2019년도 기록관리 업무 계획

2019. 3.

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 기록관리 업무 개요	1

II. 2018년 기록관리 업무 주요성과	3

III. 2019년 기록관리 주요 업무	10

기본방향 및 추진체계	10

주요업무 추진 계획	11

□ 기상업무 사진기록화 사업 추진	11

□ 기록물 보존가치 평가 및 폐기	12

□ 한국기상기록집 제8집 발간	13

□ 장기보존 기록물 국가기록원 이관	14

□ 기록관 및 기록관리시스템으로 기록물 이관	16

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스 확대 추진	17

□ 행정박물 수집 체계 개선	18

□ 비전자기록물 이관․관리 강화	19

□ 기상연구기록물 관리 개선 추진	20

기상청 기록관 운영 규정 개정	20

기록관리 지도․점검 실시	21

비공개 기록물 공개재분류 실시	21

기타 기록관리 업무 수행	22

□ 추진 일정표	24

I

기록관리 업무 개요

□ 근거 및 목적

○ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, ｢시행령｣, ｢시행규칙｣

○ 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

□ 기록물 관리 원칙과 의의

○ 모든 기록은 유일무이한 것으로 고유한 가치를 갖는다.

◆ 기록물의 선별과 평가‧폐기는 불가피한 현실적 선택일 뿐 폐기가 아닌 보존에 그 목적이 있음

◆ 기록물의 관리는 ‘지속적 기억’과 ‘공적 신뢰’를 실현

○ 기록은 역사와 문화의 근간이며 세대와 세대, 사람과 사람을 연결 짓는 소통과 공감의 통로이자 매개체

○ 기록관리는 투명하고 책임있는 행정의 기초이자 실질적인 민주주의의 출발점

○ 무단 폐기 금지

- 모든 기록물은 법에 따른 평가절차를 통해 보존가치를 재검토하여 폐기해야 하며 부서의 임의 폐기는 금함

- 기록물 평가ㆍ폐기 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	기록물 평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

○ 보존ㆍ이관

- 모든 기록물은 법령에 따라 기록관으로 이관ㆍ보존

- 기록물은 진본성과 무결성 등이 보장되도록 보존

□ 기록의 종류

종 류	내 용
공문서	전자기록물, 비전자기록물
시청각 기록물	사진, 영상, 필름 등
행정박물	공공업무와 관련하여 생산‧접수한 형상 기록물
도면‧카드‧대장	각종 설계도 등 도면, 일지ㆍ대장, 카드류
도서‧간행물	업무 관련 생산ㆍ접수ㆍ구입한 도서ㆍ간행물
데이터세트	각종 정보시스템에서 생산되는 데이터
Web 기록	홈페이지 등에 게시된 정보 및 Web 화면
비밀기록물	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물

□ 기록관리 주요 프로세스

○ 기록관리 프로세스

생산 분류	▶	편철 정리 (목록작성)	▶	활용 보존	▶	이관	▶	평가 폐기	▶	보존 활용 (홍보‧전시 연구‧편찬)	▶	기록원 이관
	처	리	과			↔		기	록	관	↔	국가기록원

○ 처리과: 기록물의 생산, 편철, 정리, 기록관(운영지원과)으로 이관

○ 기록관: 기록물 수집, 보존, 평가, 활용ㆍ서비스, 기록원 이관

○ 기록원: 중요기록물 보존ㆍ서비스

□ 기록관리 주요 업무

○ 기록물 생산관리: 생산기준․보존기간 관리, 생산현황 파악 등

○ 기록물 수집‧이관: 법에 따른 정기 이관 및 주요 기록 기획 수집

○ 기록물 평가‧폐기: 기록물 가치 평가 및 폐기 대상 폐기 집행

○ 기록물 보존: 기록물 유형별 보존‧관리(기록물 정리, 재분류, 서고관리, 매체수록, 보존포맷변환, 보존시설‧시스템관리 등)

○ 교육활동: 기록관리 교육 및 지도‧점검 등

○ 활용‧서비스: 기록물을 이용한 연구‧편찬‧전시‧홍보 및 대내외 열람‧대출 등 기록정보 서비스

II

2018년 기록관리 업무 주요성과

□ 클라우드 기록관리시스템 전환 완료(12.20)

○ 추진 배경

- 범정부 협업과 지식행정 기반 조성을 위한 공통업무에 대한 클라우드 공통기반 구축에 따라 기상청 기록관리시스템(RMS)을 클라우드 기록관리시스템(CRMS)으로 전환

