2023년도 기록관리 업무 계획

2023. 2.

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 기록관리 업무 개요	1

II. 2022년 기록관리 업무 주요성과	3

III. 2023년 기록관리 주요 업무	11

기본방향 및 추진체계	11

주요업무 추진 계획	12

□ 기관공통 단위과제 정비 및 단위과제 관리 개선	12

□ 기상청 전자도서관 시스템 개편 추진	13

□ 기록 생산 및 관리 강화	14

￭ 비전자문서 감축 및 비전자 생산‧관리 개선	14

￭ 공문서 단위과제 오분류 개선	14

￭ 시청각 기록 등록 관리 강화	14

￭ 도면 기록물 등록 관리 개선	15

￭ 행정박물 수집ㆍ관리 개선	15

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시	16

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관	16

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스	17

□ 기록관리 지도․점검 실시	19

□ 비공개 기록물 공개재분류 실시	19

□ 기록관리 기관 평가 수행	20

기타 기록관리 업무 수행	21

□ 추진 일정표	23

I

기록관리 업무 개요

□ 근거 및 목적

○ ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, ｢시행령｣, ｢시행규칙｣

○ 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

□ 기록물 관리 원칙과 의의

○ 모든 기록은 유일무이한 것으로 고유한 가치를 갖는다.

◆ 기록물의 선별과 평가‧폐기는 불가피한 현실적 선택일 뿐 폐기가 아닌 보존에 그 목적이 있음

◆ 기록물의 관리는 ‘지속적 기억’과 ‘공적 신뢰’를 실현

○ 기록은 역사와 문화의 근간이며 세대와 세대, 사람과 사람을 연결 짓는 소통과 공감의 통로이자 매개체

○ 기록관리는 투명하고 책임있는 행정의 기초이자 실질적인 민주주의의 출발점

○ 무단 폐기 금지

- 모든 기록물은 법에 따른 평가절차를 통해 보존가치를 재검토하여 폐기해야 하며 부서의 임의 폐기는 금함

- 기록물 평가ㆍ폐기 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	기록물 평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

○ 보존ㆍ이관

- 모든 기록물은 법령에 따라 기록관으로 이관ㆍ보존

- 기록물은 진본성과 무결성 등이 보장되도록 보존

□ 기록의 종류

종 류	내 용
공문서	전자기록물, 비전자기록물
시청각 기록물	사진, 영상, 필름 등
행정박물	공공업무와 관련하여 생산‧접수한 형상 기록물
도면‧카드‧대장	각종 설계도 등 도면, 일지ㆍ대장, 카드류
도서‧간행물	업무 관련 생산ㆍ접수ㆍ구입한 도서ㆍ간행물
데이터세트	각종 정보시스템에서 생산되는 데이터
Web 기록	홈페이지 등에 게시된 정보 및 Web 화면
비밀기록물	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물

□ 기록관리 주요 프로세스

○ 기록관리 프로세스

생산 분류	▶	편철 정리 (목록작성)	▶	활용 보존	▶	이관	▶	평가 폐기	▶	보존 활용 (홍보‧전시 연구‧편찬)	▶	기록원 이관
	처	리	과			↔		기	록	관	↔	국가기록원

○ 처리과: 기록물의 생산, 편철, 정리, 기록관(운영지원과)으로 이관

○ 기록관: 기록물 수집, 보존, 평가, 활용ㆍ서비스, 기록원 이관

○ 기록원: 중요기록물 보존ㆍ서비스

□ 기록관리 주요 업무

○ 기록물 생산관리: 생산기준․보존기간 관리, 생산현황 파악 등

○ 기록물 수집‧이관: 법에 따른 정기 이관 및 주요 기록 기획 수집

○ 기록물 평가‧폐기: 기록물 가치 평가 및 폐기 대상 폐기 집행

○ 기록물 보존: 기록물 유형별 보존‧관리(기록물 정리, 재분류, 서고관리, 매체수록, 보존포맷변환, 보존시설‧시스템관리 등)

○ 교육활동: 기록관리 교육 및 지도‧점검 등

○ 활용‧서비스: 기록물을 이용한 연구‧편찬‧전시‧홍보 및 대내외 열람‧대출 등 기록정보 서비스

II

2022년 기록관리 업무 주요성과

□ 기상청 기록관리기준표 단위과제 정비 사업 추진

○ 배경 및 목적

- 2007년 BRM 단위과제 체계 도입 이후, 조직과 업무변화 내역이 적정하게 반영되지 않아 현재 업무내역에 대응한 단위과제 체계 정비 필요

- 부서별 사무분장에 따라 단위과제 체계를 정비하여 체계적이고 효율적인 기상업무 수행 기반 마련

○ 사업 개요

- (사업명) 2022년 중앙행정기관 기록관리기준표 개선 지원 사업

※ 사업시행: 국가기록원,  참여: 기상청 등 6개 기관

- (기  간) 2022.6.2.~10.30.(5개월)

- (주요내용)

ㆍ본청 부서별 업무 분석(직제, 위임전결규정, 사무분장, 문서현황 등)

ㆍ본청 부서별 단위과제 재설계

ㆍ본청 단위과제 재설계 결과 시스템(BRM, 온나라) 일괄 반영

ㆍ전 부서 신규 과단위 공통과제 시스템(BRM, 온나라) 일괄 반영

○ 사업 결과

- ’21년 개정된 과단위 공통 단위과제 전 부서(102개) 일괄 반영(9.17.)

