2022년도 기록관리 업무 계획

2022. 3.

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 기록관리 업무 개요	1

II. 2021년 기록관리 업무 주요성과	3

III. 2022년 기록관리 주요 업무	11

기본방향 및 추진체계	11

주요업무 추진 계획	12

□ 기상청 기록관리기준표 단위과제 정비 추진	12

□ 기상청 정보시스템 데이터세트 관리화 추진	13

□ 기록물 생산 및 관리 강화	14

￭ 비전자문서 감축 및 단위과제 오편철 개선	14

￭ 시청각기록물 등록 관리 강화	14

￭ 도면 기록물 등록 관리 개선	14

￭ 행정박물 수집ㆍ관리 강화	15

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시	16

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관	16

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스	17

□ 기상청 전자도서관 시스템 개편 추진	19

□ 기록관리 지도․점검 실시	20

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시	20

기타 기록관리 업무 수행	21

□ 추진 일정표	23

I

기록관리 업무 개요

□ 근거 및 목적

○ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, ｢시행령｣, ｢시행규칙｣

○ 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

□ 기록물 관리 원칙과 의의

○ 모든 기록은 유일무이한 것으로 고유한 가치를 갖는다.

◆ 기록물의 선별과 평가‧폐기는 불가피한 현실적 선택일 뿐 폐기가 아닌 보존에 그 목적이 있음

◆ 기록물의 관리는 ‘지속적 기억’과 ‘공적 신뢰’를 실현

○ 기록은 역사와 문화의 근간이며 세대와 세대, 사람과 사람을 연결 짓는 소통과 공감의 통로이자 매개체

○ 기록관리는 투명하고 책임있는 행정의 기초이자 실질적인 민주주의의 출발점

○ 무단 폐기 금지

- 모든 기록물은 법에 따른 평가절차를 통해 보존가치를 재검토하여 폐기해야 하며 부서의 임의 폐기는 금함

- 기록물 평가ㆍ폐기 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	기록물 평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

○ 보존ㆍ이관

- 모든 기록물은 법령에 따라 기록관으로 이관ㆍ보존

- 기록물은 진본성과 무결성 등이 보장되도록 보존

□ 기록의 종류

종 류	내 용
공문서	전자기록물, 비전자기록물
시청각 기록물	사진, 영상, 필름 등
행정박물	공공업무와 관련하여 생산‧접수한 형상 기록물
도면‧카드‧대장	각종 설계도 등 도면, 일지ㆍ대장, 카드류
도서‧간행물	업무 관련 생산ㆍ접수ㆍ구입한 도서ㆍ간행물
데이터세트	각종 정보시스템에서 생산되는 데이터
Web 기록	홈페이지 등에 게시된 정보 및 Web 화면
비밀기록물	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물

□ 기록관리 주요 프로세스

○ 기록관리 프로세스

생산 분류	▶	편철 정리 (목록작성)	▶	활용 보존	▶	이관	▶	평가 폐기	▶	보존 활용 (홍보‧전시 연구‧편찬)	▶	기록원 이관
	처	리	과			↔		기	록	관	↔	국가기록원

○ 처리과: 기록물의 생산, 편철, 정리, 기록관(운영지원과)으로 이관

○ 기록관: 기록물 수집, 보존, 평가, 활용ㆍ서비스, 기록원 이관

○ 기록원: 중요기록물 보존ㆍ서비스

□ 기록관리 주요 업무

○ 기록물 생산관리: 생산기준․보존기간 관리, 생산현황 파악 등

○ 기록물 수집‧이관: 법에 따른 정기 이관 및 주요 기록 기획 수집

○ 기록물 평가‧폐기: 기록물 가치 평가 및 폐기 대상 폐기 집행

○ 기록물 보존: 기록물 유형별 보존‧관리(기록물 정리, 재분류, 서고관리, 매체수록, 보존포맷변환, 보존시설‧시스템관리 등)

○ 교육활동: 기록관리 교육 및 지도‧점검 등

○ 활용‧서비스: 기록물을 이용한 연구‧편찬‧전시‧홍보 및 대내외 열람‧대출 등 기록정보 서비스

II

2021년 기록관리 업무 주요성과

□ 기록관ㆍ도서관 대전청사 이전 완료

○ 배경 및 목적

- 본청의 정부대전청사 이전에 따라 기록관 및 도서관 소장 기록과 도서 등의 안전한 이관 및 최적의 보존ㆍ서비스 환경 구축

○ 추진 경과

- (6~8월) 기록관 서고 및 도서관 공간 확보 및 배치 계획 작성

- (10월) 기록관 서고 및 도서관 구축 예산 설계

- (12월) 기록관 서고 및 도서관 배치도 설계

- (12.29.) 기록관 서고 및 도서관 물품 구매

- (12월~2.5) 도서관 장서 정리 및 폐기

- (22년 1월) 기록관 서고 및 도서관 시설ㆍ소방ㆍ인테리어 설계

- (1월~2.14.) 기록관 서고 기록물 정리 및 폐기

- (2.7.~14.) 기록물 및 도서 이관 및 재배치 계획 수립

- (2.16.) 보존 시설 설치 및 인테리어 완료

- (2.14.~17.) 도서 및 기록물 대전 이관 및 재배치

- (2.18.~3.11) 전자도서관시스템 재설정, RFID 장비 이전 설치, 기타 환경정비 등 완료

○ 이전 완료

❐ 도서관 이전

- (공간) 대전청사 1동 14층 도서관 설치(180㎡)