- 기상청은 2018년 확산 대상 기관으로 12월에 전환 완료

○ 전환개요

- 기관별 단독 서버 → 범정부 클라우드 환경의 통합 서버

○ 주요 개선사항

- 다부처 공동결재, 기관간 메모보고 기록 등 클라우드 온나라에서 생산되는 기록물 이관 기능 추가

- 기록물 이관시, 임시저장소ㆍ대용량송수신솔루션을 통하지 않고 직접 이관이 가능하여 효율 개선

- 정부디렉토리시스템과의 연계로 기관 조직정보 자동 현행화

- 타 기관 기록물 검색 및 열람 가능

- 포맷변환 속도 및 기록물 검색 속도 향상

□ 기록물 보존가치 평가 및 폐기(12월)

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은 법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 평가대상:　2017년말 기준 보존기간이 만료된 보존기간 10년 비전자기록물 1,819권, 비밀기록물 486권

○ 2018년 기록물 평가 결과(단위: 권)

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
비전자기록물	1,819	14	244	1,561
비밀기록물	486	37	8	441
합계	2,305	51	252	2,002

□ 장기보존 전자기록물 국가기록원 이관(2~8월)

○ 이관개요

- ｢기록관리법｣에 따라 장기보존 기록물의 안정적 관리를 위하여 2007년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물을 국가기록원으로 이관(기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관)

○ 이관 결과

- 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 완료

- 이관대상 전자기록물 14,438건 이관 완료

- 비전자문서 및 비전자문서 첨부물은 미이관

* 이관 대상 소재 파악 및 정리 곤란

- 국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치 예정(‘19년)

□ 시청각기록물 생산ㆍ등록ㆍ관리 개선 추진

○ (근거) ｢기록관리법｣ 제17조 및 제23조, 같은 법 ｢시행령｣ 제19조, ｢기상청 기록관 운영 규정｣ 제9조제4항

○ (목적)	우리청의 주요 업무 현황을 사진과 영상 등으로 생생하게 기록․보존하기 위해 시청각 기록물 관리 개선 추진

○ 추진사항

- 시청각기록물 등록을 위한 단위과제 [주요 시청각기록물 관리] 신설

- 부서별 시청각 기록물 생산․등록 의무화 실시

- 시청각 기록물 관리 방법 마련 및 교육 실시

- 등록된 시청각기록물은 매년 기상청 기록관리시스템으로 이관

□ 안정적인 도서관 운영 및 서비스

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록(수시)

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 2월, 5월 직원 수요조사 및 구매(일반도서 220권, e-book 100권)

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(2월)

* 간행물 발간등록 개요, 발간등록 기준, 발간등록 방법 및 유의사항, 간행물 납본처 및 납본 방법, 공공누리 제도 안내 등

○ 국회도서관 및 서울대도서관 원문정보 서비스

* 도서관 검색 PC에서 무료로 이용 가능

○ 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

* 만족도 결과: 응답자 29명, 만족도 72.84점

* 전반적인 만족도는 보통 수준이나 시스템내 현재위치 파악, 뒤로가기 선택시 최상의 메뉴로 복귀되는 점, 최신순 검색 기능 보완 등 개선 필요

○ 전자도서관시스템 성과 관리: 컨텐츠 등록 716건

○ 도서관 중간 칸막이 제거 및 소방시설 변경

□ 비밀기록물 이관

○ 이관대상: 2017.12.31.까지 일반문서로 재분류된 비밀 및 대외비

○ 이관기간: 2019.6.7.~9.14.

○ 이관결과

구분	2급	3급	대외비	합계
본청	3	1	71	75
소속기관	32	45	102	179
합계	35	46	173	254

○ 사후관리

- 보존: 기록관 서고 비밀서가에 보존기간 만료일까지 보존

- 폐기: 보존기간 만료 기록물은 기록물평가심의회를 통해 평가･폐기

□ 회의록 작성 대상 회의 정비 및 회의록 작성 강화

○ 회의록 작성대상 회의로 기상청 주요정책협의회 등 21개 주요 회의 재지정(운영지원과-10095/ 2018.7.27.)

＊삭제: 다목적 기상항공기 도입위원회, 기상청 정책자문위 지진분과위원회

＊추가: 기상위성개발 추진위원회, 지상국 개발위원회

○ 회의록 필수요소＊, 회의록 표준 작성 양식, 회의록 등록 방법 등 회의록 작성 기준 마련 및 배포

＊회의명, 일시/장소, 참석자․배석자, 안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용 등

○ 매년 기록관리 지도․점검시 회의록 작성 적정성 점검 실시

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시

○ 재분류 대상: 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2012년 생산된 보존기간 30년 이상 비공개 5호 기록물 4,463건

○ 재분류 결과

구분	대상	재분류 결과
		공개	부분공개	비공개
본청	2,696	2,328	232	136
소속기관	1,767	1,534	218	15
합계	4,463	3,862	450	151

