2015년 기록관리 주요업무 계획

2015. 3.

기     상     청

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 2014년 기록관리 주요성과	1

II. 2015년 기록관리 주요과제	6

□ 장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관	6

□ 전자기록물 평가 및 폐기	6

□ 도서관 운영ㆍ관리 개선	7

□ ｢기록관 운영 규정｣ 및 ｢도서관 운영 규정｣ 개정	8

□ 기상역사 기록관 홈페이지 구축 추진	9

□ 기상역사 연구 업무 기반 조성	9

□ 비전자문서 생산ㆍ관리실태 점검 및 개선	10

□ 주요 역사 기록물 이관 및 정리	10

□ 일반 기록물 이관 및 정리	11

처리과 기록관리 지도ㆍ점검	11

기록물 공개 재분류 실시	12

연구기록물 관리 개선 추진	12

□ 추진 일정표	14

I

2014년 기록관리 주요성과

구전자기록물 이관 완료

○ 배경 및 필요성

- 2000~2003년 생산된 구전자기록물의 멸실 위험 및 활용 곤란

구전자기록물은 ‘00~’03년 사용한 초기 형태의 전자문서시스템 생산 기록으로 시스템 노후화로 인해 기록관리시스템으로 빠른 기한내 미이관시 공문서가 멸실 될 수 있어 기상업무 연속성 및 역사 단절 우려

○ 이관방법 및 결과

- 이관대상 : 2000~2003년 생산ㆍ접수한 모든 문서

- 이관방법(구전자문서시스템→기상청 기록관리시스템으로 이관용역사업 수행)

기록물 데이터추출	▶	분류체계 수립	▶	메타데이터 보정	▶	한글변환	▶	이관

ㆍ분류체계 수립 : 공문서분류기준에 따라 개별건으로 나열된 전체 문서에 대해 철-건 구조의 분류체계 수립 및 보존기간 재책정

ㆍ메타데이터 보정 : 구전자기록물 이관 규격에 따라 메타데이터 보정

ㆍ한글파일 변환 : html 형식으로 되어 있는 본문파일을 한글파일로 변환

- 이관결과 : 2001~2003년 생산ㆍ접수 문서 60만여건 이관

* 이관 기록물은 기상청 기록관리시스템에서 검색 및 다운로드 가능

○ 기타사항

- 2000년도(8~12월) 생산 구전자문서는 소실로 인해 미이관

ㆍ2000년(8~12월) 생산 구전자문서의 DB는 구지식관리시스템 DB에 포함되어 있었으며, 2013년 구지식관리시스템의 불용처리와 함께 소실됨

ㆍ확인결과 구지식관리시스템 불용처리시 구지식관리 DB는 마이그레이션하였으나 구전자문서 DB는 마이그레이션 미실시함

전자기록물 국가기록원 이관 준비

○ 배경 및 목적

- 전자기록물의 국가기록원 이관은 2015년에 국내에서는 처음 시작하는 것으로 이관계획 수립 등 사전 준비 실시

* 이관대상 : 2004년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물

○ 주요 추진사항

- 2004년 생산 전자기록물 국가기록원 이관 준비 계획 수립(7.31)

- 전자기록물 이관 환경 점검 완료

* RMS-CAMS 시스템 연계, 백신 갱신, 시스템 환경 설정 완료, 인증서 갱신 등

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류 완료(총 7,783건)

- 이관대상 전자기록물 문서보존포맷 변환 실시

○ 향후 추진 및 문제사항

- 필수메타데이터 검수 및 보정

- 이관대상 전자기록물의 장기보존 포맷 변환

- 비전자문서 등 혼합기록물 정리 및 이관 준비

* (현황)　영구 : 비전자(2철), 혼용(86철), 준영구 : 비전자(2철), 혼용(20철), * 30년 혼용(5철)

- 향후 매년 시행해야 하는 사항으로 장기적인 대책과 준비가 필요하며 특히, 비전자기록물의 철저한 관리 필요

기록물평가심의회 개최(11.28)

○ 보존기간 30년 미만인 한시기록물 중 보존기간 경과 기록물 3,749권에 대한 평가‧심의

○ 2014년 기록물 평가심의 결과(단위 : 권)

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
본청	843	37	445	361
소속기관	2,906	372	397	2,137
합계	3,749	409	842	2,498