ㆍ기존 과단위 과제 19개 일괄 종료 → 신규 11개 과제 일괄 신설

ㆍ기존 단위과제 카드 → 신규 단위과제로 일괄 이관

- 본청 전 부서(33개) 단위과제 정비 완료

정비전 과제수	신설·폐지			속성 변경			정비후 과제수
	신설	폐지	無카드 폐지	명칭변경	유형변경	보존기간 조정
676	90	115	52	28	26	17	599

□ 기록관ㆍ도서관 대전청사 이전 완료

○ 배경 및 목적

- 본청의 정부대전청사 이전에 따라 기록관 및 도서관 소장 기록과 도서 등의 안전한 이관 및 최적의 보존ㆍ서비스 환경 구축

○ 추진 경과

일정	내용
’21. 6~8월	기록관 서고 및 도서관 공간 확보 및 배치 계획 작성
10월	기록관 서고 및 도서관 구축 예산 설계
12월	기록관 서고 및 도서관 배치도 설계
12.29.	기록관 서고 및 도서관 물품 구매
12월~’22.2.14	도서관 장서 및 서고 기록물 정리‧폐기
1월	기록관 서고 및 도서관 시설‧소방‧인테리어 설계
2.7.~14.	기록물 및 도서 이관 및 재배치 계획 수립
2.16.	보존 시설 설치 및 인테리어 완료
2.14.~17.	도서 및 기록물 대전 이관 및 재배치
2.18.~3.11.	전자도서관시스템 재설정, RFID 장비 이전 설치, 기타 환경정비 등 완료

○ 이전 완료

구분	분류	내역
도서관	공간	대전청사 1동 14층 도서관 설치(180㎡)
	시설	‧서가: 모빌랙 10개, 개가식 서가 8개 ‧열람석 18석 및 직원편의 공간 설치 ‧무인대출반납기 및 검색대 설치 ‧정보안내판ㆍ잡지 비치대ㆍ물품보관함 등 설치
	시스템	전자도서관시스템 재설정, RFID 장비 이전 설치
	장서	약 4만권 이관 및 재배치 완료
기록관 서고	공간	대전청사 1동 12층 기록관 서고 설치(65㎡)
	시설	모빌렉 7개, 항온항습기 1대, 열람석 및 작업공간 설치 비밀전용서가, 비상용품 등 물품 보관함 설치
	환경	항온항습 및 기록물 열람ㆍ작업 환경 구축 ※ 향후 행정박물, 시청각기록, 도면 보존을 위한 별도 장소 마련 필요
	기록	약 5천권 이관 및 재배치 완료

□ 도서관 이용자 등록ㆍ관리 체계 개선(7~8월)

○ 대전청사 이전으로 인한 환경 변화로 도서관 이용자 등록번호 및 관리체계의 변경이 필요함에 따라 개선 추진

ㆍ서울청사에서는 전자도서관 시스템 및 무인대출기 이용을 위해 공무원증 등의 내장 칩 번호 또는 그룹웨어 ID를 이용자 식별번호로 사용

ㆍ정부대전청사는 출입관리를 위해 별도의 ID를 사용하여 공무원증 칩번호 취득이 곤란하고 전자도서관 시스템에 공무원증 칩번호 또는 청사출입 ID를 사용할 경우 보안문제 발생 가능성

○ 신규 이용자등록 체계 수립 및 전 직원 등록번호 발급

- 등록번호: 개인별 임의의 10자리 숫자 발급 및 전자도서관에 등록

- 전자도서관 로그인 정보: ID(등록번호), 초기 비밀번호(등록번호 앞 5자리)

○ 신규 등록번호 인식용 바코드 기기 설치 및 시스템 재설정

○ 이용자 등록번호 인식용 바코드 일괄 발급

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시(12월)

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은 법 시행령 제43조

○ 평가대상:　2021년말 기준 보존기간이 경과한 보존기간 10년이하 전자기록 3,703철, 비전자기록 469권, 비밀기록 23건, 국민신문고 민원 등 17철(4,800건)에 대한 평가

○ 2022년 기록물 평가 결과

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
전자기록	3,703철	2	100	3,601
비전자기록	469권	1	0	468
비밀기록	23건	2	0	21
국민신문고	17철(4,800건)	0	0	17(4,800)
합계	4,212	5	100	4,107

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 장기보존기록물 국가기록원 이관

○ 전자기록물 이관

- 이관대상: 2011년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물

- 이관방법: 기상청 RMS→국가기록원 CAMS 온라인 이관

- 이관결과: 총 24,187건 정상 이관

- 후속조치: 국가기록원의 검수 결과에 따른 조치사항 조치(‘23년)

○ 비전자기록물 이관

- 이관대상: 2011년까지 생산된 보존기간 30년 이상 비전자기록물

- 이관방법: 기상청 → 국가기록원 실물 직접 이관

- 이관결과: 41권 이관 완료(7.28.)