- (시설) 모빌랙 10개, 개가식 서가 8개, 열람석 18석 등 직원편의 공간 설치, 무인대출반납기 및 검색대 설치, 정보안내판ㆍ잡지 비치대ㆍ물품보관함 등 설치

- (시스템) 전자도서관시스템 재설정, RFID 장비 이전 설치

- (장서) 약 4만권 이관 및 재배치 완료

❐ 기록관 서고 이전

- (공간) 대전청사 1동 12층 기록관 서고 설치(65㎡)

- (시설) 모빌렉 7개, 항온항습기 1대, 열람석 및 작업공간 마련, 비밀전용서가, 비상용품 등 물품 보관함 설치

- (환경) 항온항습 및 기록물 열람ㆍ작업 환경 구축

※ 향후 행정박물, 시청각기록물, 도면기록물 보존을 위한 별도 장소 등 마련 필요

- (기록물) 약 5천권 이관 및 재배치 완료

□ 기상청 정보시스템 데이터세트 기록관리화 개시

○ 배경 및 목적

- 2020년 ｢기록관리법｣ 개정‧시행(‘20.10.1.)으로 공공기관은 행정정보데이터세트 기록관리기준표를 작성‧운영해야 하며 ｢기록관리법｣에 따른 기록으로서 관리해야 함

- 법에 따라 데이터세트의 체계적인 관리를 위하여 우리청 주요 시스템에 대해 기록관리기준표 작성 등 기록관리화 추진

○ 데이터세트 기록관리화 시범 사업 추진

- 국가기록원과 협력하여 기상자료개방포털을 대상으로 행정정보 데이터세트 기록관리기준표 작성 등 시범 사업 실시

￭대상시스템: 기상자료개방포털

￭사업기간: 2021년 5월~11월

￭사업내역: 시스템 분석, 기록관리기준표 작성＊, 향후 관리 방안 마련 등

＊시스템정보, 데이터규격, 데이터별 보존기간, 공개여부, 처분방법과 절차 등을 규정

- 기상청 EA 등록 전체 시스템에 대해 시스템 개요, 생성ㆍ보존 데이터세트 등 현황 조사 실시

○ 향후 추진 과제

- 시범사업과 기초 조사 결과를 토대로 향후 데이터세트 기록관리화 추진 계획 수립 및 연차적 추진 실시

- 매년 폐기대상 데이터 조사 및 평가ㆍ폐기 등 실질적 관리 실시

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시(12월)

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은 법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간이 경과한 기록물을 적법한 절차를 밟아 평가ㆍ폐기함으로써 행정의 책임성과 절차성을 확립하고 기록물을 적합한 보존기간에 따라 보존ㆍ관리

○ 평가대상:　2020년말 기준 보존기간이 경과한 보존기간 10년이하 비전자기록 1,375권 및 비밀기록 457권

○ 2021년 기록물 평가 결과(단위: 권)

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
비전자 기록	1,375	6	45	1,324
비밀 기록	457	84	12	361
합계	1,832	90	57	1,685

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 장기보존기록물 국가기록원 이관

○ 전자기록물 이관

- 이관대상: 2010년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물

- 이관방법: 기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관

- 이관결과: 총 20,552건 정상 이관

- 후속조치: 국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치(‘22년)

○ 비전자기록물 이관

- 이관대상: 2010년까지 생산된 보존기간 30년 이상 비전자기록물

- 이관방법: 기상청 → 국가기록원 실물 직접 이관

- 이관결과: 60권 이관 완료(7.20.)

