2021년도 기록관리 업무 계획

2021. 3.

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 기록관리 업무 개요	1

II. 2020년 기록관리 업무 주요성과	3

III. 2021년 기록관리 주요 업무	10

기본방향 및 추진체계	10

주요업무 추진 계획	11

□ 기상청 정보시스템 데이터세트 관리 개선 추진	11

□ 기록관ㆍ도서관 대전청사 이전 추진	12

□ 기록물 생산 및 관리 강화	14

￭ 비전자문서 감축 및 단위과제 오편철 개선	14

￭ 시청각기록물 등록 관리 강화	14

￭ 도면 기록물 등록 관리 강화	15

￭ 행정박물 유형별 집중 수집 실시	15

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시	16

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관	16

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스	18

□ 기록관리 지도․점검 실시	20

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시	20

□ 기타 기록관리 업무 수행	21

□ 추진 일정표	23

I

기록관리 업무 개요

□ 근거 및 목적

○ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, ｢시행령｣, ｢시행규칙｣

○ 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

□ 기록물 관리 원칙과 의의

○ 모든 기록은 유일무이한 것으로 고유한 가치를 갖는다.

◆ 기록물의 선별과 평가‧폐기는 불가피한 현실적 선택일 뿐 폐기가 아닌 보존에 그 목적이 있음

◆ 기록물의 관리는 ‘지속적 기억’과 ‘공적 신뢰’를 실현

○ 기록은 역사와 문화의 근간이며 세대와 세대, 사람과 사람을 연결 짓는 소통과 공감의 통로이자 매개체

○ 기록관리는 투명하고 책임있는 행정의 기초이자 실질적인 민주주의의 출발점

○ 무단 폐기 금지

- 모든 기록물은 법에 따른 평가절차를 통해 보존가치를 재검토하여 폐기해야 하며 부서의 임의 폐기는 금함

- 기록물 평가ㆍ폐기 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	기록물 평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

○ 보존ㆍ이관

- 모든 기록물은 법령에 따라 기록관으로 이관ㆍ보존

- 기록물은 진본성과 무결성 등이 보장되도록 보존

□ 기록의 종류

종 류	내 용
공문서	전자기록물, 비전자기록물
시청각 기록물	사진, 영상, 필름 등
행정박물	공공업무와 관련하여 생산‧접수한 형상 기록물
도면‧카드‧대장	각종 설계도 등 도면, 일지ㆍ대장, 카드류
도서‧간행물	업무 관련 생산ㆍ접수ㆍ구입한 도서ㆍ간행물
데이터세트	각종 정보시스템에서 생산되는 데이터
Web 기록	홈페이지 등에 게시된 정보 및 Web 화면
비밀기록물	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물

□ 기록관리 주요 프로세스

○ 기록관리 프로세스

생산 분류	▶	편철 정리 (목록작성)	▶	활용 보존	▶	이관	▶	평가 폐기	▶	보존 활용 (홍보‧전시 연구‧편찬)	▶	기록원 이관
	처	리	과			↔		기	록	관	↔	국가기록원

○ 처리과: 기록물의 생산, 편철, 정리, 기록관(운영지원과)으로 이관

○ 기록관: 기록물 수집, 보존, 평가, 활용ㆍ서비스, 기록원 이관

○ 기록원: 중요기록물 보존ㆍ서비스

□ 기록관리 주요 업무

○ 기록물 생산관리: 생산기준․보존기간 관리, 생산현황 파악 등

○ 기록물 수집‧이관: 법에 따른 정기 이관 및 주요 기록 기획 수집

○ 기록물 평가‧폐기: 기록물 가치 평가 및 폐기 대상 폐기 집행

○ 기록물 보존: 기록물 유형별 보존‧관리(기록물 정리, 재분류, 서고관리, 매체수록, 보존포맷변환, 보존시설‧시스템관리 등)

○ 교육활동: 기록관리 교육 및 지도‧점검 등

○ 활용‧서비스: 기록물을 이용한 연구‧편찬‧전시‧홍보 및 대내외 열람‧대출 등 기록정보 서비스

II

2021년 기록관리 업무 주요성과

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시(12월)

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은 법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 평가대상:　2019년말 기준 보존기간이 경과한 보존기간 10년이하 전자기록 3,618철 및 비전자 기록물 290권

○ 2020년 기록물 평가 결과(단위: 철(권))

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
전자기록	3,618	40	245	3,333
비전자기록	290	0	8	282
합계	3,908	40	253	3,615

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 장기보존기록물 국가기록원 이관

○ 전자기록물 이관

- 이관대상: 2009년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물

- 이관방법: 기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관

- 이관결과: 총 19,323건 정상 이관

- 후속조치: 국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치(‘21년)

○ 비전자기록물 이관

- 이관대상: 2009년까지 생산된 보존기간 30년 이상 비전자기록물

- 이관방법: 기상청 → 국가기록원 실물 직접 이관

- 이관결과: 54권 이관 완료(5.28.)