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 이관

○ 2021년 생산 온나라시스템 전자기록물 이관(3~9월)

- 이관대상: 2021년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

- 이관결과: 총 485,010건(메모보고 포함) 정상 이관

○ 비전자기록물 이관(9~12월)

- 이관대상: 2021년 생산‧접수된 비전자기록물

- 이관방법: 부서 → 운영지원과 실물 직접 이관

- 이관결과: 81권 이관 완료(이관연기: 300권(업무활용))

□ 기록물 등록 및 관리 개선

❒ 비전자 기록 감축 및 관리 개선

○ 비전자 접수 감축을 위해 문서 24 시스템＊ 사용 의무화

* 문서24(open.gdoc.go.kr): 행정안전부에서 운영하는 전자정부서비스의 하나로 국민이 정부기관에 문서를 전자적으로 제출할 수 있는 시스템

○ 문서24 사용현황 조사 및 미사용자에 대한 안내ㆍ개선 조치(7월)

＊ 2,413건(2019년) → 1,193건(2020년) → 646건(2021년) → 385건(2022년)

○ 소속기관 비전자기록물 자체 이관 및 관리ㆍ지도

＊ 기록관리 지도 점검시 이행여부 점검

○ 본청 비전자 기록 유실 방지 방지를 위한 이관 및 검수 철저

❒ 시청각기록물 등록ㆍ관리 강화

○ 대변인실 촬영 요청 사진 온나라시스템에 등록 실시

＊대변인실에 촬영 요청시 등록 방법 안내 실시 및 등록여부 점검

○ 부서별 시청각기록물 1건이상 온나라시스템에 등록 지도

○ 기록관리 지도ㆍ점검 시, 부서별 점검 및 등록 안내

❒ 도면 기록물 등록ㆍ관리 개선

○ ｢기상청 도면기록물 등록 및 관리 방법｣ 재안내(5월)

○ 2022년 생산 도면 온나라시스템 등록 추진

＊ 시행 초기로 등록ㆍ관리가 미흡하여 지속적인 지도와 관리 필요

○ 기록관리 지도ㆍ점검 시, 부서별 점검 및 등록 안내

○ 소속기관의 도면 목록 온나라시스템에 일괄 등록 실시

□ 안정적인 도서관 운영 및 서비스

○ 대내외 도서 및 도서 정보 열람․대출 서비스 제공(수시)

○ 기상청 발간 간행물 등 이관 및 수집‧등록

○ 간행물발간등록번호 및 국제표준도서 번호(ISBN/ISSN) 발급 운영

○ 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 총 404권 구매: 1차(4월/ 151권), 2차(9월/ 126권), 3차(11월/ 127권)

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(3.28.)

■ 주요 개정사항

ㆍ국제표준도서번호(ISBN/ISSN) 표기방법 및 신청 유의사항 보완

ㆍ국제표준도서번호(ISBN/ISSN) 신청 서식 개선

ㆍ간행물 납본처 정보 현행화 및 납본 기한 준수 안내

ㆍ기타 설명 및 문구 등 수정·현행화

○ 국회도서관 및 서울대도서관 무료 원문정보 서비스(도서관 검색 PC)

○ 전자도서관시스템 성과 관리: 컨텐츠 등록 703건

○ 전자도서관시스템 및 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 전자도서관시스템 취약점 점검  및 조치(3월)

- 전자도서관시스템 개인정보관리 실태 점검 및 조치(5월, 11월)

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

* 방법/기간/결과: 메모보고ㆍ도서관 현장조사/ 7.20.~7.26./ 78.43점(응답자 54명)

- 2022년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

- 전자도서관 DB 데이터 표준이행 점검 및 품질 진단 실시(8월)

○ 도서관 대전이전에 따른 서울청사 직원 도서 대출 서비스 실시

* 2주 주기로 직원 수요조사 및 통근 버스를 이용해 대출‧반납 처리

□ 비공개 기록물 공개재분류

○ 재분류 대상: 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2016년 생산된 보존기간 30년 이상 비공개 5호 기록물 4,217건

○ 재분류 결과

구분	대상(건)	재분류 결과
		공개	부분공개	비공개
본청	3,048	1,994	712	342
소속기관	1,169	889	244	36
합계	4,217	2,883	956	378

□ 기록관리 업무 지도ㆍ점검 및 후속조치

○ 지도ㆍ점검 개요

- 대상: 본청, 지방청(4), 기상기후인재개발원, 국가기상위성센터, 기상레이더센터

- 내용: 기록관리 체계, 단위과제 관리, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면･회의록 등 관리 현황 및 적정성

○ 점검 결과

ㆍ소속기관은 ｢소속기관 기록관리 업무 표준모델｣에 따라 독립적 업무 수행 필요

ㆍ비전자문서 접수량은 지속적으로 감소 추세이나 특정 부서는 개선이 되고 있지 않아 해당 부서에 대한 별도 지도 필요

ㆍ문서 생산·접수시 단위과제 오분류 사례가 여전히 많아 향후 문제 발생 가능성이 높으며 지속적 개선 필요

ㆍ소속기관의 기관공통 단위과제 현황 점검 및 정비 필요

ㆍ2019년부터 각 기관 및 부서별 주요 시청각기록물의 온나라시스템에 등록을 추진하고 있고 점진적으로 개선되고 있으나 여전히 미등록 부서가 많아 지도가 필요하며 소속기관 주무과는 기관 시청각 기록 총괄 관리 필요

ㆍ행정박물의 적기ㆍ수시 수집이 필요하나 관리체계가 부재하여 관리가 곤란하며 지원과 협력 필요

ㆍ｢기상청 도면기록물 등록 및 관리 방법｣에 따라 등록 및 관리 개선이 필요하며 향후 건축 사업 등 추진시 도면 단위과제 신설 및 등록 필요

ㆍ회의록 작성대상 회의의 변경사항이 있어 재정비 및 회의록 작성기준에 따라 회의록이 생산될 수 있도록 꾸준한 지도 필요

ㆍ간행물 납본 누락 및 납본기한 미준수 사례가 다수 있어 개선 필요

ㆍ대내외 기상업무관련 주요 기록물에 대한 수집·관리·서비스 체계 필요

○ 후속조치

- 주요 개선사항 및 부서별 후속 조치사항 통보(12.13.)