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 이관

○ 2020년 생산 온나라시스템 전자기록물 이관(3~8월)

- 이관대상: 2020년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

- 이관결과: 총 479,314건(메모보고 포함) 정상 이관

○ 비전자기록물 이관(9~12월)

- 이관대상: 2020년 생산‧접수된 비전자기록물

- 이관방법: 부서 → 운영지원과 실물 직접 이관

- 이관결과: 98권 이관 완료(이관연기: 396권(업무활용))

○ 비밀기록물 이관(6~11월)

- 이관대상: 비밀보호기간 만료 등 이관사유 발생 기록물

- 이관방법: 부서 → 운영지원과 실물 직접 이관

- 이관결과: 220권 이관 완료

□ 기록물 등록 및 관리 개선

❒ 비전자 기록물 감축 및 관리 개선

○ 비전자 접수 감축을 위해 문서 24 시스템＊ 사용 의무화

* 문서24(open.gdoc.go.kr): 행정안전부에서 운영하는 전자정부서비스의 하나로 국민이 정부기관에 문서를 전자적으로 제출할 수 있는 시스템

○ 문서24 사용현황 조사 및 미사용자에 대한 안내ㆍ개선 조치(7월)

* 2019년 상반기: 2,413건 → 2020년 상반기: 1,193건 → 2021년 상반기: 646건

○ 소속기관 비전자기록물 자체 이관 및 관리ㆍ지도

＊ 기록관리 지도 점검시 이행여부 점검

○ 본청 비전자 기록 유실 방지 방지를 위한 이관 및 검수 철저

❒ 시청각기록물 등록ㆍ관리 강화

○ 2021년 부서별 시청각기록물 1건이상 온나라시스템에 등록 실시

* 본청 등록: 대변인, 감사담당관, 운영지원과, 기상융합서비스과

* 소속기관 등록: 부산청, 광주청, 전주지청, 대전청, 대구청, 제주청, 위성센터, 과학원

○ 각 부서 요청에 따른 대변인실 촬영 사진은 요청부서에서 의무적으로 온나라시스템에 등록 추진

＊촬영요청시 등록 방법 안내 및 2021년말 일제 등록 실시

❒ 도면 기록물 등록ㆍ관리 개선

○ ｢기상청 도면기록물 등록 및 관리 방법｣ 재안내(4월)

＊ 도면 보유부서에 메모보고 실시, 2021년 기록관리 점검시 점검 및 교육

○ 소속기관의 도면 목록 온나라시스템에 일괄 등록 추진

＊ 일부 기관은 완료하였으나 미완료 기관이 많아 2022년 재추진 실시

○ 2021년 생산 도면 온나라시스템 등록 개시

＊ 시행 초기로 등록ㆍ관리는 미흡하나 지속적 지도 및 관리 필요

□ 안정적인 도서관 운영 및 서비스

○ 대내외 도서 및 도서 정보 열람․대출 서비스 제공(수시)

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록(수시)

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 도서관 대전 이전과 관련하여 e-book만 구매: 252권

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(3.19.)

* 발간등록 신청방법 및 유의사항 보완, 간행물 납본처 정보 및 공공누리 정보 등 현행화, ISBN/ISSN 서비스 개시 안내 등

○ 국회도서관 및 서울대도서관 무료 원문정보 서비스(도서관 검색 PC)

○ 국제표준도서 번호(ISBN/ISSN) 발급 운영

○ 전자도서관시스템 성과 관리: 컨텐츠 등록 862건

○ 도서관 대전이전 대비 장서 정리 및 제적 처리(12월)

* 대상: 낡고 이용률이 저조한 도서, 제적처리: 4,532권(폐기: ’22.2.5.)

○ 전자도서관시스템 및 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 개인정보 보호 전자도서관 홈페이지 취약점 점검‧조치(3월)

- 전자도서관시스템 개인정보관리 실태 점검 및 조치(5월, 12월)

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

* 방법/기간/결과: 그룹웨어 설문조사/ 7.8.~7.14./ 만족도 65.12점(응답자 56명)

- 2021년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

○ 연체 도서 매월 점검 및 반납 조치 실시

□ 비공개 기록물 공개재분류

○ 재분류 대상: 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2015년 생산된 보존기간 30년 이상 비공개 5호 기록물 3,599건

○ 재분류 결과

구분	대상	재분류 결과
		공개	부분공개	비공개
본청	2,492	2,007	235	250
소속기관	1,107	905	199	3
합계	3,599	2,912	434	253

※ 재분류 결과는 기상청 홈페이지에 대국민 공개

□ 기록관리 업무 지도ㆍ점검 및 후속조치

○ 지도ㆍ점검 개요

- 대상: 본청, 지방청(3), 지청(2), 수치모델링센터, 국립기상과학원, 항공기상청

- 내용: 기록관리 체계, 단위과제 관리, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면･회의록 등 관리 현황 및 적정성

○ 점검 결과

ㆍ소속기관은 ｢소속기관 기록관리 업무 표준모델｣에 따라 독립적 업무 수행 요청

ㆍ비전자문서 접수량은 지속적으로 감소하고 있으나 일부 부서는 여전히  문서24 미사용으로 비전자 문서 접수가 상당하여 개선 필요

ㆍ문서생산·접수시 단위과제 오분류 사례가 여전히 많아 지속적 개선 필요

ㆍ부서 고유과제 생성이 업무 최소단위가 아닌 포괄적 생성 사례가 많고 사무분장에 따른 적절한 단위과제의 미생성 사례가 다수 있음

ㆍ2019년부터 각 기관 및 부서별 주요 시청각기록물의 온나라시스템에 등록을 추진하고 있고 점진적 개선되고 있으나 여전히 미등록 부서가 많아 지도 필요