□ 기록관리 업무 지도ㆍ점검 실시

○ 각 기관 및 부서의 기록물관리 현황을 점검하여 취약사항 개선 및 기록관리에 대한 인식제고를 위해 방문 지도ㆍ점검 실시

○ 지도ㆍ점검 개요

- 대상: 본청 각 부서, 수치모델링센터, 기상기후인재개발원, 지방기상청(4), 국가기상위성센터, 기상레이더센터

- 내용: 전년도 조치사항 조치여부, 기록관리 체계, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면 등 기록물 관리 현황

○ 점검 결과

ㆍ소속기관은 ｢소속기관 기록관리 업무 표준모델｣에 따라 독립적인 업무 수행 요청

ㆍ부서별 단위과제 분류체계 개선이 시급하며 문서생산시 중요 문서의 단위과제 오편철 사례가 많아 집중 점검 실시 예정

ㆍ향후 기록물 이관에 대비하여 비전자문서의 철저한 등록 및 관리가 필요하며 문서24사용 등 비전자문서 감축 추진

ㆍ주요 시청각기록물의 관리체계 개선 및 사진기록화 사업 추진 필요

ㆍ본청 도면 기록물 정리 사업 필요

ㆍ행정박물 수집체계 구축 및 본청에 전용 수장고 설치 필요

ㆍ정책연구용역 결과보고서 온나라시스템에 등록 필요

ㆍ국립기상과학원은 기록관리전문요원 채용 및 연구기록물 전문 아키이브 구축 필요

ㆍ한국형수치예보모델개발사업단은 사업단 종료에 맞춰 기록물 이관 준비

기상역사 연구 업무 수행

○ 한국기상기록집 제8집 발간 준비

- (가제) ｢광주유수가 아뢴 농사와 측우기 기록｣ 원고 검토ㆍ교정 및 각주 보완

- 각종 참고 그림 및 자료 수집

- 관련 설명 등 부록 자료 작성

- 원고에 포함된 강우량 통계자료 수정ㆍ보완

○ 기상박물관 건립 관련 업무 협력 활동

- 기상청 소장 역사기록물 정보 정리 및 제공

- 박물관 관련 도서 서비스 등 수시 업무 협의 및 협조

일반 기록물 이관 및 정리

○ 비전자기록물 이관(11~12월)

- 일반기록물: 2017년 생산된 비전자 기록물 692권

- 행정박물: 2017년까지 생산된 행정박물 5점

- 시청각기록물: 2017년까지 생산된 시청각기록물 4점

○ 장기보존 비전자기록물 국가기록원 이관

- 2007년까지 생산된 보존기간 30년 이상 비전자 기록물 42권(6.4.)

기타 기록관리 업무 추진

○ 2017년 생산 기록물 일제정리(2월)

* 2017년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 2017년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2017년 생산된 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 보고

○ 2018년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2018년 신설된 13개 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정

○ 기록관리 담당자 교육 실시

- 간행물 관리 개선 교육(2018.4.13.)

- 비밀기록물 이관 교육(2018.6.12.)

- 시청각기록물 관리 개선 및 비전자기록물 이관 교육(2018.11.8.)

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(8.28.~ 8.29./ 2일간)

- 목적: 서고 및 도서관 기록물과 도서의 안정적인 보존과 환경 개선

- 내용: 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

III

2019년 기록관리 주요 업무

1	기본방향 및 추진체계

	기본방향
◈ 기상업무 사진기록화, 한국기상기록집 발간 및 행정박물 등 다양한 기록물 생산ㆍ관리체계 개선으로 온전한 기상업무 기록화 추진 ◈ 체계적인 기록물 이관과 평가, 재분류와 보존처리 등으로 중요 기록물의 안전한 보존ㆍ관리 ◈ 안정적인 도서관 운영과 대내외 충실한 도서ㆍ기록정보 서비스 제공