* 각종 기록관리 업무 매뉴얼 안내

- 개선사항별 주요 조치계획 수립 및 추진

- 2023년 지도ㆍ점검 시, 조치여부 점검

- 점검결과에 따른 우수 공무원에 대해 기상청장 표창(12월)

기타 기록관리 업무 추진

○ 2021년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2020년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 2021년 기록물생산현황 조사 및 보고(8월)

* 공문서, 회의록, 시청각, 비밀기록, 행정박물, 간행물 등 2021년 전체 기록물 현황 조사 및 국가기록원 제출

○ 2022년 생성 기록관리기준표 정비(10월)

* 2022년 신설된 5개 단위과제의 보존기간 등 검토ㆍ확정

○ 기록관리 담당자 교육 실시

- 기상청 과단위 공통 단위과제 일괄 변경 시행 교육(2022.9.14.)

- 기상청 본청 단위과제 일괄 변경 시행 교육(2022.10.12.)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 기록물 목록 게시 및 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 기상역사 및 박물관 관련 업무 협력 활동

- 기상청 소장 역사기록물 관련 정보 정리 및 제공

- 박물관 관련 기록ㆍ도서 서비스 등 수시 업무 협의 및 협조

III

2023년 기록관리 주요 업무

1	기본방향 및 추진체계

	기본방향
◈ 기상청 기관공통 단위과제 정비, 문서‧시청각‧도면 등록․관리 강화 등 철저한 기록생산과 등록으로 기상업무 기록화 ◈ 법령을 준수한 기록물 이관과 수집, 보존가치 평가와 공개 재분류 및 안전한 보존 등으로 중요 기록의 체계적인 관리 ◈ 안정적인 도서관 운영과 대내외 고품질의 도서ㆍ기록정보 서비스 제공

□ 추진체계

목 표	다양한 기록의 생산ㆍ등록 강화와 적극적인 관리로 내실있는 기상업무 기록화 추진

주요업무 추진계획		■ 단위과제 관리 개선				■ 전자도서관 개편		■ 기록 생산 및 관리 강화
주요 내용		▸기상청 기관 공통단위과제 정비				▸전자도서관 시스템 업그레이드		▸비전자 문서 생산‧관리 개선
		▸단위과제 관리 매뉴얼 수립				▸클라우드 환경으로 전환		▸시청각, 도면 기록 등록 관리 강화
		▸부서별 단위과제 보완사항 조사 및 조치				▸모바일 기반 홈페이지 구축		▸행정박물 수집 계획 수립‧시행
주요업무 추진계획		■ 기록물평가심의회 운영 및 평가				■ 안정적 기록물 보존을 위한 이관		■ 안정적인 도서관 운영
주요 내용		▸기록물평가심의회 운영				▸전자ㆍ비전자기록 국가기록원 이관		▸간행물 발간등록 및 ISBN/ISSN 발급
		▸보존기간 만료 기록물 가치평가 실시				▸온나라→기록관리시스템 전자기록 이관		▸발간물 수집ㆍ이관ㆍ정리ㆍ서비스
		▸폐기대상 기록물 폐기 집행				▸비전자기록 기록관 이관		▸｢간행물 발간‧납본 가이드｣ 개정
주요업무 추진계획		■ 기록관리 지도․점검				■ 비공개 공개 재분류		■ 기타 기록관리 업무
주요 내용		▸본청 및 소속기관 기록관리현황 점검				▸2017년 생산 비공개 기록물 재분류		▸기록물 정리 및 생산현황 조사
		▸점검결과 후속조치 및 개선 추진				▸재분류 결과 공개		▸기록관리기준표 관리 ▸기록관리 교육 강화
		▸우수 직원 포상						▸기록정보서비스 ▸대내외 협력 활동

2	주요업무 추진계획

□ 기관공통 단위과제 정비 및 단위과제 관리 개선

❒ 기관공통 단위과제 정비(4월)

○ ’22.10.1. ｢중앙행정기관 공통업무 보존기간 준칙｣이 개정됨에 따라 변경된 기관공통 단위과제를 우리청 공통부서에 일괄 반영

○ 대상부서: 대변인, 감사담당관, 기획조정관, 운영지원과, 소속기관 주무과

○ 추진사항

① 부서별 현황조사 및 단위과제 정비(안) 마련

② 정비(안) 부서 의견 조회 및 최종(안) 확정

③ 최종 정비(안) 시스템 일괄 반영(BRM, 온나라)

