처분 등 관리 기준과 정책은 부재

- 각 정보시스템에 있는 폐기대상 데이터에 대한 평가와 폐기 집행 필요

○ 데이터세트 관리 개선 계획

- 부서별 주요 정보시스템 현황 및 폐기대상 데이터 현황 조사(9월)

※ 조사대상: 시스템명, 주요 데이터, 보존정책, 폐기대상 데이터 현황, 폐기 시급성 등

- 폐기대상 데이터 보유 시스템별 데이터 폐기 가능 여부 협의

- 폐기 수요에 따라 2021년부터 폐기대상 데이터세트 폐기 집행

※ 국민신문고 기상청 민원처리 내역은 국민권익위 주관하에 2020년부터 폐기 예정

- 국가기록원 및 정보통신기술과와 국가기후데이터센터 등 주요 데이터세트 관리 부서와의 협의를 통해 장기 보존과 처분 등 데이터세트 관리 정책 수립 필요

- 장기적으로 주요 정보시스템에 데이터별 보존기간 관리와 폐기 등 기록관리 기능 탑재 필요

❒ 비전자 기록물 감축 및 이관 강화

○ 배경 및 문제점

- 비전자 형태로 생산․접수되고 있는 인사기록, 주요 사업 기록, 국제협력 기록 등의 원본이 규정에 따라 관리되고 있지 않는 사례가 있어 ｢기록관리법｣에 따른 이관 및 관리 곤란

- 향후 법적 증빙 문제 및 국가기록원으로 이관 시, 원본 기록의 유실에 따른 문제 발생 가능성이 높음

○ 주요 조치 경과

- 매년 ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정ㆍ시행

- 매년 기록관리 지도·점검 시 점검 및 교육 실시

- 매년 각 부서에 비전자 기록물 정리 지도

- 매년 본청 각 부서 비전자 기록물 이관 실시

- 전자문서 원칙 강화 및 불필요한 비전자문서 생산 금지

○ 비전자 기록물 감축 및 관리 개선 방안

- 비전자 기록물 유실 등을 방지하기 위해 상반기 이관 실시(4월)

- 소속기관 비전자기록물 자체 이관 및 관리 철저 시행

＊ 기록관리 지도 점검시 실제 이행여부 확인 예정

- 비전자 접수 감축을 위해 문서 24시스템 사용 의무화 실시

* 문서24(open.gdoc.go.kr): 행정안전부에서 운영하는 전자정부서비스의 하나로 국민이 정부기관에 문서를 전자적으로 제출할 수 있는 시스템

- 문서24시스템 사용현황 조사 및 미사용자에 대한 개별 조치(6월)

* 문서24 미사용자에 대해 미사용 사유를 문서로 받고 개별 사용 안내 실시

- 인사기록, 국제협력 기록 등 주요 비전자기록물 중 미정리 기록물에 대하여 단계적 정리 추진

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 보존기간 30년이상 중요 전자기록물의 안정적인 장기 보존을 위해 국가기록원으로 이관

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 대상 및 방법

- 이관대상: 2009년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물 20,085건

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 확인 및 목록 추출: 1월

- 장기보존포맷 변환: 2월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 4월

- 장기보존포맷 재변환: 5월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 6월~7월

○ 주요 문제 사항

- 포맷변환 및 이관 중 다양한 오류 발생 예상

- 시스템에 등록된 비전자 문서 원본과 별첨된 비전자 첨부물의 소재 파악 및 정리 문제 발생

- 분실, 소실된 비전자 문서 및 첨부물의 처리 문제 발생

❒ 비전자기록물 국가기록원 이관

- 이관대상: 2009년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

* 항공기상청 항공기상월표 등 54권(이관일정은 국가기록원과 협의하여 결정)

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 기록물 이관

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(2월~/ 2~3개월 소요)

- 이관대상: 2019년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

○ 비전자기록물 이관(4월)

- 이관대상: 2019까지 생산된 비전자 기록물(일반기록, 사진 등)

* 중요 기록물의 소실･분실에 따른 문제 발생 가능성이 있어 ｢공문서 생산･접수 및 관리 가이드라인｣에 따라 원본 비전자기록물에 대한 철저한 관리 필요

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스 확대 추진

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 강화

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 2월, 5월, 8월 직원 수요조사 및 구매

○ 전자도서관시스템 보안성 강화를 위한 개선 추진

* 대국민 페이지에 로그인 화면이 공개되고 있고 직원 개인정보가 수집ㆍ관리되고 있어 관련부서(국가기후데이터센터, 정보보호팀)과 협의하여 보안성 강화 및 개인정보 폐기 처리

○ 효율적인 장서 관리를 위한 제적 대상 선별 및 제적 처리

- 근거: ｢기상청 도서관 운영규정｣ 제16조(자료의 폐기)

- 대상: 이용률 저조, 보존가치 없거나 낡고 파손된 도서 등

- 방법: 전자도서관시스템에서 제적 처리 및 실물 폐기

○ 도서관 도서 구매 예산 확충 및 서비스 확대 추진

ㆍ｢기상청 도서관 운영 규정｣ 제5조에 따라 매년 분기별 수요조사와 구매를 하고 있으나 예산 부족(현 800만원)으로 수요를 충족시키지 못하고 있음

ㆍ국내 유일의 기상전문도서관으로서 구비해야할 기상 교양도서와 전문도서의 구매 및 서비스 필요

.