□ 추진체계

목 표	체계적인 기록관리와 지속적인 개선으로 온전한 기상업무 기록화 및 충실한 기록정보서비스 제공

주요업무 추진계획		■ 기상업무 사진 기록화 사업 추진				■ 기록물 보존가치 평가 및 폐기		■ 한국기상기록집 제8집 발간
주요 내용		▸주요 건축물 및 업무 현장 촬영 및 매체수록				▸보존기간 만료 기록물 가치평가		▸원고 및 부록 보완
		▸기상업무 변천과정 사진 수집				▸폐기대상 기록물 폐기 집행		▸교정 및 편집
		▸본청 이관 및 보존				▸변경된 보존기간에 따라 보존ㆍ관리		▸발간(6월)
주요업무 추진계획		■ 안정적 기록물 보존을 위한 이관				■ 안정적인 도서관 운영		■ 기록물 생산 및 관리체계 개선
주요 내용		▸전자ㆍ비전자기록물 국가기록원 이관				▸간행물발간등록 및 수집ㆍ정리ㆍ서비스		▸행정박물 수집 체계 개선
		▸구전자기록물 국가기록원 이관				▸분기별 도서 구매 및 도서정보 서비스		▸비전자기록물 이관ㆍ관리 강화
		▸온나라시스템 기록물 기록관리시스템 이관				▸도서관 예산 및 서비스 확대 추진		▸기상연구기록물 관리 개선
		▸비전자기록물 기록관 이관				▸전자도서관 보안성 개선
주요업무 추진계획		■ 기록관리 지도․점검				■ 비공개 기록물 공개 재분류		■ 기타 기록관리 업무 수행
주요 내용		▸본청 및 소속기관 기록관리현황 점검				▸2013년 생산 비공개 기록물 공개 재분류		▸기록물정리 및 생산현황 조사
		▸기록관리 방법 교육				▸재분류 결과 공개		▸기록관리기준표 관리
		▸점검결과 후속조치 및 개선 추진						▸기록관리 교육
								▸기록물 열람ㆍ대출

2	주요업무 추진계획

□ 기상업무 사진기록화 사업 추진

○ 우리청의 변천과정과 주요 업무 현장을 사진으로 생생하게 기록하고 보존하기 위해 사진 등으로 기록화 추진

＊ 주요 건축물, 시설물, 직원들, 업무현장 등을 일정 주기별(또는 주요 변경사항이 있는 경우)로 사진으로 촬영하여 보존ㆍ관리

※ 2019년은 시범적으로 자체 실시 및 향후 공식적인 사업화 추진

○ 주요내용

구분	내용
사진촬영	․기관 건축물, 주요 시설물, 업무 현장, 직원 등을 촬영기준에 따라 자체 사진 촬영 및 선별
사진수집	․각 기관의 과거 모습과 업무 현장을 담은 과거 사진 수집 ＊ 직원, 선배, 언론사, 유관기관, 서적, 지역민과 학자 등 소장 사진

○ 추진계획

- 추진기간: 2019. 5~7월

- 추진체계

운영지원과			사업 총괄․자문
국/ 1차 소속기관 주무과			소관부서/기관 관리 자체 촬영․수집 진행
부서/ 2차 소속기관			자체 촬영․수집 진행

- 추진방법

․추진계획 수립: 사진촬영 및 수집대상, 촬영방법, 추진일정, 목록양식 및 매체수록 방법 등 수립

․직원교육: 원활한 사업 추진을 위한 담당자 교육 실시

․사진촬영: 부서․기관별 촬영대상 선정 및 촬영기준에 따라 촬영

․사진수집: 수집대상 분류에 따라 수집 및 기증 작업

․목록작성․매체수록: 보존대상 목록작성 및 DVD 등 수록

․이관 및 보존: 이관방법에 따라 본청으로 직접 또는 우편 이관

○ 추진일정

- 추진계획 수립: 5월 둘째주

- 담당자 교육: 5월 셋째주

- 사업 수행: 5월 말~7월 중순

- 결과 정리 및 이관: 7월말

□ 기록물 보존가치 평가 및 폐기

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 동법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 대상: 보존기간이 경과한 보존기간 10년 이하 전자 및 비전자기록물

ㆍ기록물 평가 및 폐기는 폐기후 복구가 불가능하여 신중한 검토 필요

ㆍ많은 양의 기록물을 건별 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력 소요

ㆍ대상기록물이 많아(매년 약 45만건) 보존기간 10년 기록물만 선별하여 실시하고 있어 향후 누적량에 대한 처리 대책 필요

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별: 6월

- 계획수립 및 전문요원 심사: 7~9월

- 처리과 의견조회: 10월

- 기록물평가심의회 개최: 11월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행: 11월

□ 한국기상기록집 제8집 발간

○ 배경 및 현황

- 2011년부터 국립기상연구소 황사연구과에서 기상역사연구 업무를 수행하며 한국기상기록집을 발간

- 2014년 제7집 ｢정조임금께 아뢴 경기관찰사의 농사와 측우기 기록｣을 끝으로 업무가 종료되고 운영지원과로 이관

- 현재 제8집 (가제) ｢광주유수가 아뢴 농사와 측우기 기록｣의 원고 검토와 보완, 부록과 참고자료 정리가 1차 완료된 상태이며 지속적으로 한국기상기록집의 발간 필요

권호	연도	제목
1집	2011	삼국사기ㆍ삼국유사로 본 기상ㆍ천문ㆍ지진기록
2집	2012	한반도 역사지진 기록
3집	2013	관상감이 기록한 17세기 밤하늘
4집	2013	Meteorological, Astronomical and Seismological Observations from Ancient Korea
5집	2014	Historical Earthquake Records in Korea
6집	2014	기상인이 말하는 중앙관상대
7집	2014	정조임금께 아뢴 경기관찰사의 농사와 측우기 기록

