2014년 기록관리 주요업무 계획

2014. 3.

기     상     청

(운 영 지 원 과)

【 목    차 】

I. 2013년 기록관리 주요성과	1

II. 2014년 기록관리 주요과제	5

□ 구전자기록물 이관 추진	5

□ 전자기록물 국가기록원 이관 추진	6

□ 기록물평가심의회 개최	7

□ 기록물 이관 및 정리	7

□ 처리과 기록관리 지도ㆍ점검	7

□ 비공개 기록물 공개 재분류 실시	8

□ 시청각기록물 정리 및 보유현황 일제 조사	8

□ 국립기상연구소 연구기록물 관리 현황 조사	9

□ 도면 기록물 일제 정리	9

관인 관리 기준 수립․시행	10

기록관리 장기 발전 방안 수립	10

□ 추진 일정표	12

I

2013년 기록관리 주요성과

｢공문서 생산․접수 및 관리 가이드라인｣ 수립‧시행(12.31)

○ 정부3.0관련 공문서 공개와 행정업무의 효율성 향상 및 ｢기록관리법｣에 따른 기록관리 개선을 위한 기관 차원의 기준 수립‧시행

○ 주요내용

- ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣에 따른 공문서 작성법

- 공개/비공개 설정 기준

- 문서 열람범위 설정 기준

- 첨부파일 작성 유의사항

- 비전자문서 등록 및 관리 원칙

기록물평가심의회 개최(11.28)

○ 보존기간 30년 미만인 한시기록물 중 보존기간 경과 기록물 5,942권에 대한 평가‧심의

○ 2013년 기록물 평가심의 결과(단위 : 권)

구분	심의대상	보존기간 재책정	폐기보류	폐기
본청	1,379	45	901	433
소속기관	4,563	391	907	3,265
합계	5,942	436	1,808	3,698

기록물 이관

○ 이관대상

구분	내용
비전자기록	2012년까지 생산된 비전자 공문서
전자기록	2012년 생산된 온나라시스템 기록물 전체(메모보고 포함)
시청각기록	2013년까지 생산된 시청각기록물
기상행정박물	보유현황 조사된 기상행정박물 중 이관 대상 선정 기록물
폐지ㆍ이전부서	기상선진화담당관, 기상통신소

○ 이관결과

구분	이관시기	수량	비고
비전자문서	5~12월	213권	기획재정 18, 예보정책 155, 기상기술 15, 정보통신 25
전자기록물	3~10월	438,580건	문서 351,467건, 메모 87,113건
시청각기록물	5~12월	95점	사진 69, 영상 2, 폼보드 24
기상행정박물	11~12월	86점
기상선진화담당관 (폐지부서)	2월	22권	비전자문서 4, 시청각 1, 기상행정박물 3, 간행물 14
기상통신소 (지방이전부서)	6월	375권	비전자문서 374, 시청각 1

기상행정박물 관리대상 지정 및 이관(12월)

○ 주요 기록물 중의 하나인 행정박물의 관리 개선을 위해 관리 기준을 수립하고 보유현황 조사 및 관리대상을 선정하여 이관 실시

□ 추진경과

○ ｢기상행정박물 관리 가이드라인｣ 수립 및 직원 교육 실시(‘12.7.23)

○ 행정박물 관리 개선을 위한 직원 교육 실시(’12.7.27)

○ 행정박물 보유현황 조사(‘12.8.1~’13.2.28)

○ 관리대상 행정박물 지정(‘13.8.2)

○ 이관대상 선정 및 이관 실시(‘13.11.26~12.5)

○ 이관결과

- 차관급 격상 기념우표, 선진화단장 명패, 동네예보 포스터 등 89점 이관

- 이관 기록물 정리‧포장 및 명표 제작‧부착

- 기록관 서고에 보존 실시

기상청 지정 행정박물
제목	10일예보 포스터	생산일자	2013.10.15
등록번호	예보국_예보정책과_2013_001	담당부서	예보정책과

<기상행정박물 명표 예시>

기록관리 지도ㆍ점검 시행(6~9월)