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 이관

○ 2019년 생산 온나라시스템 전자기록물 이관(2~4월)

- 이관대상: 2019년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

- 이관결과: 총 441,165건(메모보고 포함) 정상 이관

○ 비전자기록물 이관(9~12월)

- 이관대상: 2019년 생산‧접수된 비전자기록물

- 이관방법: 부서 → 운영지원과 실물 직접 이관

- 이관결과: 134권 이관 완료(이관연기: 493권(업무활용))

□ 한국기상기록집 제8집 발간(9.11.)

○ 목적

- 우리나라의 기상역사 기록을 발굴ㆍ정리ㆍ출판하여 대내외에 우리나라 기상역사의 우수성을 알리고 기상문화 확산에 기여

○ 발간개요

- 제목:『광주 유수가 아뢴 19세기 농사와 측우기, 일ㆍ월식 기록』

- 내용: 철종임금기(1861년~1863년)와 고종임금기(1864년~1893년)의 경기도 광주지역의 측우기 기록, 농사 기록, 일․월식 기록

- 발간일/부수: 2020.9.11./ 400부

- 배부: 국가기록원 등 필수 배부처 및 각 국 및 소속기관, 유관기관, 주요 도서관, 기상학계, 역사연구자 등

□ 기록물 생산 및 관리 체계 개선

❒ 도면 기록물 관리 개선 추진

○ 도면 기록물 등록 및 관리 기준 마련ㆍ시행(6.18.)

○ 도면 관리 부서에 대해 도면 등록을 위한 [청사설계도면 관리](보존기간 준영구) 단위과제 신설(6월)

○ 기록관리 지도‧점검시, 도면 등록 및 관리방법 담당자 교육 실시(8월)

○ 도면 생산ㆍ접수 즉시 온나라시스템에 등록 실시

ㆍ전자파일: 일반문서 기안 및 첨부물 등록(전자파일 도면)

ㆍ비전자: 온나라> 결재> 문서등록대장> 비전자문서 (※ 등록구분: 도면류 선택)

ㆍ단위과제: 청사설계도면 관리 또는 해당 고유 단위과제

○ 소속기관의 비전자 도면 목록 정리 및 온나라시스템 등록 추진

❒ 행정박물 수집 체재 개선

○ 행정박물 유형별 집중 조사ㆍ수집 체계로 전환

- 매년 행정박물 유형별 집중 수집 체계로 전환

- 2020년 상장류 현황 조사 실시: 총 103점 조사 완료

○ 본청 5층 로비 행정박물 전시장 확장 및 전시(80여점)

❒ 비전자 기록물 감축 및 이관 강화

○ 비전자 기록물 유실 등을 방지하기 위해 상반기 이관 실시(4월)

○ 소속기관 비전자기록물 자체 이관 및 관리 철저 시행

＊ 기록관리 지도 점검시 실제 이행여부 확인 예정

○ 비전자 접수 감축을 위해 문서 24 시스템＊ 사용 의무화 실시

* 문서24(open.gdoc.go.kr): 행정안전부에서 운영하는 전자정부서비스의 하나로 국민이 정부기관에 문서를 전자적으로 제출할 수 있는 시스템

○ 문서24시스템 사용현황 조사 및 미사용자에 대한 개별 조치(7월)

* 문서24 미사용자에 대해 미사용 사유를 문서로 받고 개별 사용 안내 실시

□ 기상업무 사진 기록화 추진

○ 우리청의 변천과정과 주요 업무 현장을 사진으로 생생하게 기록ㆍ보존하여 기상업무 기록화 추진

○ 추진 사항

- 사진기록화 추진 계획 수립(6.25.)

- 사진기록화 담당자 교육 실시(7.2.)

- 각 기관별 자체적으로 사진 촬영 및 등록 실시(7~11월)

○ 추진 결과: 부산청, 대전청, 제주청 완료

○ 2021년 상반기 중 본청 및 미완료 기관 사진 기록화 사업 완료 추진

□ 안정적인 도서관 운영 및 서비스

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록(수시)

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 코로나 19로 인한 기본경비 감축으로 1분기만 구매(일반도서 107권, e-book 57권)

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(3.19.)