○ 발간 방향

- ｢각사등록｣에서 경기도 광주 유수가 임금께 보고한 측우기와 농사관련 기록을 선별･번역･출판함으로써 우리나라의 기상 역사를 정리하고 대내외 이해 확산 추진

- 어려운 용어와 내용을 각주와 설명을 통해 일반인이 이해하기  쉽게 작성하고 강우량 통계자료 등 다양한 부록 구성

- 기존 한국기상기록집과 유사한 편집 형태를 유지함으로써 시리즈물로서 통일성 확보

- 발간수량: 500부

- 배부: 유관기관, 주요 도서관, 기상학계, 역사 연구자 등

○ 추진일정

- 원고 및 부록 보완ㆍ정리: 3~4월

- 편집ㆍ교정: 5~6월

- 발간: 6월

□ 장기보존 기록물 국가기록원 이관

❒ 구전자문서 기록물 국가기록원 이관

■ 구전자문서

2000~2003년까지 구전자문서시스템에서 생산된 초기 형태의 전자기록물로 2014년 이관사업을 통해 기상청 기록관리시스템으로 이관하여 보존 중

○ 이관대상 및 방법

- 이관대상: ’00~‘03년 구전자문서 중 보존기간 30년 이상 기록물

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

* 2018년 이관예정이었으나 클라우드 기록관리시스템 전환에 따라 이관 미실시

○ 주요 문제 사항

- 구전자문서는 현재의 온나라시스템 및 기록관리시스템 규격과 상이하여 문서보존포맷 변환 및 장기보존포맷 변환, 이관 시행 시 다양한 오류 발생 예상

- 시스템에 등록된 비전자 문서 원본과 별첨된 비전자 첨부물의 소재 파악 및 정리 문제 발생

- 분실, 소실된 비전자 문서와 첨부물의 처리 문제 발생

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 확인 및 목록 추출: 5월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 6월

- 장기보존포맷 변환: 7월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 8월~9월

❒ 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 보존기간 30년이상 중요 전자기록물의 안정적인 장기 보존을 위해 국가기록원으로 이관

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 대상 및 방법

- 이관대상: 2008년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물 22,871건

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 확인 및 목록 추출: 2월

- 장기보존포맷 변환: 3월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 4월~5월

- 장기보존포맷 재변환: 6월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 6월~7월

○ 주요 문제 사항

- 포맷변환 및 이관 중 다양한 오류 발생 예상

- 시스템에 등록된 비전자 문서 원본과 별첨된 비전자 첨부물의 소재 파악 및 정리 문제 발생

- 분실, 소실된 비전자 문서 및 첨부물의 처리 문제 발생

❒ 비전자기록물 국가기록원 이관

- 이관대상: 2008년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

* 이관일정은 국가기록원과 추후 협의하여 결정

□ 기록관 및 기록관리시스템으로 기록물 이관

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(2월~/ 5개월 소요)

- 이관대상: 2017~2018년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

- 기타사항: 2017년 생산 기록물은 2018년 클라우드 온나라시스템 전환(3.26)과 클라우드 기록관리시스템 전환(12.20)에 따라 이관을 미실시하여 2019년에 함께 이관

○ 비전자기록물 이관(6월)

- 이관대상: 2018까지 생산된 비전자 기록물(일반기록, 사진 등)

* 중요 기록물의 소실･분실에 따른 문제 발생 가능성이 있어 ｢공문서 생산･접수 및 관리 가이드라인｣에 따라 원본 비전자기록물에 대한 철저한 관리 필요

○ 한국형수치예보모델개발사업단 기록물 이관 추진

- 한국형수치예보모델개발사업단이 2020년 2월 종료예정으로 생산ㆍ보유 기록물을 이관하여야 함

- 이관대상: 비전자문서, 전자문서, 연구노트, 전자 연구기록물, 간행물, 시청각기록물, 행정박물 등 전체 기록물

- 이관기관: 국가기록원 또는 기상청(수치모델링센터)

＊ 국가기록원 및 수치모델링센터와 대상 기록물별 이관기관 및 방법 협의 추진

- 이관추진 일정

ㆍ기록물 이관준비 현황 점검 실시(4월)

＊ 이관대상 및 이관 예산 현황, 이관 방법 등에 대한 전반적 점검

ㆍ국가기록원, 수치모델링센터와 이관 대상 및 일정 등 협의(4~5월)

ㆍ기록물 정리 등 준비사항 점검 및 자문(6월~)

ㆍ기록물 이관 실시(‘19년말~‘20.3월)