ㆍ행정박물의 적기ㆍ수시 수집이 필요하나 관리체계가 부재하여 관리가 곤란하며 지원과 협력이 필요

ㆍ｢기상청 도면기록물 등록 및 관리 방법｣에 따라 등록이 필요하며 집중적 지도와 점검 필요

ㆍ주요 정보시스템의 데이터세트 기록관리기준표 작성 등 데이터세트 기록관리화 추진 필요

ㆍ간행물 납본기한 미준수 사례가 많아 개선 필요

ㆍ대내외 기상업무관련 주요 기록물에 대한 수집·관리·서비스 체계 필요

○ 후속조치

- 주요 개선사항 및 부서별 후속 조치사항 통보(12.1.)

* 각종 기록관리 업무 매뉴얼 안내

- 2022년 지도ㆍ점검 시, 조치여부 점검

- 점검결과에 따른 우수 공무원에 대해 기상청장 표창(12월)

□ 기타 기록관리 업무 추진

○ 2020년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2020년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 2020년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2020년 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 제출

○ 2021년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2021년 신설된 7개 단위과제의 보존기간 등 검토ㆍ확정

○ 기록관리 담당자 교육 실시

- 2020년 생산 기록물 정리 및 이관 교육(2021.2.1.)

- 비밀기록물 이관 교육(2021.5.20.)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 기상역사 및 박물관 관련 업무 협력 활동

- 기상청 소장 역사기록물 관련 정보 정리 및 제공

- 박물관 관련 기록ㆍ도서 서비스 등 수시 업무 협의 및 협조

III

2022년 기록관리 주요 업무

1	기본방향 및 추진체계

	기본방향
◈ 기상청 단위과제 정비, 데이터세트 기록관리화 추진, 문서‧시청각‧도면 등록․관리 강화 등 기상업무 기록화 추진 ◈ 법령에 따른 기록물 이관과 보존가치 평가, 공개 재분류 및 보존 등으로 중요 기록물의 안전한 보존ㆍ관리 ◈ 안정적인 도서관 운영과 대내외 고품질의 도서ㆍ기록정보 서비스 제공

□ 추진체계

목 표	다양한 기록의 생산ㆍ등록 강화와 적극적인 관리로 내실있는 기상업무 기록화 추진

주요업무 추진계획		■ 기록관리기준표 단위과제 정비 추진				■ 데이터세트 관리 개선		■ 기록물 생산 및 관리 강화
주요 내용		▸사무분장규정, 업무분장 분석 및 부서별 단위과제 재설계				▸데이터세트 기록관리화 추진 계획 수립		▸문서24활용 및 비전자 감축, 오편철 문제 개선
		▸단위과제 관리 기준 수립				▸‘22년 대상 선정 및 기록관리기준표 작성		▸시청각, 도면 기록 등록 관리 강화
		▸/23년 반영ㆍ운영				▸폐기대상 데이터 폐기 시행		▸행정박물 분기별 수집 실시
주요업무 추진계획		■ 기록물평가심의회 운영 및 평가				■ 안정적 기록물 보존을 위한 이관		■ 도서관 운영 및 전자도서관 개편 추진
주요 내용		▸보존기간 만료 기록물 가치평가 실시				▸전자ㆍ비전자기록물 국가기록원 이관		▸간행물 발간등록 및 수집ㆍ정리ㆍ서비스
		▸폐기대상 기록물 폐기 집행				▸온나라→기록관리시스템 전자기록 이관		▸도서정보 서비스 및 ISBN/ISSN 운영
		▸변경된 보존기간에 따라 보존ㆍ관리				▸비전자기록물 기록관 이관		▸전자도서관 시스템 개편 추진
주요업무 추진계획		■ 기록관리 지도․점검				■ 비공개 공개 재분류		■ 기타 기록관리 업무
주요 내용		▸본청 및 소속기관 기록관리현황 점검				▸2016년 생산 비공개 기록물 재분류		▸기록물 정리 및 생산현황 조사
		▸점검결과 후속조치 및 개선 추진				▸재분류 결과 공개		▸기록관리기준표 관리 ▸기록관리 교육 강화
		▸우수 직원 포상						▸기록정보서비스 ▸대내외 협력 활동