❒ ｢단위과제 운영 및 관리 매뉴얼｣ 수립 및 사전검토제 시행

○ 조직 및 업무 변화시 적기에 적정한 단위과제의 생성‧관리를 위해 ｢기상청 단위과제 운영 및 관리 매뉴얼｣ 수립(4월)

○ 업무에 대응한 최적의 단위과제 생성을 위해 단위과제 신규 생성시, 사전 검토제 시행(혁신행정담당관 협조)

※ 업무분장 검토, 단위과제명과 범위, 보존기간 적정성 등 검토

❒ 부서별 단위과제 보완사항 조사 및 개선(6월)

○ 본청 일부 미반영 단위과제 신설 및 정책실명제 단위과제 정비

○ [공무직 근로자 관리], [개인정보 보호] 등 다수 부서의 공통 필요과제 현황 조사 및 일괄 개설

○ 소속기관 공통부서의 업무분석 및 표준 단위과제(안) 마련‧시행

❒ 기대 효과

○ 부서별 업무분장에 대응한 엄밀한 분류체계 수립 및 조직 및 업무 변경시 즉각적이고 적정한 단위과제 관리 기반 마련으로 체계적인 기상업무 수행 지원

○ 주요 기록의 체계적 생산과 효율적인 관리를 위한 기초 마련

□ 전자도서관 시스템 개편 추진

○ 현황 및 문제점

- 2012년 구축 이후 별도의 보강이 없어 서버 등 내구연한 경과와 시스템 노후화로 안정적인 운영과 대국민 서비스에 차질

＊ 2012년 국가기후데이터센터에서 구축하여 현재 국가기후자료시스템에 포함되어 운영 중

- 현재 OS인 windows server 2008은 제조사(MS)의 보안패치 서비스 중단으로 심각한 보안 취약점 발생

＊ 2021년도 본청 정보보안감사 결과 통보 및 개선조치 요구(정보보호팀-3196/2021.8.25.)

○ 시스템 개편 계획

- 보안ㆍ서비스 강화를 위한 최신 전자도서관시스템으로 업그레이드

＊ Windows 기반 SOLAS 7 → Linux 기반 SOLAS 8

- 공공 정보자원 클라우드 전환 정책에 따라 Linux 기반 클라우드 환경 구축

- 모바일 First 기반 홈페이지 구축 및 서비스 개선

＊ 모바일 이용자를 위한 모바일 환경 UI 구성 및 Look&Feel을 통한 사용자 친숙성 향상, 로딩속도 개선 등 이용자 편의성 개선

- 안정적인 대국민 서비스 제공을 위한 지속적인 유지보수 환경 구축

<차세대 전자도서관시스템 구성도>

○ 예산 및 추진일정

- 소요예산: 3,850만원(확보예산 2,400만원/ 국가기후자료시스템 운영‧관리‧고도화)

＊ 약 1,500만원 추가 확보 필요

- 클라우드 통합: 정보통신기술과 협조(기상청 클라우드 자원 배분)

- 일정: 과업지시서 등 사전준비(3월), 계약추진(4월), 완료(9월)

□ 기록 생산 및 관리 강화

❒ 비전자문서 감축 및 비전자 생산ㆍ관리 개선

○ 비전자문서 접수 감축 및 업무 효율성 향상을 위한 □문서24□ 시스템 사용 안내 및 전 직원 독려 실시(3월)

○ 비전자 문서 생산현황 점검 및 전자문서 생산 기준 수립(5월)

○ 2023년 상반기 부서별 □문서24□ 시스템 사용 여부 점검 실시(7월)

＊ 2,413건(2019년) → 1,193건(2020년) → 646건(2021년) → 385건(2022년)

○ 비전자 기록물 유실 등을 방지하기 위해 상반기 이관 실시(4월)

❒ 공문서 단위과제 오분류 개선

○ 2023년 기록물 정리시, [서무업무] 등 공통단위과제에 오편철된 중요 문서 재편철 실시(1월)

○ 공문서 생산시, 단위과제 오편철 방지 및 적절한 전자문서 관리를 위한 공문서 편철 유의사항 전 직원 안내(3월)

○ 주요 오분류 사례 조사 및 기록관리 지도‧점검시 지도 실시

❒ 시청각기록 등록 관리 강화

․공공기관은 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제17조 및 시행령 제19조에 따라 주요 업무 수행과 관련하여 시청각기록을 생산하여 관리해야 함

․시청각 기록은 해당 업무를 생생하게 증빙하는 중요한 기록으로 업무활용 가치가 높아

○ 대변인실 촬영 시청각기록 부서별 온나라시스템 등록 지속 추진

＊ 촬영 요청부서는 행사종료 후, 온나라시스템에 의무적 등록(반기별 확인 및 지도)

○ 부서별 시청각기록 1건이상 온나라시스템에 등록 지도

＊ 반기별 각 부서에 시청각 기록 등록 안내 실시(메모보고/ 5월, 11월)

○ 소속기관은 자체적으로 기관 시청각 기록 등록 및 관리 추진

＊ 개인 PC에 저장‧관리하고 있는 시청각기록 중 중요 기록 일괄 선별‧등록 추진

○ 기록관 서고 보존 미정리 사진기록물 정리 실시(7월)

❒ 도면 기록물 등록 관리 개선

․｢공공기록물 관리에 관한 법률｣에 따라 도면은 공공기관이 관리해야 할 주요 기록의 하나로 우리청의 역사를 보여주는 건축물, 시설물 등 주요 도면 기록에 대한 정리와 함께 유실 없는 관리를 위해 등록ㆍ관리 필요