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스 확대 추진

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 강화

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 2월, 5월, 8월 직원 수요조사 및 구매

○ 전자도서관시스템 보안성 강화를 위한 개선

* 대국민 페이지에 로그인 화면이 공개되고 있어 보안성 개선 대상으로 관련부서(국가기후데이터센터, 정보보호팀)과 협의하여 개선 추진

○ 효율적인 장서 관리를 위한 제적 대상 선별 및 제적 처리

- 근거: ｢기상청 도서관 운영규정｣ 제16조(자료의 폐기)

- 대상: 이용률 저조, 보존가치 없거나 낡고 파손된 도서 등

- 방법: 전자도서관시스템에서 제적 처리 및 실물 폐기

○ 도서관 도서 구매 예산 확충 및 서비스 확대 추진

ㆍ｢기상청 도서관 운영 규정｣ 제5조에 따라 매년 분기별 수요조사와 구매를 하고 있으나 예산 부족(현 800만원)으로 수요를 충족시키지 못하고 있음

ㆍ국내 유일의 기상전문도서관으로서 구비해야할 기상 교양도서와 전문도서의 구매도 곤란

ㆍ직원의 교양과 정서함양을 위한 다양한 도서관 서비스 제공 필요(e-book 단말기, 월간지, 이벤트, 문화강좌, 도서정보 서비스 등)

ㆍ장기적으로 인력․시설 확충을 통한 완전한 대국민 개방 필요

ㆍ서비스 확대 추진을 위한 우수 도서관 운영 사례 조사 실시

○ 국가정책정보협의회＊ 가입 및 협력 활동 참여

* 국립중앙도서관을 거점으로 정부부처‧공공기관‧연구기관의 소장 지식정보자원의 공유와 활용을 위해 구성된 온‧오프라인 협력체로 가입 기관의 도서‧원문정보‧학술정보 등 무료 이용과 희귀자료 디지털화 등 지원

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(2월)

○ 국회도서관 및 서울대도서관 원문정보 서비스

* 도서관 검색 PC에서 무료로 이용 가능

○ 전자도서관시스템 업무 성과 관리 실시

* 업무성과지표: 컨텐츠 등록 건수,  * 업무성과 목표: 컨텐츠 등록 700건 이상

○ 장서 확대에 따른 소장 공간 확보를 위한 모빌렉 추가 설치(2월)

□ 행정박물 수집 체계 개선

○ 현황 및 문제점

- 행정박물은 ｢기록관리법｣에 따라 기록으로서 관리되어야 할 기록물이나 기록으로서 인식이 미흡

- 각 부서 및 기관에서 생산되는 행정박물이 적기에 이관이 되지 않고 멸실되고 있어 각 부서 및 기관의 적극적인 이관 협조 필요

□ 행정박물 관리 개선 추진 경과 및 보유 현황

ㆍ행정박물 관리 가이드라인 수립(’12.8.)

ㆍ행정박물 보유현황 조사(’12.8.~’13.3.)

ㆍ주요 행정박물 관리대상 지정(’13.11.)

ㆍ이관대상 이관 실시(’13.12.)

ㆍ추가 이관 실시(’16, ’17년)

ㆍ본청 보유량: 약 200점

○ 행정박물 관리 체계 정비 추진

- 행정박물 생산현황 주기적 모니터링 및 수집 체계 마련

* 분기별 주요 행정박물 현황 조사 및 이관 실시(메모보고/ 2019 하반기부터)

- 운영지원과내에 행정박물 수집함 설치･관리(하반기)

* 행정박물 생산 부서는 생산 즉시 해당 행정박물과 관련 문서 사본을 행정박물 수집함에 제출(수집함에 제출이 곤란한 규격은 운영지원과 서무계로 제출)

- 수집된 행정박물은 목록작성, 라벨링 후 기록관 서고에 보관

- 소속기관은 ｢기상행정박물 관리 가이드라인｣ 및 ｢소속기관 기록관리 업무 표준 모델｣에 따라 자율적으로 실시

○ 본청 5층 로비 행정박물 전시 공간＊ 확장 추진(9월)

＊ 기상청장 수령 선물, 주요 상패 등의 전시 공간이 부족한 상태로 주요 선물, 상장 등의 추가 전시를 위해 확장 필요

※ 향후 청사공간 정비시 행정박물 전용 수장고 등 보존ㆍ관리 시설 설치와 관리 예산 등 확보 추진

□ 비전자 기록물 이관·관리 강화

○ 배경 및 문제점

- 인사기록, 주요 사업 계약기록, 국제협력 기록 등 비전자 형태로 생산․접수되는 원본 기록물의 관리가 규정에 따라 되지 않아 향후 소실 가능성이 있고 ｢기록관리법｣에 따른 이관 등 곤란