ㆍ직원의 교양과 정서함양을 위한 다양한 도서관 서비스 제공 필요(e-book 단말기, 월간지, 이벤트, 문화강좌, 도서정보 서비스 등)

ㆍ장기적으로 인력․시설 확충을 통한 완전한 대국민 개방 필요

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(3월)

○ 국회도서관 및 서울대도서관 원문정보 서비스

* 도서관 검색 PC에서 무료로 이용 가능

○ 전자도서관시스템 업무 성과 관리 실시

* 업무성과지표: 컨텐츠 등록 건수,  * 업무성과 목표: 컨텐츠 등록 700건 이상

○ 간행물 발간시 국제표준도서번호(ISBN/ISSN) 발급 의무화 실시

* 관련문서: 국립중앙도서관 국가서지과-1417(2019.12.4.)

■ ISBN과 ISSN (근거: ｢도서관법｣ 제21조(국제표준자료번호제도 운영))

ㆍ출판물에 부여되는 바코드 형식의 국제적으로 유일한 식별 번호

＊ISBN: International Standard Book Number (단행본에 부여)

＊ISSN: International Standard Serial Number (연속간행물에 부여)

■ 발급방법

ㆍ국립중앙도서관 서지정보유통지원시스템을 통해 발급 및 간행물에 인쇄

□ 기록관리 지도ㆍ점검 실시

○ 본청 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록관리 실태를 점검하고 개선조치를 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2020년 지도･점검 계획

구분	내용
시기	7~9월
대상	본청, 수치모델링센터, 인재개발원, 수도권청, 부산청, 강원청, 대전청, 국가기상위성센터, 한국기상산업기술원 ※ 소속기관은 격년 실시
방법	점검표를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 제출
점검사항	ㆍ이전 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 실무 교육 및 의견 수렴 [2020년 중점점검 사항] ㆍ본청: 단위과제 오편철 현황, 문서24 사용 현황, 시청각등록현황, 행정박물 현황 ㆍ소속기관: 비전자기록 이관현황, 시청각등록현황, 도면 관리 현황

○ 후속 조치 강화

- 지도ㆍ점검 결과에 따른 조치사항 교육 실시

- 연내 조치 가능한 사항은 즉시 조치 및 결과 제출ㆍ확인

- 점검 결과 우수 부서 또는 우수 직원 포상 추진

□ 비공개 기록물 공개 재분류 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제35조 및 같은 법 시행령 제72조

* 기록관은 비공개 기록물에 대하여 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

○ 재분류 대상

- 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2014년 생산된 비공개 기록물

* 기록물을 건별 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력이 소요되고 대상기록물이 많아(매년 약 15만건) 일부만 선별하여 실시 중

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정

- 대상 선정ㆍ기록관 검토(2~3월)→처리과 의견조회(3월)→완료(4월)

* 재분류 결과는 기상청 홈페이지에 공개 (※ ｢기록관리법 시행령｣ 제72조)

□ 한국기상기록집 제8집 발간

○ 배경 및 현황

- 2011년부터 국립기상연구소 황사연구과에서 기상역사연구 업무를 수행하며 한국기상기록집을 발간

- 2014년 제7집을 끝으로 업무가 종료되고 운영지원과로 이관

- 현재 제8집 (가제) ｢광주유수가 아뢴 농사와 측우기 기록｣의 원고가 완료되어 일부 수정ㆍ보완 절차만 남은 상태로 발간 필요

권호	연도	제목
1집	2011	삼국사기ㆍ삼국유사로 본 기상ㆍ천문ㆍ지진기록
2집	2012	한반도 역사지진 기록
3집	2013	관상감이 기록한 17세기 밤하늘
4집	2013	Meteorological, Astronomical and Seismological Observations from Ancient Korea
5집	2014	Historical Earthquake Records in Korea
6집	2014	기상인이 말하는 중앙관상대
7집	2014	정조임금께 아뢴 경기관찰사의 농사와 측우기 기록