* 발간등록 신청방법 및 유의사항 보완, 간행물 납본처 정보 및 공공누리 정보 등 현행화, ISBN/ISSN 서비스 개시 안내 등

○ 국회도서관 및 서울대도서관 무료 원문정보 서비스(도서관 검색 PC)

○ 국제표준도서 번호(ISBN/ISSN) 발급 제도 도입 및 시행(3월)

○ 전자도서관시스템 성과 관리: 컨텐츠 등록 490건

○ 도서관 장서 정리 및 제적 처리(11월)

* 대상: 낡고 이용률이 저조한 도서, 제적처리: 799권

○ 도서관 소독 및 보존환경 개선(11월)

* 도서관 서가 및 도서 분진 제거, 도서 세균 및 곰팡이 제거, 도서관 전체 소독, 도서관 공기청정기 필터 교체, 모빌렉 수리 등

○ 전자도서관시스템 및 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 전자도서관시스템 기상청 클라우드 기반 자원통합 추진(4월)

- 개인정보 보호 전자도서관 홈페이지 취약점 점검‧조치(2월)

- 전자도서관시스템 개인정보관리 실태 점검 및 조치(5월, 12월)

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

* 방법/기간/결과: 메모보고 설문조사/ 7.3.~7.13./ 만족도 72.70점(응답자 64명)

- 2020년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

□ 비공개 기록물 공개재분류

○ 재분류 대상: 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2014년 생산된 보존기간 30년 이상 비공개 5호 기록물 3,836건

○ 재분류 결과

구분	대상	재분류 결과
		공개	부분공개	비공개
본청	1,503	1,319	184	0
소속기관	2,333	1,987	334	12
합계	3,836	3,306	518	12

□ 기록관리 업무 지도ㆍ점검 및 후속조치

○ 지도ㆍ점검 개요

- 대상: 본청, 수치모델링센터, 기상기후인재개발원, 지방청(4), 국가기상위성센터, 기상레이더센터

- 내용: 기록관리 체계, 단위과제 관리, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면･회의록 등 관리 현황 및 적정성

○ 점검 결과

ㆍ소속기관은 ｢소속기관 기록관리 업무 표준모델｣에 따라 독립적 업무 수행 요청

ㆍ비전자문서 접수량은 감소 추세이나 여전히 문서24 미사용으로 비전자 문서 접수 사례가 상당수로 개선 필요

ㆍ문서생산·접수시 단위과제 오편철 사례가 많아 사후관리에 문제 발생

ㆍ2019년부터 각 기관 및 부서별 주요 시청각기록물의 온나라시스템에 등록을 추진하고 있으나 일부 부서만 시행하고 있어 개선 필요

ㆍ행정박물 수시 수집 협조 및 본청에 전용 수장고 설치 필요

ㆍ｢기상청 도면기록물 관리 방법｣에 따라 등록 및 관리 개선 필요

ㆍ주요 정보시스템의 데이터세트 관리기준표 작성 등 기록관리법에 따른 관리 개선 필요

ㆍ정책연구용역 결과보고서 온나라시스템에 등록 필요

ㆍ대내외 기상업무 주요 기록물에 대한 수집·관리·서비스 체계 필요

ㆍISBN/ISSN 시행 첫해로 미발급 사례가 다수 있어 안내 및 개선 필요

○ 후속조치

- 주요 개선사항 및 부서별 후속 조치사항 통보(12.11)

- 점검결과 공유 및 후속조치 사항 교육 실시(12.17)

- 2021년 지도ㆍ점검 시, 조치여부 점검

□ 기타 기록관리 업무 추진

○ 2020년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2020년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 2020년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2019년 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 제출

○ 2020년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2020년 신설된 6개 단위과제의 보존기간 등 검토ㆍ확정

○ 기록관리 담당자 교육 실시

- 기상업무 사진기록화 교육(2020.7.2.)

- 기록관리 지도․점검 및 실무 교육 실시(2020.7.30.~8.7.)

- 2020년 기록관리 지도·점검 개선조치 교육(2020.12.17.)

○ 기록관 서고 및 도서관 소독 실시(11.23(서고)/ 11.24(도서관))

- 목적: 서고 및 도서관 기록물과 도서의 안정적인 보존과 환경 개선

- 내용: 서가 및 기록물ㆍ도서 분진제거, 기록물ㆍ도서 세균 및 곰팡이 제거, 서고 및 도서관 전체 소독, 항균제 설치 등

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 기상박물관 개관 관련 업무 협력 활동

- 기상청 소장 역사기록물 정보 정리 및 제공

- 박물관 관련 기록ㆍ도서 서비스 등 수시 업무 협의 및 협조

III

2021년 기록관리 주요 업무

1	기본방향 및 추진체계

	기본방향
◈ 데이터세트 기록관리화 추진, 문서‧시청각‧도면‧행정박물 관리 개선 등 다양한 기록물 생산ㆍ관리체계 개선으로 온전한 기상업무 기록화 추진 ◈ 법령에 따른 기록물 이관과 보존가치 평가, 공개 재분류 및 보존 등으로 중요 기록물의 안전한 보존ㆍ관리 ◈ 안정적인 도서관 운영과 대내외 고품질의 도서ㆍ기록정보 서비스 제공