기록물 이관

○ 이관대상

구분	유형	내용
기록관 이관	비전자기록물	2013년까지 생산된 비전자 공문서
	전자기록물	2013년 생산된 온나라시스템 기록물 전체
	시청각기록	2014년까지 생산된 시청각기록물
국가기록원 이관	비전자기록물	보존기간 30년이상 기록물

○ 이관결과

구분	유형	수량	비고
기록관 이관	비전자기록물	344권	운영지원과 경리계 300권 운영지원과 인사계 44권
	전자기록물	434,181건	문서 355,522건, 메모 78,645건, 지시사항 14건
	시청각기록물	7점	인화사진(1983~1996) 앨범 4권 디지털사진(2011~2013) DVD 3개
국가기록원 이관	비전자기록물	49권(84철)

기상역사 시청각기록물ㆍ도면 기록물 조사 및 정리

○ 조사 개요

- 본청 및 소속기관에서 보유중인 시청각 및 도면 기록물 조사ㆍ정리

- 조사기간 : 시청각기록물(‘14.5.23~7.31), 도면(‘14. 4.16 ~ 5.30)

- 조사방법 : 각 부서별 보유 현황 파악 및 수집․정리ㆍ목록작성

○ 조사 및 정리 결과

- 시청각 : 본청 소속기관(4개 지방청ㆍ위성센터) 총 1,100점 조사 완료

* 본청 7점, 부산청 341점, 광주청 79점, 대전청 454점, 강원청 77점, 위성센터 142점

- 도면 : 5개 지방청 및 위성센터 총 685권 정리 완료

* 부산청 337권, 광주청 98권, 대전청 154권, 강원청 48권, 제주 42권, 위성센터 6권

- ‘15년 중 이관대상 선정 및 본청 기록관으로 이관 예정

｢기상청 관인 관리 매뉴얼｣ 수립‧시행(8.1)

○ 효율적이고 체계적인 관인 관리를 위해  ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣에 따른 관인관리 방법과 기준 등을 정리하여 시행

○ 주요 내용

- 관인의 종류, 규격, 조각법 등 관인 개요

- 관인의 등록과 공고 방법 및 절차

- 관인과 이미지관인의 사용과 관리, 관인대장 관리 방법 등

- 관인의 폐기 사유와 절차 및 방법

- 관인의 이관과 보존 방법

기록관리 지도ㆍ점검 시행(6~9월)

○ 각 기관 및 부서의 기록물관리 현황을 점검하여 취약사항 개선 및 기록관리에 대한 인식제고를 위해 방문 지도ㆍ점검 실시

○ 지도ㆍ점검 내역

- 대상 : 본청, 연구소, 레이더센터, 5개 지방청, 위성센터, 항공청

- 내용 : 전년도 조치사항 조치여부, 기록관리 체계, 문서·시청각기록물·기상행정박물·도면 등 기록물 관리 현황

- 점검 결과

ㆍ소속기관의 경우 도면과, 시청각 기록물의 정리 및 관리 개선이 이루어짐

ㆍ비전자문서의 등록 및 관리 개선이 일부 이루어졌으나 철저한 관리 필요

ㆍ주요 시청각기록물의 선별ㆍ이관 및 향후 통합관리시스템 구축 필요

ㆍ본청 도면 기록물의 정리 및 목록화 필요

ㆍ본청에 기상행정박물 보존ㆍ관리를 위한 수장고 설치 필요

ㆍ비공개 문서 생산은 점진적 개선이 이루어지고 있으나 여전히 과잉 생산되고 있어 지속적인 관리 필요

ㆍ각종 정보시스템의 데이터세트의 장기 보존 및 관리 정책 필요

ㆍ국립기상과학원은 종합적인 연구기록물 생산 및 관리 체계 구축 필요

ㆍ소속기관의 경우, 독립적인 기록관리 업무 수행 강화 필요

이관대상 기록물 공개여부 재분류

○ 재분류 대상 : 2015년 국가기록원 이관 대상인 2004년 생산된 보존기간 30년 이상 기록물 7,783건

○ 방법 : 비공개기준에 따라 ‘공개’, ‘비공개’, ‘부분공개’로 재분류

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

※ 기준서 : 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 재분류 결과

재분류 대상	공개	부분공개	비공계
7,783	6,805	464	514

기상행정박물 정리 완료(4월)

○ 정리대상 : 2013년 이관한 기상행정박물 157점

○ 정리결과 : 각 행정박물 포장 및 라벨링, 기록관 서고 보존

II

2015년 주요 추진 과제

장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 2004년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물(약 7,800건)을 국가기록원으로 이관 실시