○ 발간 방향

- ｢각사등록｣에서 경기도 광주 유수가 임금께 보고한 측우기와 농사관련 기록을 선별･번역･출판함으로써 우리나라의 기상 역사를 정리하고 대내외 이해 확산 추진

- 어려운 용어와 내용을 각주와 설명을 통해 일반인이 이해하기 쉽게 작성하고 강우량 통계자료 등 다양한 부록 구성

- 기존 한국기상기록집과 시리즈물로서 통일성 확보

- 발간수량: 300부

- 배부처: 유관기관, 주요 도서관, 기상학계, 역사 연구자 등

○ 추진일정

- 전문가 감수: 3월

- 원고 및 부록 보완ㆍ정리: 4월

- 편집ㆍ교정: 5~6월

- 발간: 7월

기타 기록관리 업무 수행

○ 2019년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2019년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록관리시스템 전용 백신 라이센스 구매(4월)

- 기록관리시스템에서 관리하는 전체 전자기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 전용 백신 라이센스 구매(매년 갱신)

- 예산: 약 1,200만원(1239-500-430-01/ 정보보호팀 협조)

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(10월)

* 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고(8.31./국가기록원)

* ‘19년 생산한 전체 기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 조사 및 제출

○ 기록관리기준표 정비

- 2020년 생성된 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

○ 업무역량 강화를 위한 기록관리 교육 강화

- 부서 기록물 관리 담당자 교육 실시(2회)

* 사진기록화 사업 교육, 도면기록물 관리 개선 교육 등 실시

- 기록관리 지도․점검시 일부 소속기관 별도 교육 실시

○ ｢공문서 생산 접수 및 관리 가이드｣ 개정ㆍ배포(3월)

* 문서24사용법, 알림 접수문서 처리법, 단위과제카드 관리 등 일부 보완

○ 기록관 서고 정리

- 과거 국가기록원 기록물 이관과 매년 실시하는 비전자기록물 이관에 따라 기록물 정리 및 서가 재배치 실시

- 2018·2019년 폐기 결정된 기록물에 대해 폐기 집행

○ 기상연구기록물 관리 개선을 위한 사례 조사 실시

- 중앙행정기관 및 주요 연구기관 연구노트 등 관리 규정 현황 조사(7월)

- 연구노트 등 연구기록물 관리 타 기관 방문 조사(7월)

＊ 국립환경과학원, 한국천문연구원 등 공공 연구기관 방문ㆍ조사

- 조사결과를 바탕으로 국립가상과학원 연구노트 등 관리 방향 설정

＊ 관리방향 설정은 국립기상과학원 독자적 판단에 따라 자체 결정

○ 정책연구용역 결과보고서 등록 강화

- 2020년 정책연구용역 사업 부서 사전 안내(메모보고) 및 결과보고서 온나라시스템 등록 개별 안내 실시(유선 및 메모보고)

- 연말 등록여부 확인 및 재안내(12월)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 비전자기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

□ 2020년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□1월		◦ 2019년 생산 기록물 일제 정리 ◦ 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립
	□2월		◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 2019년 생산 전자기록물 이관 추진
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ ｢간행물 발간 등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포 ◦ ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정ㆍ배포 ◦ 비공개기록물 5년주기 재분류 실시 ◦ 기록관리 기관평가 자체점검 및 결과 제출(국가기록원)
2/4분기	□4월		◦ 기록관 서고 정리 ◦ 2019년 생산 비전자기록물 이관 실시 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개재분류 실시 ◦ 기록관리시스템 전용 백신 라이센스 구매
	□5월		◦ 도면기록물 등록 및 관리 기준 마련ㆍ시행 ◦ 2019년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ 국가기록원 이관대상 비전자기록물 이관
	□6월		◦ 장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관 ◦ 2020년도 기록물평가심의회 추진 ◦ 행정박물(상장류) 수집 실시 ◦ 문서24 미사용자 현황 조사 및 조치 ◦ 기상업무 사진기록화 사업 추진 ◦ 전자도서관시스템 보안성 강화 추진
3/4분기	□7월		◦ 청장실 기록관리 강화 추진 ◦ 기록관리 지도ㆍ점검 및 교육 실시 ◦ 연구기록물 생산․관리 타 기관 사례 조사 ◦ 한국기상기록집 제8집 발간
	□8월		◦ 2019년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□9월		◦ 도서관 제적대상 도서 제적 실시 ◦ 정보시스템 현황 및 폐기대상 데이터세트 조사 ◦ 기록관리 지도ㆍ점검 후속조치 실시
4/4분기	□10월		◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 기록관 서고 및 도서관 소독 ◦ 사진기록화 완료 및 이관 ◦ 2020년도 기록물평가심의회 개최
	□11월		◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행
	□12월		◦ 정책연구용역보고서 등록 점검 ◦ 2020년도 미흡사항 추가 조치