□ 추진체계

목 표	다양한 기록의 생산ㆍ등록 강화와 적극적인 관리로 내실있는 기상업무 기록화 추진

주요업무 추진계획		■ 데이터세트 관리 개선				■ 기록관‧도서관 대전 이전		■ 기록물 생산 및 관리 강화
주요 내용		▸｢기상자료개방포털｣ 기록관리 체계 구축 사업				▸서고 및 도서관 공간 확보 및 필수 시설 설치		▸비전자 감축ㆍ단위과제 관리 개선
		▸‘22년 사업대상 선정				▸도서 및 기록의 안전한 이관		▸시청각, 도면 기록 등록 관리 강화
		▸자체 데이터세트 기록화 추진				▸각 부서 보유 기록물 정리 및 이관		▸행정박물 유형별 집중 수집 추진
주요업무 추진계획		■ 기록물평가심의회 운영 및 평가				■ 안정적 기록물 보존을 위한 이관		■ 안정적인 도서관 운영
주요 내용		▸보존기간 만료 기록물 가치평가 실시				▸전자ㆍ비전자기록물 국가기록원 이관		▸간행물 발간등록 및 수집ㆍ정리ㆍ서비스
		▸폐기대상 기록물 폐기 집행				▸온나라→기록관리시스템 전자기록 이관		▸분기별 도서 구매 및 도서정보 서비스
		▸변경된 보존기간에 따라 보존ㆍ관리				▸비전자기록물 기록관 이관		▸ISBN/ISSN 정착화 ▸도서관시스템 안정적 운영
주요업무 추진계획		■ 기록관리 지도․점검				■ 비공개 공개 재분류		■ 기타 기록관리 업무
주요 내용		▸본청 및 소속기관 기록관리현황 점검				▸2016년 생산 비공개 기록물 재분류		▸기록물 정리 및 생산현황 조사
		▸점검결과 후속조치 및 개선 추진				▸재분류 결과 공개		▸기록관리기준표 관리 ▸기록관리 교육 강화
		▸우수 직원 포상						▸연구기록관리 개선 추진 ▸기록정보서비스 등

2	주요업무 추진계획

□ 기상청 정보시스템 데이터세트 기록관리화 추진

○ 현황 및 문제점

- COMIS, 기상자료개방포털 등 주요 정보시스템에서 중요 기상정보 데이터세트를 생산ㆍ관리하고 있으나 ｢기록관리법｣에 따른 장기 보존과 처분 등 관리 기준과 정책은 미흡

2020년 ｢기록관리법｣ 개정‧시행(‘20.10.1.)으로 공공기관은 시스템별로 행정정보데이터세트 기록관리기준표를 작성‧운영해야 하며 ｢기록관리법｣에 따른 기록으로서 관리해야 함

- 현재 데이터세트 등의 폐기 등 처분을 기록물평가심의회를 통해 평가할 수 있도록 ｢기상청 데이터 관리 및 제공 규정｣을 개정(제14조/ 2019.6.20.)하여 기록관리 제도권안에 안착 시킴

○ 기상청 데이터세트 기록관리화 추진

- 국가기록원과 행정정보 데이터세트 기록관리 체계 구축 사업 추진

￭대상시스템: 기상자료개방포털

￭사업기간: 2021년 5월~11월

￭사업내역: 시스템 분석, 기록관리기준표 작성＊, 향후 관리 방안 마련 등

＊시스템정보, 데이터규격, 데이터별 보존기간, 공개여부, 처분방법과 절차 등을 규정

- 2022년도 데이터세트 기록관리 체계 구축 사업 대상 시스템 선정

※ 주요 시스템 운영부서와 협의하여 ‘22년도 대상 시스템 2~3개 선정 추진

- 2021년 폐기대상 데이터세트 조사 및 평가ㆍ폐기 시행

- 국가기록원 사업 외, 자체 기록관리 대상 정보시스템 선별 및 관리를 위한 현황 조사 등 데이터세트 기록관리화 추진

○ 장기 추진 사항

- 주요 정보시스템에 데이터세트별 보존기간 관리와 폐기 등을 위한 필수 기록관리 기능 탑재 필요

- 매년 폐기대상 데이터에 대한 평가와 폐기 집행 필요

□ 기록관ㆍ도서관 대전청사 이전 추진

○ 추진 배경

- 2020년말 기상청 본청이 대전정부청사로 이전 예정임에 따라 기록관 및 도서관 소장 기록과 도서 등의 안전한 이관과 신규 청사에 적합한 새로운 보존ㆍ서비스 환경 구축 필요

- 각 부서 보유 각종 기록에 대한 정리ㆍ이관 대책 필요

○ 주요 현안사항

❐ 도서관 이전 현안

- (공간) 현 도서관 공간(117㎡)은 장서량(4만권) 대비 도서관 운영을 위한 필수 규모에 비해 매우 협소하여 확장 필요

※ 현 모빌렉 서가 → 1/3이상 개가식 서가로 전환(추가 공간 필요)