- 처음 실시하는 사항으로 많은 문제가 예상되며 많은 노력 필요

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 계획

- 이관대상 최종 확정 및 목록 추출 : 3월

- 장기보존포맷 변환 및 메타데이터 보정 실시 : 4~5월

- 비전자기록물 정리 및 상태 점검 : 6월~8월

- 기록물 이관 및 오류 해결 : 9월~

○ 주요 문제 사항

- 전자 환경 이후, 정부차원의 첫 이관으로 장기보존포맷 변환시 다양한 오류 발생 예상

- 시스템에 등록된 비전자 문서 원본과 별첨된 첨부물의 소재 파악 및 정리 등에 상당한 문제 발생 예상

- 많은 양의 문서로 인해 메타데이터 검수, 비전자기록물 확인 및 정리 등에 많은 노력 소요

- 향후 매년 실시해야 하는 업무로 장기적인 준비 및 대책 필요

전자기록물 평가 및 폐기 집행

○ 근거 : ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 동법 시행령 제43조

○ 대상 : 보존기간이 경과한 보존기간 30년 미만 전자기록물

ㆍ전자문서시스템이 도입(‘04)된 이후, 전자기록물에 대한 보존가치 평가 및 폐기집행은 처음 실시하는 것으로 신중한 검토 및 평가 필요

ㆍ금년에는 시범적 성격으로 2004년 생산 전자기록에 대해 평가 실시

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별 : 8월

- 계획수립 및 전문요원 심사 : 9월

- 처리과 의견조회 : 10월

- 기록물평가심의회 개최 : 11월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행 : 12월

도서관 운영ㆍ관리 개선

○ 배경 및 목적

- ｢기상청 사무분장 규정｣ 개정(‘15.2.5)으로 도서관 운영 업무가 운영지원과로 이관되어 책임있는 도서관 관리를 위해 전반적인 도서관 운영 개선 추진

○ 주요 개선 사항

- 주요 간행물 및 도서물 수집 대상 조사 및 수집

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 수집 및 이관대상 조사ㆍ지정 및 이관 실시

- 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 개선(이관 의무화 실시)

* 그간 간행물 등의 전자파일 이관과 전자도서관 등록 누락으로 업무 활용 및 대국민 서비스에 제약이 있어 의무적 이관 및 등록 추진

- 기상역사 컬렉션 신설

* 기상역사 관련 각종 연구물, 도서, 수집물 등을 체계적으로 관리하기 위한 별도 컬렉션 구축

- 장서 점검 및 미정리 도서 정리 실시

* 소장 도서 현황 파악 및 관리 개선을 위해 전체 장서 점검 및 미정리 도서 정리 실시

- e-book 서비스 개선 및 e-book 활성화 추진

* 전자도서관에 e-book 서비스 메뉴 개설 추진 및 e-book 사용법 직원 안내

- 분기별 도서 구매 수요 조사 및 구매 실시

* 4월, 7월, 10일 전 직원 수요조사 예정

- 도서 관리의 효율성을 위해 RFID 및 바코드 이중화 관리 추진

* RFID 인식 불량 시, 대출 서비스 대체 수단 활용, RFID 정보 손상 및 RFID 시스템 교체에 따른 도서관 체계 재구축시 바코드 정보를 활용하여 작업 용이