○ ｢도면 기록물 등록 및 관리 기준｣ 재안내(3월)

○ 도면 생산․보유 부서 담당자 교육 실시(4월)

○ 2023년 생산․접수 주요 도면 온나라시스템에 등록 지도

＊ 등록방법: 문서, 메모보고 등(단위과제: 청사설계도면 관리)

○ 기상기후인재개발원 등 주요 신축사업 추진시 도면 등록 및 관리 교육ㆍ안내 실시

❒ 행정박물 수집ㆍ관리 개선

○ 기록으로서 인식이 미흡하여 수집과 관리가 곤란한 행정박물의 관리 개선을 위해 2023년 수집‧관리 계획 별도 시행(4월)

＊ 관리대상 선정기준, 정리 방법, 이관 방법 등

□ 행정박물 관리 개선 추진 경과 및 보유 현황

ㆍ행정박물 관리 가이드라인 수립(’12.8.)

ㆍ행정박물 보유현황 조사(’12.8.~’13.3.)

ㆍ주요 행정박물 관리대상 지정 및 이관(’13.11.~12.)

ㆍ추가 이관 실시(’16, ’17년)

ㆍ매년 선물류 및 일부 행정박물 이관

ㆍ본청 보유량: 약 200점

○ 반기별 주요 행정박물 수집 안내 및 수집 실시

＊ 반기별 각 부서의 행정박물 생산접수 현황 조사 및 이관대상 선정(메모보고)

○ 청‧차장실 수령 선물류 수집 안내 및 수집 실시

○ 주요 행정박물 목록 기록관리시스템에 등록ㆍ관리

□ 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 같은법 시행령 제43조

○ 목적: 보존기간 경과 기록을 절차에 따라 평가ㆍ폐기하여 행정 책임성과 절차성 확립 및 보존가치에 따른 적절한 보존ㆍ관리

○ 대상: ‘22년말 기준 보존기간 만료 보존기간 10년 이하 기록

* 전자기록, 비전자기록, 국민신문고 기록, 비밀기록, 대장‧일지 등 전체 기록

○ 평가 방법 및 절차

- 평가대상 기록물에 대해 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊ 심의회 구성 : 내부위원 3인(운영지원과장, 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

○ 추진일정

- 평가대상 선별: 6월

- 계획수립 및 전문요원 심사: 6~8월

- 처리과 의견조회: 9월

- 기록물평가심의회 개최: 10월

- 폐기대상 기록물 폐기 집행: 11월

□ 안정적 기록물 보존을 위한 기록물 이관

❒ 전자기록물 국가기록원 이관

○ 근거 및 배경

- ｢기록관리법｣ 제19조에 따라 보존기간 30년이상 중요 전자기록물의 안정적인 장기 보존을 위해 국가기록원으로 이관

* 보존기간 30년이상 기록물은 생산 후, 10년이 경과한 다음해에 국가기록원으로 이관

○ 이관 대상 및 방법

- 이관대상: 2012년 생산된 보존기간 30년이상 전자기록물 24,650건

- 이관방법: 기록관리시스템→국가기록원 기록관리시스템(온라인 이관)

○ 이관 계획 및 일정

- 이관대상 선정 및 확정: 2월

- 장기보존패키지 변환: 3월

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류: 5월

- 장기보존패키지 재변환: 6월

- 기록물 이관 및 오류 해결: 7월

❒ 비전자기록물 국가기록원 이관

- 이관대상: 2012년까지 생산된 보존기간 30년 이상 기록물 33권

* 기상법 개정, 소속기관 청사 신축 기록 등

- 이관일정: 국가기록원과 협의하여 2023년 중 이관

❒ 기록관 및 기록관리시스템으로 기록물 이관

○ 온나라시스템 전자기록물 이관(2월~/ 3개월 이상 소요)

- 이관대상: 2022년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법: 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

○ 비전자기록물 이관(4월)

- 이관대상: 2022까지 생산된 비전자 기록물(일반기록, 사진 등)

* 중요 기록의 유실 등에 따른 문제발생 가능성이 있어 철저한 원본 관리 필요

- 이관방법: 부서별 정리 완료 및 직접 실물 이관

□ 안정적인 도서관 운영 및 도서정보서비스

○ 대내외 도서 및 도서 정보 열람․대출 서비스 제공(수시)

○ 간행물 발간등록번호 및 국제표준도서번호(ISBN/ISSN) 발급 서비스

○ 간행물 등 발간물 이관 및 주요 도서 등 수집‧등록(수시)

- 기상청 발간 전체 간행물 및 도서 등 이관 및 정리‧등록

- 간행물 및 도서 전자파일 이관 및 등록

- 주요 발간물 중 누락본(전자파일 포함) 수집 및 등록

○ 분기별 도서(e-book 포함) 수요조사 및 구매ㆍ서비스

* 2월, 5월, 8월, 11월 직원 수요조사 및 구매

○ ｢간행물 발간등록 및 납본 가이드｣ 개정․배포(3월)

ㆍ전자도서관 이용자 등록체계 변경사항, ISBN/ISSN 신청 양식 변경 사항 및 유의사항, 간행물 납본처 및 납본 방법 현행화, 납본 기준ㆍ기한 준수 안내, 간행물 발간관련 사업 검사․검수 처리 안내, 판권지 표기 안내 등