※ 도서관의 필수 공간인 도서 열람 공간 확대 및 직원 편의 공간 필요

- (이관‧배치) 도서는 일반 물품과 달리 서가위치 정보의 관리가 중요하여 세밀한 계획에 따라 이관 및 재배치 필요

※ 대전 청사내 도서관 공간과 시설 상황에 따라 사전 배치 계획 수립 후 추진

- (시설) 기존 시설의 이전 및 신규 구매ㆍ설치

※ 이전ㆍ설치: 항온항습기, 무인대출반납기, 사무가구 등

※ 신규구매 설치: 모빌렉 서가 및 개가식 서가

※ 전자도서관 시스템: 하드웨어 및 소프트웨어 이전․재설치

- (환경 개선) 도서관 환경 구성을 위한 기본 시설 설치

※ 열람석, 잡지 비치대, 정보 게시판, CD‧DVD 등 매체 서가 등

❐ 기록관 서고 이전 현안

- (공간) 현 서고 공간(70㎡)은 소장량(1만권) 대비 법령 필수 규모에 비해 협소하여 확장 및 열람공간과 작업공간 확보 필요

※ 행정박물, 시청각기록물, 비밀기록물 보존을 위한 별도 서가 설치 필요

- (이관‧배치) 기록은 일반 물품과 달리 서가위치 정보의 관리가 중요하고 비밀기록, 행정박물, 시청각기록 등 특수 형태의 기록들이 있어 이관과 재배치에 주의 필요

- (시설) 서가 및 항온항습기 등 신규 구매ㆍ설치

※ 항온항습기: 2008년 구매‧설치, 내용연수(10년)가 경과하여 신규 설치 필요

- (환경 개선) 비밀서가 확장, 열람 및 작업 공간, 시청각 및 행정박물 서가, 비상용품보관함 설치 등 필수 시설 개선

❐ 이관대상 부서 보유 기록의 정리 및 이관

- 대전청사 이전 대상 부서에서 보유하고 있는 각종 기록의 정리 및 안전한 이관 준비

- 주요 기록이 누락 또는 분실되지 않도록 교육 등 지도 필요

❐ 운영지원과 청사 시설 도면 정리‧이관

- 보존 및 이관 대상 도면 선별ㆍ정리ㆍ목록화 필요

※ 상당한 시간과 작업 인력 소요 예상

- 대전청사내 이관 공간 및 도면전용 서가 확보

- 도면의 특성을 고려하여 안전한 이관 및 재배치

○ 이전 추진 계획

- (공간) 도서관 180㎡이상, 기록관 서고 100㎡이상 확보 (시설팀 협조)

※ 도면 전용 서가를 기록관 서고내 설치시, 추가 20㎡ 필요

- (시설) 서가교체, 항온항습설비 설치, 필수시설 설치 (시설팀 협조)

기록관 서고	도서관
ㆍ모빌렉 서가 신규 설치 ㆍ항온항습기 신규 설치 ㆍ행정박물서가, 시청각 서가 설치 ㆍ비밀서가, 도면서가 설치 ㆍ열람 및 작업 공간 확보 ㆍ비상용품함 설치 및 용품 구비	ㆍ개가식 서가, 모빌렉 서가 신규 설치 ㆍ항온항습기 이전 설치 ㆍ열람석 및 편의 공간 확보 ㆍ무인대출반납기, 사무가구 등 이전 설치 ㆍ잡지 비치대, 정보 게시판 등 설치 ㆍCD‧DVD 등 매체 서가 설치

- (이관) 기록 및 도서의 안전한 정리‧포장‧이관 (경리팀 협조)

- (교육) 이전 대상 부서 담당자 교육 실시(9월)

- (사전정리) 불필요 도서 등 제적 및 보존기간 만료된 비전자기록물 평가ㆍ폐기로 이관 대상량 최소화 실시

□ 기록물 생산 및 관리 강화

❒ 비전자문서 감축 및 단위과제 오편철 개선

○ 비전자문서 접수 감축 및 업무 효율성 향상을 위한 □문서24□ 시스템 사용 안내 및 독려 실시(4월)

○ 2021년 상반기 부서별 □문서24□ 시스템 사용 여부 점검 실시(7월)

＊ 점검 결과 ｢문서24｣ 미사용자 개별 통지 및 개선 요구 예정

○ 공문서 생산시, 단위과제 오편철 방지 및 적절한 전자문서 관리를 위한 공문서 편철 유의사항 전 직원 안내 및 지속적 관리(4월)

○ 2021년 기록물 정리시, [서무업무] 등 공통업무에 오편철된 중요 문서 재편철 실시(’21.1월)

○ 비전자 기록물 유실 등을 방지하기 위해 상반기 이관 실시(4월)