- 효율적인 장서 관리를 위하여 도서 보존가치 평가 및 보존가치 없는 도서 선별ㆍ폐기 실시

- 도서관 활성화를 위한 기반 구축 추진

* 전자도서관을 그룹웨어 Intro 화면 메인에 배치하여 이용 활성화 추진

* 기상역사 컬렉션 전용 모빌렉 추가 설치, 검색 및 열람용 pc 설치, 직원 열람석 확보

- 뉴스물, 타기관 간행물 등 일반 참고 도서 처리 기준 마련

- 포스터, 리플릿, 초대장 등 비도서물 상시 수집 실시

- 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

- ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포

｢기록관 운영 규정｣ 및 ｢도서관 운영 규정｣ 개정

○ 우리청 기록물 관리 및 도서관 운영의 개선 및 규정상 미비점을 보완하기 위해 규정 개정 추진

○ ｢기록관 운영 규정｣ 주요 개정 사항

- 모든 유형 기록물에 대한 종합적인 관리․점검 체계 구축

- 매년 주요 사안 및 이슈 관련 기록물의 수집ㆍ정리 근거 마련

- 주요 직위자 관련 기록 관리 강화

- 각종 서식을 현실에 맞게 개정

○ ｢도서관 운영 규정｣ 주요 개정 사항

- 도서 대출 및 대출 대상자 기준 등 현실화 실시

* 현재 규정상 소속 공무원에 한해 3책 10일 대출로 되어 있어 개선 필요

- 도서 수집, 반납 등 도서관 운영 현실화 및 개선을 위한 사항 개선

- 자료관리대장, 대출대장 등 각종 서식을 현실에 맞게 개정

기상역사 기록관 홈페이지 구축 추진

○ 배경 및 목적

- 우리청의 정체성 확립 및 기상업무의 대국민 인식 확산을 위해 기상역사기록관 홈페이지 개설 추진(‘15년~) 및 사이버 기록관 구축을 위한 기초 마련

○ 주요 추진 사항

- 각 기관 및 기업의 주요 역사관 및 기록관 홈페이지 조사

- 홈페이지 메뉴 및 주요 콘텐츠 구성 계획 수립

- 주요 콘텐츠 제작을 위한 기록물 정리 실시

- 홈페이지 구축 및 사이버 기록관 개설 방안 마련

기상역사 연구 업무 기반 조성

○ 배경 및 목적

- ｢기상청 사무분장 규정｣ 개정(‘15.2.5)으로 기상역사 연구 업무가 운영지원과로 이관되어 향후 지속적인 업무 추진 및 발전을 위한 기초 마련

○ 주요 추진 사항

- 황사연구과 기상역사팀으로부터 이관 받은 기록 및 자료 정리

- 각종 기상역사 기록 및 자료 수집ㆍ정리

- 한국기상기록집 8권 제작 추진

- 주요 기상역사 연구과제 분석 및 장기 계획 수립

* 기상업무 및 기상기술 발전사 연구, 주요 발간물 정리･분석서 편찬, 역사기록 전시ㆍ홍보, 각종 도록집 발간, 역사학계 등과의 교류ㆍ협력 등

비전자문서 생산ㆍ관리실태 점검 및 개선

○ 배경 및 문제점

- 전자문서 생산 원칙에도 불구하고 생산ㆍ접수되는 비전자 문서의 원본 관리가 부실하여 중요기록물 소실 가능성 및 ｢기록관리법｣에 따른 이관 및 관리 곤란

- 향후 국가기록원 기록물 이관시, 원본 기록물의 유실에 따른 책임 소재 등 문제 발생 가능성이 높음

○ 주요 조치 계획

- 부서별 주요 비전자문서 생산 현황 및 생산 사유 조사

- 전자문서 원칙 강화 및 불필요한 비전자문서 생산 금지

- 비전자문서의 분실ㆍ멸실 방지를 위해 ｢기상청 공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣에 따른 관리 방법 교육 및 지도

- 이관대상 비전자문서 이관 실시

* 특히 보존기간 30년이상 장기보존 대상 기록물의 이관 및 관리 개선 필요

주요 역사 기록물 이관 및 정리

○ 시청각 기록물 이관 및 정리

- 2014년 조사한 시청각기록물 중 이관대상 기록물 선정 및 본청 기록관으로 이관 실시

ㆍ2014년 조사 결과 : 총 1,100점

* 본청 7점, 부산청 341점, 광주청 79점, 대전청 454점, 강원청 77점, 위성센터 142점

- 본청 기록관 소장 사진 기록물 정리

○ 도면 기록물 이관

- 2014년 조사한 도면기록물 중 이관대상 기록물 선정 및 본청 기록관으로 이관 실시

ㆍ2014년 조사 결과 : 총 685점

* 부산청 337권, 광주청 98권, 대전청 154권, 강원청 48권, 제주 42권, 위성센터 6권

○ 기상행정박물 이관

- 2013년 이관 이후 각 기관에서 생산ㆍ접수한 각종 행정박물 현황 조사 및 이관 실시

일반 기록물 이관 및 정리

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(3월~/ 3개월 소요)

- 이관대상 : 2014년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법 : 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

* 온나라시스템에 등록된 비전자문서 이관 포함

○ 비전자기록물 이관(6월)

- 이관대상 : 2014까지 생산된 기타 비전자기록물(일반기록, 사진 등)