○ 국회도서관 및 서울대도서관 무료 원문정보 서비스(도서관 검색 PC)

○ 전자도서관시스템 업무 성과 관리 실시

* 업무성과지표: 컨텐츠 등록 건수,  * 업무성과 목표: 컨텐츠 등록 700건 이상

○ 도서관 예산 확충 및 서비스 확대 방안 마련

ㆍ｢기상청 도서관 운영 규정｣ 제5조에 따라 매년 분기별 직원 수요조사 및 도서 구매를 하고 있으나 예산 부족(현 800만원)으로 수요 미충족

ㆍ국내 유일의 기상전문도서관으로서 구비해야 할 기상 교양도서와 전문도서의 구매 및 서비스 필요

ㆍ다양한 매체에 대한 수요를 위해 오디오북 등 구매ㆍ서비스 필요

ㆍ직원의 교양과 정서함양을 위한 다양한 도서관 서비스 제공 필요(e-book 단말기, 월간지, 독후감 이벤트, 문화강좌, 도서정보 서비스 등)

ㆍ장기적으로 인력․시설 확충을 통한 완전한 대국민 개방 필요

ㆍ대전청사내 타 기관 도서관 사례 조사 및 협력 추진(5월)

○ 전자도서관시스템 및 도서관 홈페이지 관리

- 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립(1월)

- 전자도서관 홈페이지 취약점 점검 및 조치(3월)

- 전자도서관시스템 개인정보관리 실태 점검 및 조치(5월, 12월)

- 기상청 전자도서관시스템 내부 사용자 만족도 조사 실시(7월)

- 2022년 전자도서관시스템 운영성과 측정·제출(7월)

- 공공데이터 품질관리 수준 평가 수행(8월)

○ 효율적인 장서 관리를 위한 도서 제적(9월)

- 대상: 이용률 저조 또는 보존가치가 없거나 낡고 파손된 도서 등

- 방법: 전자도서관시스템에서 제적 처리 및 실물 폐기

○ 도서관 대전이전에 따른 서울청사 직원 도서 대출 서비스 실시

* 한달 주기로 직원 수요조사 및 통근 버스를 이용해 대출‧반납 처리

□ 기록관리 지도ㆍ점검 실시

○ 근거 및 목적

- (근거) ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제13조 및 ｢기상청 기록관운영규정｣ 제39조

- (목적) 본청 각 부서와 소속기관의 기록관리 현황을 점검하여 취약사항 개선 추진 및 주요 기록관리 방법 지도

○ 2023년 지도･점검 계획

- 점검대상: 본청, 수치모델링센터, 지방청(광주, 대구, 제주), 지청(2) 국립기상과학원, 항공청(※ 소속기관은 격년 실시)

- 점검시기 : 9~11월

- 점검내용 : 기록관리 체계, 단위과제 관리, 문서·시청각기록물·행정박물·발간물･도면･회의록 등 관리 현황 및 적정성

- 점검방법 : 점검표를 통한 사전점검 및 현장 확인

○ 후속 조치 강화

- 지도ㆍ점검 결과에 따른 조치사항 교육 실시

- 연내 조치 가능한 사항은 즉시 조치 및 결과 제출ㆍ확인

- 점검 결과 우수 직원 포상 실시

□ 비공개 기록 공개 재분류 실시

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제35조 및 같은 법 시행령 제72조

* 기록관은 비공개 기록물에 대하여 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

○ 재분류 대상

- 기록관리시스템 이관 후, 5년이 도래한 2017년 생산된 비공개 기록물

* 기록물을 건별 확인ㆍ검토가 필요하여 많은 시간과 노력이 소요되고 대상기록물이 많아(매년 약 15만건) 보존기간 30년이상 비공개 5호만 선별 실시

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

* 기준서: 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 추진일정

- 대상 선정ㆍ기록관 검토(2월)→처리과 의견조회(3월)→완료(4월)

* 재분류 결과는 기상청 홈페이지에 공개 (※ ｢기록관리법 시행령｣ 제72조)

□ 기록관리 기관 평가 수행

○ 근거: ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제9조 및 같은법 시행령 제63조

○ 평가기관: 행정안전부 국가기록원

○ 평가내용: 2022년 기록관리 필수 업무 수행 내역

○ 평가지표: 3개분야 10개 지표

○ 평가절차 및 방법

자체평가표 제출	▶	실적자료 확인‧점검	▶	조정‧협의	▶	평가 및 분석	▶	국가기록관리위 심의 국무회의 보고‧공표
기관 자체평가 및 실적제출 (기상청→ 국가기록원)		결과취합 및 실적점검 (국가기록원)		실적추가 제출 및 조정‧협의 (기상청→ 국가기록원)		평가결과 산출 (국가기록원)		평가결과 심의 및 국무회의 보고 (국가기록원)

○ 평가등급: 기관별 가, 나, 다, 라, 마 5등급 체계(’17년부터 절대평가)

○ 최근 기상청 평가 결과

평가연도	기상청	중앙행정기관 평균	등급
2021	93.7	90.7	가
2020	86.7	85.6	나
2019	86.4	77	나
2017	90.6	90.1	가