○ <공무직 관리> 부서 공통필수 단위과제 등록 추진

❒ 시청각기록물 등록 관리 강화

○ 2021년 부서별 시청각기록물 1건이상 온나라시스템에 등록 실시

＊ 기록관리 지도ㆍ점검시 확인 및 지도 실시

○ 각 부서 요청에 따른 대변인실 촬영 사진은 요청부서에서 의무적으로 온나라시스템에 등록 실시

＊(대변인실) 촬영사진 G드라이브 게시 → (요청부서) 온나라에 등록

＊분기별 현황 점검 및 지도 실시(메모보고로 요청 및 등록 결과 제출)

○ 2021년 중 각 기관 변천사 정리를 위해 사진 기록화 사업＊ 완료

＊ 각 기관의 건축물, 시설물, 직원들, 업무현황 등을 일정 주기별로 사진으로 기록하는 것으로 2020년부터 시범적으로 자체 사진기록화 사업 추진 중

※ 본청 대전청사 이전에 따라 본청 주요 모습에 대한 사진기록화 필수 실시

❒ 도면 기록물 등록 관리 강화

○ ｢기상청 도면기록물 등록 및 관리 방법｣ 재안내(4월)

＊ 도면 보유부서에 메모보고 실시, 2021년 기록관리 점검시 점검 및 교육

○ 2021년 중 소속기관의 도면 목록 온나라시스템에 일괄 등록 실시

＊ 향후 담당자 변경 등에 따른 관리 단절 방지를 위해 기관별 목록 등록

＊ 2021년 11월 등록 여부 별도 점검 실시

○ 운영지원과 소장 중요 도면 정리 추진

＊ 운영지원과 시설팀과 협의하여 보존대상 선별 및 목록화, 대전 이관 준비

❒ 행정박물 유형별 집중 수집 실시

○ 현황 및 문제점

- 행정박물은 ｢기록관리법｣에 따라 기록으로서 관리되어야 할 기록물이나 기록으로서 인식이 미흡

- 각 부서 및 기관에서 생산되는 행정박물이 적기에 이관 되지 않아 멸실되고 있으나 매년 모든 행정박물의 이관ㆍ관리는 곤란

□ 행정박물 관리 개선 추진 경과 및 보유 현황

ㆍ행정박물 관리 가이드라인 수립(’12.8.)

ㆍ행정박물 보유현황 조사(’12.8.~’13.3.)

ㆍ주요 행정박물 관리대상 지정 및 이관(’13.11.~12.)

ㆍ추가 이관 실시(’16, ’17년)

ㆍ매년 선물류 및 일부 행정박물 이관

ㆍ본청 보유량: 약 200점

○ 행정박물 수집ㆍ관리 추진(6월)

- 매년 행정박물 유형별 집중 수집대상을 지정하여 수집 추진

- 2021년 주요 수집 대상 유형: 기상청 생산 포스터, 리플릿, 우표

- 수집방법: 현황조사(메모보고) → 이관대상 선별 → 실물 이관

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간 경과 기록을 적법한 절차에 따라 평가ㆍ폐기하여 행정 책임성과 절차성 확립 및 보존가치에 따른 적절한 보존ㆍ관리

○ 대상: ‘20년말 기준 보존기간 만료 보존기간 10년 이하 비전자기록

※ 본청의 대전 이전에 따라 비전자기록 일제 정리 및 평가․폐기

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별: 5월

- 계획수립 및 전문요원 심사: 6~7월

- 처리과 의견조회: 8월

- 기록물평가심의회 개최: 9월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행: 10월

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 보존기간 30년이상 중요 전자기록물의 안정적인 장기 보존을 위해 국가기록원으로 이관

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 대상 및 방법

- 이관대상: 2010년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물 20,552건

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 확인 및 목록 추출: 1월

- 장기보존포맷 변환: 2월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 5월

- 장기보존포맷 재변환: 6월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 7월

❒ 비전자기록물 국가기록원 이관

- 이관대상: 2010년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

* 상훈기록 60권(이관일정은 국가기록원과 협의하여 결정)

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 기록물 이관

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(2월~/ 3개월 소요)

- 이관대상: 2020년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

○ 비전자기록물 이관(3월)

- 이관대상: 2020까지 생산된 비전자 기록물(일반기록, 사진 등)

* 중요 기록물의 소실･분실에 따른 문제 발생 가능성이 있어 원본에 대한 철저한 관리 필요

❒ 비밀 기록물 이관

○ 이관대상: 2020.12.31.까지 일반문서로 재분류된 비밀 및 대외비

□ 비밀기록물 이관 요건(기록관리법 시행령 제68조제1항)