2	주요업무 추진계획

□ 기상청 기록관리기준표 단위과제 정비 추진

○ 현황 및 문제점

- 주요 기록의 체계적 관리와 효율적ㆍ합리적 업무 수행을 위해서는 실제 업무에 대응하는 명확한 분류체계의 수립과 운영이 필수적

- 기상청은 2007년 온나라시스템과 함께 도입된 단위과제 체계를 현재까지 사용하고 있어 기록관리와 업무 수행 모두에 문제

ㆍ단위과제와 실제 업무가 달라 효율적, 체계적 업무 수행 곤란

ㆍ하나의 단위과제에 다양한 업무의 보존기간이 상이한 기록이 혼재되어 중요 기록의 보존과 관리가 곤란하며 중요 기록이 잘못 폐기될 우려가 큼

ㆍ기록의 보존가치 평가 및 폐기 작업에 막대한 시간과 노력이 소요

ㆍ단위과제 오분류 문서는 검색 및 활용에도 어려움 발생

○ 단위과제 정비 방향

- 각 기관ㆍ부서별 사무분장에 대응하는 최소업무 단위로 재설계

- 현행 포괄적 규모의 단위과제는 세부 단위로 구분ㆍ생성

- 각 기관, 각 부서의 필수 공통 단위과제 조사 및 생성

- 단위과제 생성, 활용, 관리 기준 수립 및 교육

- 조직 개편 및 사무분장 조정, 변경 시, 즉각적으로 단위과제 생성ㆍ관리 할 수 있는 사후관리 체계 구축

○ 단위과제 정비 추진 계획

- 정비추진: 운영지원과 주관, 혁신행정담당관 협조

- 협력기관: 국가기록원

- 정비방법: 사무분장규정ㆍ부서별 사무분장 분석 및 최소 업무단위 단위과제 재설계

＊공통업무는 국가기록원의 공공기관 공통업무 보존기간표 개정과 함께 진행

- 정비일정: 6월~11월

- 결과반영ㆍ운영: 2023년부터

□ 기상청 정보시스템 데이터세트 기록관리화 추진

○ 현황 및 문제점

- COMIS 등 주요 정보시스템에서 중요 기상정보 데이터세트를 생산ㆍ관리하고 있으나 ｢기록관리법｣을 준수하는 보존 및 처분 등 관리는 이루어지고 있지 않음

2020년 ｢기록관리법｣ 개정‧시행(‘20.10.1.)으로 공공기관은 시스템별로 행정정보데이터세트 기록관리기준표를 작성‧운영해야 하며 ｢기록관리법｣에 따라 보존기간 관리 및 처분절차를 준수해야 함

- 효율적인 정보시스템 관리를 위해 폐기 등 처분 대상 데이터세트에 대한 현황 파악 및 법을 준수한 처분 진행 필요

○ 기상청 데이터세트 기록관리화 추진

- 2021년 시범 추진한 기상자료개방포털의 기록관리기준표를 표본으로 주요 시스템별 순차적 기록관리기준표＊ 작성 추진(5월)

＊시스템정보, 데이터규격, 데이터별 보존기간, 처분방법과 절차 등을 규정

- 기록관리화 대상: EA에 등록된 기상청 고유업무 정보시스템

- 선정기준: 생산ㆍ관리 데이터의 중요도, 핵심 업무 등을 고려하여 3개 내외 시스템 선정

- 주요내용: 시스템 현황 조사 및 데이터세트 기록관리기준표 작성

- 업무절차

기록관리화 계획 수립	▶	사전조사	▶	시스템 선정	▶	기록관리 기준표 작성	▶	시행

- 2022년 폐기대상 데이터세트 조사 및 평가ㆍ폐기 시행(10월)

○ 장기 추진 사항

- 주요 정보시스템에 데이터세트별 보존기간 관리 및 폐기 등 기록관리 기능 탑재

- 매년 폐기대상 데이터에 대한 평가ㆍ폐기의 체계화

□ 기록물 생산 및 관리 강화

❒ 비전자문서 감축 및 단위과제 오편철 개선

○ 비전자문서 접수 감축 및 업무 효율성 향상을 위한 □문서24□ 시스템 사용과 공문서 편철 유의사항 전 직원 안내(4월)

○ 2022년 상반기 부서별 □문서24□ 시스템 사용 여부 점검 실시(7월)

＊ 점검 결과 ｢문서24｣ 부서별 안내 및 개선 요구 예정

○ 2022년 기록물 정리시, [서무업무] 등 공통업무에 오편철된 중요 문서 재편철 실시(’22.1월)

○ 비전자 기록물 유실 등을 방지하기 위해 상반기 이관 실시(5월)

○ 본청 및 소속기관 부서 공통필수 단위과제 등록

❒ 시청각기록물 등록 관리 강화

○ 각 부서 요청에 따른 대변인실 촬영 사진은 요청부서에서 의무적으로 온나라시스템에 등록 실시

＊(대변인실) 촬영사진 G드라이브 게시 → (요청부서) 온나라에 등록

＊반기별 현황 점검 및 지도 실시(메모보고로 요청 및 등록 결과 제출)