- 향후 법적 증빙 문제 및 국가기록원으로 이관 시, 원본 기록물의 유실에 따른 문제 발생 가능성이 높음

○ 주요 조치 경과

- 매년 ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정ㆍ시행

- 매년 기록관리 지도·점검 시 점검 및 교육 실시

- 매년 각 부서에 비전자 기록물 정리 지도

- 매년 본청 각 부서 비전자 기록물 이관

- 전자문서 원칙 강화 및 불필요한 비전자문서 생산 금지

○ 비전자 기록물 관리 개선 및 강화 방안

- 비전자 기록물 유실 등을 방지하기 위해 상반기 이관 실시

- 소속기관 비전자기록물 자체 이관 및 관리 철저 시행

＊ 기록관리 지도 점검시 실제 이행여부 확인 및 개선 조치 예정

- 문서24 사용 등을 통한 비전자문서 생산 경감 조치

* 문서24(open.gdoc.go.kr): 행정안전부에서 운영하는 전자정부서비스의 하나로 국민이 정부기관에 문서를 전자적으로 제출할 수 있는 시스템

- 인사기록, 국제협력 기록 등 주요 비전자기록물 중 미정리 기록물에 대하여 사업 예산 확보 추진 및 연도별 단계적 정리 실시

□ 기상연구기록물 관리 개선 추진

○ 현황 및 문제점

- 기상연구 업무 수행과 관련하여 연구노트 등 연구기록물이 법령에 따라 제대로 생산･관리되고 있지 못하고 있고

- 국립기상과학원은 연구 기록물과 각종 기상연구 도서 등을 통합한 독자적ㆍ전문적 기록관리 업무 체계 구축 필요

○ 연구기록물 관리 개선 계획

- 기록관리 지도ㆍ점검시, 연구노트 생산ㆍ관리 지도(7월)

- 연구노트 등 연구기록물 관리 타 기관 사례 조사(8월)

＊ 한국천문연구원 등 공공 연구기관 방문ㆍ조사

- 각종 연구용역보고서 등 연구기록물 온나라시스템 등록 추진

- 국립기상과학원과 장기적인 생산ㆍ관리 방안 마련 추진

- 국립기상과학원의 전문적인 연구기록관리를 위한 인력채용 등 연구기록물 관리 개선을 위한 협의 추진

｢기상청 기록관 운영 규정｣ 개정(7월)

■ 기상청 기록관 운영 규정

체계적인 기상청 기록관리 업무를 위해 기록물평가심의회 구성과 운영, 유형별 기록물 생산과 관리, 기록물 관리 시설, 기록물 보안, 열람ㆍ대출 등 서비스, 각종 서식 등에 관한 사항을 규정

○ 기록물평가심의회의 효율적 운영을 위해 외부위원 요건 현실화

- 자격요건에 규정한 관련 분야에 기상학을 추가

* 현재 기록관리학, 역사학, 행정학, 법학 등으로 규정

- 10년이상 기상업무 및 유관기관 경력자를 자격 요건에 추가

○ 시청각기록물 목록 양식, 도면기록물 목록양식 등 실제 업무 현황을 고려하여 각종 별지 서식 정비

○ 기타 기록관리 업무 수행상 나타난 일부 미비점 보완

기록관리 지도ㆍ점검 실시

○ 본청 각 부서 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록물 관리 실태를 점검하고 업무개선을 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2019년 지도･점검 계획

구분	내용
시기	6~8월
대상	본청, 수치모델링센터, 기상기후인재개발원, 2개지방, 3개지청, 기상레이더센터, 국립기상과학원, 항공기상청
방법	점검표를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 제출
점검사항	ㆍ이전 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 교육 및 의견 수렴 ※ 중점점검 사항 - 본청: 단위과제 [서무업무] 현황, 시청각등록현황, 행정박물 현황 - 소속기관: 비전자기록물 이관ㆍ관리현황, 시청각등록현황 - 과학원: 연구기록물 관리 현황, 간행물 관리 현황

비공개 기록물 공개 재분류 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제35조 및 같은 법 시행령 제72조

* 기록관은 비공개 기록물에 대하여 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

○ 재분류 대상

- 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2013년 생산된 비공개 기록물

* 기록물을 건별 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력이 소요되고 대상기록물이 많아(매년 약 15만건) 일부만 선별하여 실시 중

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정

- 대상 선정ㆍ기록관 검토(7~8월)→처리과 의견조회(9월)→완료(10월)

* 재분류 결과는 기상청 홈페이지에 공개

기타 기록관리 업무 수행

○ 2018년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2018년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록관리시스템 전용 백신 구매(4월)

- 기록관리시스템에서 관리하는 전체 전자기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 전용 백신 라이센스 구매(매년 갱신)

- 예산: 약 1,200만원(1239-500-430-01/ 정보보호팀 협조)

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(8월)

* 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고(8.31./국가기록원)

* ‘18년 생산한 전체 기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 조사 및 제출

○ 기록관리기준표 정비

- 2019년 생성된 단위과제의 보존기간 등 조정 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