ㆍ일반문서로 재분류한 기록물

ㆍ예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 기록물

ㆍ생산후 30년이 지난 기록물

○ 이관절차

이관대상 선별	▶	포장 (봉인처리)	▶	이관목록 제출	▶	이관ㆍ검수	▶	인계인수서 작성

○ 이관일정: 2021.5월~6월

○ 이관방법: 이관대상 비밀기록 직접 이관

○ 이관교육: 원활한 이관을 위해 담당자 교육 실시

○ 사후관리

- 보존: 기록관 서고 비밀서가에 보존기간 만료일까지 보존

- 폐기: 보존기간 만료 기록물은 기록물평가심의회를 통해 평가･폐기

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 강화

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 3월, 6월, 9월 직원 수요조사 및 구매(대전이전 관계로 e-book만 구매)

○ 효율적인 장서 관리 및 대전청사 이전 대비 장서 정리 및 제적(8월)

- 근거: ｢기상청 도서관 운영규정｣ 제16조(자료의 폐기)

- 대상: 이용률 저조, 보존가치 없거나 낡고 파손된 도서 등

- 방법: 전자도서관시스템에서 제적 처리 및 실물 폐기

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(2월)

* 연구용역 등 사업시 발간등록 의무화 실시(과업지시서에 발간등록사항 의무 명시)

* ISBN/ISSN 발급 및 표기 강화, 발급신청 서식 개선

○ 국회도서관 및 서울대도서관 무료 원문정보 서비스(도서관 검색 PC)

○ 전자도서관시스템 업무 성과 관리 실시

* 업무성과지표: 컨텐츠 등록 건수,  * 업무성과 목표: 컨텐츠 등록 700건 이상

○ 간행물 발간시 국제표준도서번호(ISBN/ISSN) 발급 정착화

- 간행물발간등록시 ISBN/ISSN 발급 신청여부 확인 및 발급

- ISBN 신청 편의를 위해 발급 신청서 양식 수정ㆍ시행

- 장기적으로 업무 효율성 제고를 위해 전자도서관시스템을 통해 국제표준도서번호 서비스를 위해 시스템 개선 주진

■ ISBN과 ISSN (근거: ｢도서관법｣ 제21조(국제표준자료번호제도 운영))

ㆍ출판물에 부여되는 바코드 형식의 국제적으로 유일한 식별 번호

＊ISBN: International Standard Book Number (단행본에 부여)

＊ISSN: International Standard Serial Number (연속간행물에 부여)

■ 발급방법

ㆍ국립중앙도서관 서지정보유통지원시스템을 통해 발급 및 간행물에 인쇄

○ 도서관 도서 구매 예산 확충 및 서비스 확대 추진

ㆍ｢기상청 도서관 운영 규정｣ 제5조에 따라 매년 분기별 수요조사와 구매를 하고 있으나 예산 부족(현 800만원)으로 수요를 충족시키지 못하고 있음

ㆍ국내 유일의 기상전문도서관으로서 구비해야할 기상 교양도서와 전문도서의 구매 및 서비스 필요

.

ㆍ직원의 교양과 정서함양을 위한 다양한 도서관 서비스 제공 필요(e-book 단말기, 월간지, 이벤트, 문화강좌, 도서정보 서비스 등)

ㆍ장기적으로 인력․시설 확충을 통한 완전한 대국민 개방 필요

○ 전자도서관시스템 및 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 전자도서관시스템 기상청 클라우드 기반 자원통합 완료

- 개인정보 보호 전자도서관 홈페이지 취약점 점검(2월)

- 전자도서관시스템 개인정보관리 실태 점검 및 조치(5월, 12월)

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

- 2020년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

□ 기록관리 지도ㆍ점검 실시

○ 본청 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록관리 실태를 점검하고 개선조치를 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2021년 지도･점검 계획

구분	내용
시기	7~9월
대상	본청, 지방청(3), 지청(2), 기상레이더센터, 국립기상과학원, 항공기상청, 한국기상산업기술원 (※ 소속기관은 격년 실시)
방법	점검표를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 제출
점검사항	ㆍ이전 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 실무 교육 및 의견 수렴 [2021년 중점점검 사항] ㆍ본청: 단위과제 오편철 현황, 문서24 사용 현황, 시청각등록현황, 행정박물 보유 현황 ㆍ소속기관: 단위과제 오편철 현황, 문서24 사용 현황, 비전자기록 이관 현황, 시청각 등록 현황, 도면 등록 현황

※ 코로나 19 상황에 따라 점검 일정과 방법은 변경 될 수 있음

○ 후속 조치 강화

- 지도ㆍ점검 결과에 따른 조치사항 교육 실시

- 연내 조치 가능한 사항은 즉시 조치 및 결과 제출ㆍ확인

- 점검 결과 우수 직원 포상 실시

□ 비공개 기록물 공개 재분류 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제35조 및 같은 법 시행령 제72조

* 기록관은 비공개 기록물에 대하여 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

○ 재분류 대상

- 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2015년 생산된 비공개 기록물

* 기록물을 건별 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력이 소요되고 대상기록물이 많아(매년 약 15만건) 보존기간 30년이상 비공개 5호만 선별 실시

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정

- 대상 선정ㆍ기록관 검토(3월)→처리과 의견조회(4월)→완료(5월)