○ 2022년 부서별 시청각기록물 1건이상 온나라시스템에 등록 실시

- 본청: 대변인실 촬영 요청 건은 의무 등록, 그 외 주요 행사 등 시청각 생산시 등록

- 소속기관 주무과: 기관 행사 및 업무 관련 1건 이상 등록

- 소속기관 일반부서: 주요 행사 등 시청각 생산시 등록

＊ 기록관리 지도ㆍ점검시 확인 및 지도 실시

○ 기록관 서고 보존 미정리 사진기록물 정리 실시

❒ 도면 기록물 등록 관리 개선

○ 2022년 생산․접수 주요 도면 온나라시스템에 등록

- ｢기상청 도면기록물 등록 및 관리 방법｣ 안내(4월)

- 반기별 도면 생산현황 조사(메모 보고) 및 등록 여부 점검

＊ 등록방법: 문서, 메모보고 등(단위과제: 청사설계도면 관리)

- 미등록 도면이 있는 경우, 등록 지도 및 확인

＊ 도면 보유부서에 메모보고 실시, 2021년 기록관리 점검시 점검 및 교육

○ 소속기관 도면 목록 온나라시스템에 일괄 등록 실시

＊ 향후 담당자 변경 등에 따른 관리 단절 방지를 위해 기관별 목록 등록

❒ 행정박물 수집ㆍ관리 강화

○ 현황 및 문제점

- 행정박물은 기록으로서의 인식이 미흡하고 부서별, 사업별 수시로 생산되어 생산현황을 파악하기도 곤란

- 각 부서 및 기관에서 생산되는 행정박물이 적기에 이관 되지 않아 멸실되고 있으나 매년 모든 행정박물의 이관ㆍ관리는 곤란

□ 행정박물 관리 개선 추진 경과 및 보유 현황

ㆍ행정박물 관리 가이드라인 수립(’12.8.)

ㆍ행정박물 보유현황 조사(’12.8.~’13.3.)

ㆍ주요 행정박물 관리대상 지정 및 이관(’13.11.~12.)

ㆍ추가 이관 실시(’16, ’17년)

ㆍ매년 선물류 및 일부 행정박물 이관

ㆍ본청 보유량: 약 200점

○ 행정박물 수집ㆍ관리 개선 추진(6월)

- 주요 행정박물의 누락없는 수집을 위해 분기별 현황 조사

- 수집방법: 현황조사(메모보고) → 이관대상 선별 → 즉시 이관

- 보존․관리: 이관 기록은 정리․보존․전시(필요시)

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간 경과 기록을 절차에 따라 평가ㆍ폐기하여 행정 책임성과 절차성 확립 및 보존가치에 따른 적절한 보존ㆍ관리

○ 대상: ‘21년말 기준 보존기간 만료 보존기간 10년 이하 기록

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별: 6월

- 계획수립 및 전문요원 심사: 6~8월

- 처리과 의견조회: 9월

- 기록물평가심의회 개최: 10월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행: 11월

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 보존기간 30년이상 중요 전자기록물의 안정적인 장기 보존을 위해 국가기록원으로 이관

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 대상 및 방법

- 이관대상: 2011년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물 24,187건

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 확인 및 목록 추출: 1월

- 장기보존포맷 변환: 2월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 5월

- 장기보존포맷 재변환: 6월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 7월

❒ 비전자기록물 국가기록원 이관

- 이관대상: 2011년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물 41권

* 기상법 개정, 소속기관 청사 신축 기록 등

- 이관일정: 국가기록원과 협의하여 2022년 중 이관

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 기록물 이관

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(3월~/ 3개월 이상 소요)

- 이관대상: 2021년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

○ 비전자기록물 이관(5월)

- 이관대상: 2021까지 생산된 비전자 기록물(일반기록, 사진 등)

* 중요 기록물의 소실･분실에 따른 문제 발생 가능성이 있어 원본에 대한 철저한 관리 필요

- 이관방법: 부서별 정리 완료 및 직접 실물 이관

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스

○ 대내외 도서 및 도서 정보 열람․대출 서비스 제공(수시)

○ 주요 간행물 및 도서 수집 및 정리(수시)

* 정책보고서, 업무보고서, 규정ㆍ지침, 매뉴얼, 교육교재, 연구서 등 주요 발간물 중 누락본 수집 및 정리 실시

○ 간행물 등 전자파일 수집 및 등록 강화

* 주요 간행물 등 전자파일 누락 여부 조사 및 수집․서비스 실시

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 4월, 7월, 10월 직원 수요조사 및 구매

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(3월)

* ISBN/ISSN 표기방법 및 신청 유의사항 보완, ISBN/ISSN) 신청 서식 개선, 간행물 납본처 정보 현행화 및 납본 기한 준수 안내 등

○ 국회도서관 및 서울대도서관 무료 원문정보 서비스(도서관 검색 PC)