＊2018년은 중앙행정기관 미실시, 2021년부터 격년제 평가로 변경

기타 기록관리 업무 수행

○ 2022년 생산 기록물 일제정리(1월)

* 2022년까지 생산한 전자ㆍ비전자 기록물 및 시청각, 도면, 행정박물 등 전체 기록물

○ 기록관리시스템 백신 라이센스 구매(4월)

- 기록관리시스템에서 관리하는 전체 전자기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 전용 백신 라이선스 구매(매년 갱신)

- 예산: 약 1,200만원(1239-500-430-01/ 정보보호팀 협조)

○ 기록물 생산현황 조사 및 보고(8.31./국가기록원)

* ‘22년 생산한 전체 기록물 통계, 시청각, 간행물, 행정박물, 비밀기록 등 각종 기록물생산ㆍ보유현황 조사 및 제출

○ 기록관리기준표 정비

- 2023년 생성된 단위과제의 보존기간 등 검토 및 확정(10~12월)

처리과 의견조회	▶	전문요원 검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정ㆍ고시

○ 업무역량 강화를 위한 기록관리 교육 강화

- 간행물 관리 개선 교육 실시(3월)

- 도면 생산․관리 담당자 교육 실시(4월)

- 소속기관 등 기관 공통단위과제 정비 교육 실시(4월)

- 기록관리 지도․점검 후속조치 안내 교육(9월)

○ 기록관 서고 정리 및 도서관‧서고 소독

- 효율적인 소장 기록 관리와 서비스를 위한 서가 재배치 등 정리 실시(3월)

- 기록‧도서의 안전한 보존‧관리를 위해 서고 및 도서관 소독(10월)

○ 기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관 서고 소장 비전자기록물 열람ㆍ대출 서비스

- 기록관리시스템 보존 기록물 상시 열람 서비스

○ 기록관리 업무 담당자 기상청장 표창 수여

- 각 기관 및 부서의 기록관리 담당자의 격려 및 사기 진작을 위해 기상청장 표창 수여

- 대상: 매년 기록관리 지도ㆍ점검 등을 통해 우수직원 선발ㆍ표창

- 인원/시기: 1명/ 12월

○ 대내외 기상역사ㆍ기상업무 기록정보 서비스 제공 및 협력

- 청내 기상역사 관련 정보 요청에 대한 신속한 서비스 제공

- 기상박물관과 기상역사 연구 등 긴밀한 업무 협력

- 대외 기상역사 및 기상업무 기록 서비스 제공

□ 2023년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□1월		◦ 2022년 생산 기록물 일제 정리 ◦ 기록관리시스템 보유 전자기록 보존포맷 변환
	□2월		◦ 2023년도 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 2022년 생산 전자기록물 이관 추진 ◦ 보존기간 미확정 단위과제 확정 처리 ◦ 1분기 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□3월		◦ 전자도서관시스템 개편 추진 ◦ 기록관리 기관평가 수행 ◦ ｢간행물 발간 등록 및 납본 가이드｣ 개정 및 교육 ◦ 비공개 기록 5년주기 재분류 실시 ◦ 문서24 사용 및 단위과제 편철 유의사항 안내 ◦ 기록관 서고 정리
2/4분기	□4월		◦ 기상청 기관공통 단위과제 정비 추진 및 교육 ◦ 기상청 단위과제 운영 및 관리 매뉴얼 수립 ◦ 2022년 생산 비전자 기록 이관 ◦ 행정박물 수집‧관리 계획 수립 ◦ 도면 기록 등록‧관리방법 안내 및 교육 ◦ 기록관리시스템 백신 라이선스 구매
	□5월		◦ 비전자 문서 생산현황 점검 및 전자문서 생산 기준 수립 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개재분류 실시 ◦ 2022년 생산 기록물 생산현황 조사 ◦ 시청각 기록 등록 안내 및 지도 ◦ 2분기 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□6월		◦ 2022년도 기록물평가심의회 추진 ◦ 부서별 단위과제 보완사항 조사 및 개선 ◦ 행정박물 생산현황 조사 및 수집 ◦ 대전청사내 도서관 사례조사 및 협력 추진
3/4분기	□7월		◦ 국가기록원 이관대상 기록물(전자, 비전자) 이관 ◦ 전자도서관시스템 사용자 만족도 조사 실시 ◦ 전자도서관시스템 운영성과 측정‧제출 ◦ 문서24 미사용자 현황 조사 및 조치 ◦ 3분기 도서 구매 수요 조사 및 구매
	□8월		◦ 2021년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 전자도서관 데이터 품질관리 수준평가 수행
	□9월		◦ 기록관리 지도ㆍ점검 및 교육 실시 ◦ 전자도서관시스템 개편 완료 ◦ 도서관 장서 정리 및 제적
4/4분기	□10월		◦ 2022년도 기록물평가심의회 개최 ◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 도서 구매 수요 조사 및 구매 ◦ 기록관 서고 및 도서관 소독
	□11월		◦ 기록관리 지도ㆍ점검 후속조치 및 교육 ◦ 폐기대상 기록물 폐기 집행 ◦ 시청각 기록 등록 안내 및 지도 ◦ 기록관 서고 소장 사진기록 정리
	□12월		◦ 도면기록물 등록ㆍ관리 현황 점검 ◦ 2023년도 전자도서관 홈페이지 운영 계획 수립