○ 장기보존 대상 비전자기록물 국가기록원 이관(6월)

- 이관대상 : 2004년 이전에 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

처리과 기록관리 지도ㆍ점검

○ 각 부서 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록물 관리 실태를 점검하고 업무개선을 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2015년 지도ㆍ점검 계획

구분	내용
시기	6~7월
대상	본청 각 부서, 국립기상과학원, 6개 지방청, 국가기상위성센터, 기상레이더센터, 항공기상청, 한국기상산업진흥원
방법	체크리스트를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 제출
점검사항	ㆍ2014년 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 교육 및 의견 수렴

기록물 공개 재분류 실시

○ 재분류 대상

- 2016년 국가기록원 이관 대상인 2005년 생산 보존기간 30년 이상 기록물

○ 재분류 절차

비공개 기록물		재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	의견조회서 작성	▶	처리과 의견조회	▶	확정
공개 기록물		재분류대상 선정	▶	의견조회서 작성	▶	처리과 의견조회	▶	기록관검토	▶	확정

* 기준서 : 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정 : 계획수립(6월)→처리과 의견조회(7월)→완료(8월)

연구기록물 관리 개선 추진

○ 국립기상과학원은 독립적이고 신뢰받는 연구기관으로 발전하기 위해 연구노트 등 연구관련 기록물의 생산ㆍ관리 개선 필요

○ 연구기록물 관리현황 지도ㆍ점검 실시(7월)

- ‘15년 기록관리 지도ㆍ점검시, 연구기록물 관리 지침, 관리 현황 등에 대해 전반적 점검 실시

○ 연구기록물 관리에 관한 기본 방안 수립 추진

기타 기록관리 업무 수행

○ 국가기록원 기록관리 평가 수행

- 내용 : 기관의 기록관리 인프라 현황, 기록관리 업무현황 등 평가

- 일정 : 자체점검(3월)→1차평가ㆍ이의신청(5월)→결과공표(10월)

○ 2014년 기록물 생산현황 조사 및 보고

- 내용 : ‘14년 생산한 전체기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 작성ㆍ제출

- 기간 : 8월 31일까지 제출(국가기록원)

○ 기록관리기준표 정비

- 2014년 생성된 단위과제의 보존기간 등 조정 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

○ 신규채용자 교육과정에 기록관리 교육 개설 추진

○ 직제개편 관련 기록물 및 단위과제 인수인계 관리

□ 2015년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□2월		◦ 2014년 생산 기록물 일제 정리
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 기록관리 평가 자료 작성․제출(국가기록원) ◦ 2014년 생산 전자기록물 기록관리시스템으로 이관 추진
2/4분기	□4월		◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 장기보존포맷 변환 ◦ 본청 소장 시청각기록물 정리 실시 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 도서관 환경 개선(모빌렉, PC, 열람석 등 설치) ◦ 비전자문서 생산ㆍ관리실태 점검 및 개선 추진 ◦ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포
	□5월		◦ 기상역사 기록 정리 및 기상역사 업무 개선 추진 ◦ 도서관 내 기상역사 컬렉션 설치 ◦ 도서관 장서 점검 및 미정리 도서 정리 ◦ 2014년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ ｢도서관 운영 규정｣ 개정 ◦ 시청각 및 도면 기록물 이관대상 선별 및 이관
	□6월		◦ 국가기록원 이관대상 비전자기록물 정리 실시 ◦ 2014년 생산 비전자기록물 본청 기록관 이관 ◦ 처리과 기록관리 지도ㆍ점검 실시 ◦ 연구기록물 관리 현황 지도ㆍ점검
3/4분기	□7월		◦ 도서관 e-book 서비스 개선 ◦ 도서관 폐기대상 도서 선정 및 폐기 ◦ 주요 수집 대상 간행물 조사 및 수집 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 기록물 공개 재분류 실시
	□8월		◦ 2014년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ ｢기록관 운영 규정｣ 개정 ◦ 2015년도 기록물평가심의회 추진 ◦ 기상역사기록관 홈페이지 구축을 위한 사전 조사 실시
	□9월		◦ 연구기록물 관리 기본 방안 수립 ◦ 전자기록물 국가기록원 이관 ◦ 비전자기록물 국가기록원 이관
4/4분기	□10월		◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 기상행정박물 이관 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□11월		◦ 기록물평가심의회 개최
	□12월		◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행 ◦ 기상역사기록관 홈페이지 구축 추진