○ 전자도서관시스템 업무 성과 관리 실시

* 업무성과지표: 컨텐츠 등록 건수,  * 업무성과 목표: 컨텐츠 등록 600건 이상

○ 간행물 발간시 국제표준도서번호(ISBN/ISSN) 발급 정착화

* 2023년 전자도서관시스템을 통해 국제표준도서번호 서비스 제공으로 전환 추진

○ 타 도서관 사례조사 및 도서관 예산 확충ㆍ서비스 확대 추진

ㆍ｢기상청 도서관 운영 규정｣ 제5조에 따라 매년 분기별 수요조사와 구매를 하고 있으나 예산 부족(현 800만원)으로 수요를 충족시키지 못하고 있음

ㆍ국내 유일의 기상전문도서관으로서 구비해야 할 기상 교양도서와 전문도서의 구매 및 서비스 필요

.

ㆍ직원의 교양과 정서함양을 위한 다양한 도서관 서비스 제공 필요(e-book 단말기, 월간지, 이벤트, 문화강좌, 도서정보 서비스 등)

ㆍ장기적으로 인력․시설 확충을 통한 완전한 대국민 개방 필요

ㆍ대전청사내 타 기관 도서관 사례 조사 및 협력 추진(5월)

○ 전자도서관시스템 및 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 개인정보 보호 전자도서관 홈페이지 취약점 점검(3월)

- 전자도서관시스템 개인정보관리 실태 점검 및 조치(5월, 12월)

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

- 2021년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

○ 효율적인 장서 관리를 위한 도서 제적(8월)

- 대상: 이용률 저조, 보존가치 없거나 낡고 파손된 도서 등

- 방법: 전자도서관시스템에서 제적 처리 및 실물 폐기

□ 기상청 전자도서관 시스템 개편 추진

○ 현황 및 문제점

- 2012년 구축이후 별도 보강이 없어 서버 등 내구연한 경과와 시스템 노후화로 안정적인 운영과 대국민 서비스에 차질

- 현재 OS인 windows server 2008은 제조사(MS)의 보안패치 서비스 중단으로 심각한 보안 취약점 발생

＊ 2021년도 본청 정보보안감사 결과 통보 및 개선조치 요구(정보보호팀-3196/2021.8.25.)

○ 개선 방안

- 보안ㆍ서비스 강화를 위한 최신 전자도서관시스템으로 업그레이드

＊ Windows 기반 SOLAS 7 → Linux 기반 SOLAS 8

- 공공 정보자원 클라우드 전환 정책에 따라 Linux 기반 클라우드 환경 구축

- 모바일 First 기반 홈페이지 구축 및 서비스 개선

＊ 모바일 이용자를 위한 모바일 환경 UI 구성 및 Look&Feel을 통한 사용자 친숙성 향상, 로딩속도 개선 등 이용자 편의성 개선

- 안정적인 대국민 서비스 제공을 위한 지속적인 유지보수 환경 구축

<차세대 전자도서관시스템 구성도>

○ 시스템 개선 계획

- 소요예산: 시스템 고도화(3,800만원), 유지보수(1,200만원)

- 예산확보: 국가기후데이터센터 협조(국가기후자료시스템 운영‧관리‧고도화)

- 클라우드 환경 통합: 정보통신기술과 협조(기상청 클라우드 자원 배분)

- 일정: 과업지시서 등 사전준비(11월), 계약추진(’23.1.), 완료(’23.6.)

□ 기록관리 지도ㆍ점검 실시

○ 본청 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록관리 실태를 점검하고 개선조치를 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2022년 지도･점검 계획

구분	내용
시기	7~9월
대상	본청, 기상기후인재개발원, 지방청(수도권, 부산, 강원) 국가기상위성센터, 기상레이더센터, 한국기상산업기술원 (※ 소속기관은 격년 실시)
방법	점검표를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 제출
점검사항	ㆍ이전 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 업무 실무 교육 및 의견 수렴 [2022년 중점점검 사항] ㆍ단위과제 형성 적정성 현황, 문서24 사용 현황, 시청각등록현황, 비전자기록 이관 현황, 도면 등록 현황

※ 코로나 19 상황 등에 따라 점검 일정과 방법은 변경 될 수 있음

○ 후속 조치 강화

- 지도ㆍ점검 결과에 따른 조치사항 교육 실시

- 연내 조치 가능한 사항은 즉시 조치 및 결과 제출ㆍ확인

- 점검 결과 우수 직원 포상 실시

□ 비공개 기록물 공개 재분류 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제35조 및 같은 법 시행령 제72조

* 기록관은 비공개 기록물에 대하여 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

○ 재분류 대상

- 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2016년 생산된 비공개 기록물

* 기록물을 건별 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력이 소요되고 대상기록물이 많아(매년 약 15만건) 보존기간 30년이상 비공개 5호만 선별 실시