* 재분류 결과는 기상청 홈페이지에 공개 (※ ｢기록관리법 시행령｣ 제72조)

□ 기타 기록관리 업무 수행

○ 2020년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2020년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록관리시스템 전용 백신 라이센스 구매(4월)

- 기록관리시스템에서 관리하는 전체 전자기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 전용 백신 라이센스 구매(매년 갱신)

- 예산: 약 1,200만원(1239-500-430-01/ 정보보호팀 협조)

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고(8.31./국가기록원)

* ‘20년 생산한 전체 기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 조사 및 제출

○ 기록관리기준표 정비

- 2021년 생성된 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

○ 업무역량 강화를 위한 기록관리 교육 강화

- 부서 기록물 관리 담당자 교육 실시(3회)

* 기록물 정리 및 이관 교육(2월), 비밀기록물 이관 교육(5월), 대전청사 이전 대비 기록관리 교육(9월)

- 기록관리 지도․점검시 일부 소속기관 별도 교육 실시

○ 기록관 서고 정리

- 매년 국가기록원 기록물 이관과 각 부서의 비전자기록물 이관, 기록물 폐기 결과에 따라 기록물 정리 및 서가 재배치

○ 기상연구기록물 관리 개선을 위한 사례 조사 실시

- 중앙행정기관 및 주요 연구기관 연구노트 등 관리 규정 현황 조사(7월)

- 연구노트 등 연구기록물 관리 타 기관 방문 조사(7월)

＊ 국립환경과학원, 한국항공우주연구원, 한국천문연구원 등 공공 연구기관

- 조사결과를 바탕으로 국립가상과학원 연구노트 등 관리 방향 설정

＊ 관리방향 설정은 국립기상과학원 독자적 판단에 따라 자체 결정

○ 정책연구용역 결과보고서 등록 점검

- 2021년 정책연구용역 사업 부서 사전 안내(메모보고) 및 결과보고서 온나라시스템 등록 개별 안내 실시(유선 및 메모보고)

- 연말 등록여부 확인 및 재안내(12월)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 비전자기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 기록관리 업무 담당자 기상청장 표창 수여

- 각 기관 및 부서의 기록관리 담당자의 격려 및 사기 진작을 위해 기상청장 표창 수여

- 대상: 매년 기록관리 지도ㆍ점검 등을 통해 우수직원 선발ㆍ표창

- 인원/시기: 1명/ 11월

□ 2021년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□1월		◦ 2020년 생산 기록물 일제 정리 및 이관 교육 실시 ◦ 기록관리시스템 보유 전자기록 보존포맷 변환
	□2월		◦ 2020년 생산 전자기록물 이관 추진 ◦ ｢간행물 발간 등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 비공개기록물 5년주기 재분류 실시 ◦ 기록관리 기관평가 자체점검 및 결과 제출(국가기록원)
2/4분기	□4월		◦ 2020년 생산 비전자기록물 이관 완료 ◦ 기록관리시스템 전용 백신 라이선스 구매 ◦ 문서24 사용 및 단위과제 편철 유의사항 안내 ◦ 시청각기록 등록ㆍ관리 체계 변경 시행 ◦ 도면 기록물 등록 기준‧방법 안내 및 등록 추진 ◦ 각 기관 필수 공통단위과제 개설 추진
	□5월		◦ 2020년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ 비밀기록물 이관 추진 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개재분류 실시 ◦ 기상청 행정정보데이터세트 기록화 추진(기상자료개방포털)
	□6월		◦ 2021년도 기록물평가심의회 추진 ◦ 행정박물(포스터, 리플릿 등) 수집 실시 ◦ 기상업무 사진기록화 사업 추진 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 기록관 서고 정리
3/4분기	□7월		◦ 기록관리 지도ㆍ점검 및 교육 실시 ◦ 연구기록물 생산․관리 타 기관 사례 조사 ◦ 국가기록원 이관대상 기록물(전자, 비전자) 이관 ◦ 문서24 미사용자 현황 조사 및 조치 ◦ 전자도서관시스템 운영성과 측정‧제출
	□8월		◦ 2020년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 도서관 제적 대상 도서 제적 실시
	□9월		◦ 2021년도 기록물평가심의회 개최 ◦ 기록관리 지도ㆍ점검 후속조치 실시 ◦ 대전청사 이전 부서 기록물 정리 및 이관 대책 교육
4/4분기	□10월		◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 기상업무 사진기록화 완료 ◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행
	□11월		◦ 기상청 행정정보데이터세트 기록화 1차 완료 및 2차 준비 ◦ 도면기록물 등록 현황 조사 및 조치 ◦ 기록관리 업무 유공자 포상 실시
	□12월		◦ 정책연구용역보고서 등록 점검 ◦ 2022년도 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립 ◦ 2021년도 미흡사항 추가 조치