○ 업무역량 강화를 위한 기록관리 교육 강화

- 부서 기록물 관리 담당자 교육 실시(2회)

* 사진기록화 사업 교육, 기록물 이관 교육 등 실시

- 기록관리 지도․점검시 일부 소속기관 별도 교육 실시

○ ｢공문서 생산 접수 및 관리 가이드｣ 개정ㆍ배포(4월)

* 단순 알림 접수 문서 처리 방법, 단위과제 카드 관리 등 일부 보완

○ 기록관 서고 항온항습기 교체

- 서고 보존 기록물의 규정에 따른 안정적 보존을 위해 내용연수(9년/ 2008년 설치)가 경과한 항온항습기 교체

온도(℃)	18～22℃	18～22℃	필름매체류 : -2～2℃ 자기매체류 : 13～17℃	18～22℃
습도(%)	40～55% (변화율은 10% 이내)	35～45% (변화율은 10% 이내)	필름매체류 : 25～35% 자기매체류 : 35～45% (변화율은 10% 이내)	40～50% (변화율은 10% 이내)

<기록물 보존환경 기준/ 기록관리법 시행령 별표6>

- 예산: 약 2,400만원(시설팀 협조)

○ 데이터세트 관리 개선 추진

- 각 정보시스템에 있는 폐기대상 데이터 현황 조사(10월)

- 2020년부터 폐기대상 데이터세트 폐기 집행

※ 국민신문고 기상청 민원처리 내역은 국민권익위 주관하에 2019년부터 폐기 예정

ㆍCOMIS, 기상자료개방포털 등 각종 정보시스템에서 생산되는 데이터세트도 ｢기록관리법｣에 따른 관리대상이나 장기 보존과 처분 등 데이터세트 관리 정책이 부재

ㆍ아울러 각 정보시스템에 있는 폐기대상 데이터에 대한 평가와 폐기 집행 필요

ㆍ장기적으로 국가기록원 및 정보통신기술과와 국가기후데이터센터 등 주요 데이터세트 관리 부서와의 협의를 통해 장기 보존과 처분 등 데이터세트 관리 정책 수립 추진

○ 기록관 서고 정리

- 과거 국가기록원 기록물 이관과 매년 실시하는 비전자기록물 이관에 따라 기록물 정리 및 서가 재배치 실시

- 2018년 폐기 결정된 기록물에 대해 폐기 집행

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

□ 2019년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□1월		◦ 2018년 생산 기록물 일제 정리
	□2월		◦ ｢간행물 발간 등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 2017년 및 2018년 생산 전자기록물 이관 추진
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 한국기상기록집 제8집 발간 추진 ◦ 기록관리 기관평가 자체점검 및 결과 제출(국가기록원)
2/4분기	□4월		◦ 한국형수치예보모델개발사업단 기록물 이관 추진 ◦ ｢공문서 생산ㆍ접수 및 관리 가이드라인｣ 개정 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 기록관 서고 정리 ◦ 도서관 우수 운영사례 조사 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개재분류 실시
	□5월		◦ 사진기록화 사업 추진 및 직원 교육 ◦ 2018년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ 국가기록원 이관대상 비전자기록물 이관 ◦ 구전자문서 국가기록원 이관 준비
	□6월		◦ 장기보존 대상 전자기록물 국가기록원 이관 ◦ 2018년 생산 비전자기록물 이관 교육 및 이관 추진 ◦ 처리과 기록관리 지도ㆍ점검 및 교육 실시 ◦ 한국기상기록집 제8집 발간
3/4분기	□7월		◦ 비공개기록물 5년주기 재분류 실시 ◦ 국립중앙도서관 국가정책정보협의회 가입 ◦ 행정박물 수집함 설치 및 개선 추진 ◦ 연구기록물 생산․관리 타 기관 사례 조사 ◦ ｢기록관 운영 규정｣ 개정 추진 ◦ 2019년 기록물평가심의회 추진 ◦ 사진기록화 사업 결과 정리 및 이관
	□8월		◦ 2018년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 2018년도 기록물평가심의회 추진 ◦ 기록관 서고 및 도서관 소독 ◦ 구전자문서 국가기록원 이관
	□9월		◦ 국립기상과학원 연구기록물 관리 개선 추진 ◦ 행정박물 전시 공간 확장 추진 ◦ 국가정책정보협의회 가입 ◦ 도서관 제적대상 도서 제적 실시
4/4분기	□10월		◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 폐기대상 데이터세트 현황 조사 ◦ 한국형수치예보모델개발사업단 기록물 이관
	□11월		◦ 2019년 기록물평가심의회 개최 ◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행 ◦ 기록관 서고 항온항습기 교체
	□12월		◦ 비전자기록물 정리 사업 예산 확보 추진