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정

- 대상 선정ㆍ기록관 검토(7월)→처리과 의견조회(8월)→완료(9월)

* 재분류 결과는 기상청 홈페이지에 공개 (※ ｢기록관리법 시행령｣ 제72조)

기타 기록관리 업무 수행

○ 2021년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2020년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록관리시스템 전용 백신 라이센스 구매(4월)

- 기록관리시스템에서 관리하는 전체 전자기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 전용 백신 라이선스 구매(매년 갱신)

- 예산: 약 1,200만원(1239-500-430-01/ 정보보호팀 협조)

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고(8.31./국가기록원)

* ‘20년 생산한 전체 기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 조사 및 제출

○ 기록관리기준표 정비

- 2022년 생성된 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

○ 업무역량 강화를 위한 기록관리 교육 강화

- 기록관리 업무 계획 및 주요 협조사항 안내 교육 실시(4월)

- 기록관리 지도․점검시 기록관리 실무 교육 실시(7~9월)

- 기록관리 지도․점검 후속조치 안내 교육(10월)

○ 기록관 서고 정리(4월)

- 기록관 서고의 대전청사 이전 완료에 따라 목록 정리 및 서가 재배치 등 효율적인 서비스를 위한 정리 실시

○ 정책연구용역 결과보고서 등록 점검

- 2022년 정책연구용역 사업 부서 사전 안내(메모보고) 및 결과보고서 온나라시스템 등록 개별 안내 실시(유선 및 메모보고)

- 연말 등록여부 확인 및 재안내(12월)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 비전자기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 기록관리 업무 담당자 기상청장 표창 수여

- 각 기관 및 부서의 기록관리 담당자의 격려 및 사기 진작을 위해 기상청장 표창 수여

- 대상: 매년 기록관리 지도ㆍ점검 등을 통해 우수직원 선발ㆍ표창

- 인원/시기: 1명/ 12월

○ 대내외 기상역사ㆍ기상업무 기록정보 서비스 제공 및 협력

- 청내 기상역사 관련 정보 요청에 대해 신속한 서비스 제공

- 기상박물관과 기상역사 기록 연구 등 업무 협력 강화

- 대외 기상역사 및 기상업무 기록 서비스 제공

□ 2022년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□1월		◦ 2021년 생산 기록물 일제 정리 ◦ 기록관리시스템 보유 전자기록 보존포맷 변환
	□2월		◦ 기록관 서고 정리 및 폐기대상 기록 폐기 ◦ 도서관 장서 정리 및 제적 ◦ 기록관 서고 및 도서관 대전청사 이전
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 2021년 생산 전자기록물 이관 추진 ◦ ｢간행물 발간 등록 및 납본 가이드｣ 개정ㆍ배포
2/4분기	□4월		◦ 문서24 사용 및 단위과제 편철 유의사항 안내 ◦ 도면 기록물 등록 기준‧방법 안내 및 등록 추진 ◦ 기록관리 역량 강화 교육 실시 ◦ 기록관리시스템 전용 백신 라이선스 구매 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 기록관 서고 정리
	□5월		◦ 기상청 행정정보데이터세트 기록화 추진 계획 수립 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개재분류 실시 ◦ 2021년 생산 비전자 기록물 이관 ◦ 2021년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ 대전청사내 도서관 사례조사 및 협력 추진
	□6월		◦ 기상청 기록관리기준표 단위과제 정비 사업 추진 ◦ 2021년도 기록물평가심의회 추진 ◦ 상반기 시청각기록물 등록ㆍ관리 현황 점검 ◦ 상반기 도면기록물 등록ㆍ관리 현황 점검 ◦ 행정박물 수집ㆍ관리 강화 추진
3/4분기	□7월		◦ 기록관리 지도ㆍ점검 및 교육 실시 ◦ 국가기록원 이관대상 기록물(전자, 비전자) 이관 ◦ 비공개기록물 5년주기 재분류 실시 ◦ 문서24 미사용자 현황 조사 및 조치 ◦ 전자도서관시스템 운영성과 측정‧제출 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□8월		◦ 2021년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 도서관 제적 대상 도서 제적 실시
	□9월		◦ 기록관리 지도ㆍ점검 후속조치 및 교육 ◦ 2022년도 행정정보데이터세트 기록화 완료
4/4분기	□10월		◦ 2022년도 기록물평가심의회 개최 ◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□11월		◦ 기록관리기준표 단위과제 정비 사업 완료 ◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행 ◦ 전자도서관시스템 개편 추진
	□12월		◦ 정책연구용역보고서 등록 점검 ◦ 하반기 시청각기록물 등록ㆍ관리 현황 점검 ◦ 하반기 도면기록물 등록ㆍ관리 현황 점검 ◦ 기록관리 업무 유공자 포상 실시 ◦ 2023년도 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립