○ 각 기관 및 부서의 기록물관리 현황을 점검하여 취약사항 개선 및 기록관리에 대한 인식제고를 위해 방문 지도ㆍ점검 실시

○ 지도ㆍ점검 내역

- 대상 : 본청, 연구소, 레이더센터, 5개 지방청, 위성센터, 항공청

- 내용 : 기록관리 체계, 문서, 시청각, 기상행정박물, 간행물, 도면 등 전체 기록관리 현황 점검 및 기록관리 교육 실시

- 점검 결과

ㆍ부서별 단위과제 운영현황 진단 및 개선 필요

ㆍ비전자문서의 등록 및 관리가 부실하여 등록 및 관리, 이관 개선 필요

ㆍ시청각기록물 현황 조사 및 이관과 향후 통합관리시스템 구축 필요

ㆍ도면 기록의 일제 정리 및 목록화 필요

ㆍ비공개 문서가 과잉 생산되고 있어 개선 필요

ㆍ국립기상연구소는 연구기록물 관리 현황 조사 및 관리 방안 수립 필요

ㆍ소속기관의 경우, 독립적인 기록관리 업무 수행 강화 필요

소속기관 독립적 기록관리 업무 개시

○ 소속기관의 책임있고 내실있는 기록물 관리를 위해 기관별 자체 기록관리 업무 추진 등 독립적인 업무 시작

○ 그러나 현재 형식적인 업무계획 수립 및 본청에서 요구한 사항에 대한 대응에 한정되고 있어 실질적인 독립적인 업무 수행이 이루어질 수 있도록 개선 필요

주요 단위과제 보존기간 조정

○ 대상 : 보존기간 재책정이 필요하다고 판단되는 10년이하 단위과제 137개

○ 조정결과 : 보존기간 30년 133개, 영구 4개로 상향 조정

대상 선정	▶	처리과 의견조회	▶	기록관검토	▶	국가기록원 검토	▶	확정

비공개 기록물 공개여부 재분류

○ 재분류 대상 : 2007년 생산된 보존기간 30년 이상의 비공개 기록물 819건

○ 방법 : 비공개기준에 따라 ‘공개’, ‘비공개’, ‘부분공개’로 재분류

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

※ 기준서 : 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

○ 재분류 결과

재분류 대상	공개	부분공개	비공계
819	609	173	37

II

2014년 주요 추진 과제

구전자기록물 이관 추진

○ 배경 및 필요성

- 2000~2003년 생산된 약 100만건의 구전자기록물 멸실 위험

구전자기록물은 ‘00~’03년 사용한 초기 형태의 전자문서시스템 생산 기록으로 시스템 노후화로 인해 기록관리시스템으로 빠른 기한내 미이관시 공문서가 멸실 될 수 있어 기상업무 연속성 및 역사 단절 우려

- 정부 3.0의 가치 실현을 위한 범정부적 정보공개 강화와 발맞춰 기상청 기록물의 적극적 공개와 서비스로 신뢰받는 기상행정 실현

○ 이관대상 및 방법

- 이관대상 : 2000~2003년 생산ㆍ접수한 모든 문서(약 100만건)

- 이관절차 및 방법(구전자문서시스템→기상청 기록관리시스템)

기록물 데이터추출	▶	분류체계 수립	▶	보존기간 재책정	▶	이관파일 생성	▶	이관

○ 주요 문제사항

- 분류체계 수립, 문서 본문 한글파일 변환, 메타데이터 보정 등

ㆍ분류체계 수립 : 구전자기록물은 기록물 분류체계가 없이 개별 문서건이 나열식으로 저장되어 있어 문서 한건한건 분류작업 필요(전 직원 참여 필요)

ㆍ한글파일 변환 : 본문파일이 html 형식으로 되어 있어서 현재의 시스템체계로 이관하기 위해 한글파일로 변환 필요

ㆍ메타데이터 보정 : 구전자기록물 이관 규격에 따라 누락된 메타데이터 보정

○ 이관 추진

- 기상자원과 협조를 통한 별도 용역사업 추진(예산 : 약 1억원)

- 문서 분류 및 보존기간 책정 기준 수립

- 직원 교육 및 문서분류, 이관 실시

- 감독 및 상시 모니터링을 통해 철저한 사업 수행

전자기록물 국가기록원 이관 추진

○ 배경 및 목적

- 2015년 처음 시작되는 보존기간 30년이상 장기보존 대상 전자기록물의 국가기록원 이관에 대비하여 장기보존포맷 변환 등 이관 준비 실시

○ 주요 준비 사항

- 시스템 환경 정비 : 백신, 시스템 환경설정, 기록관리시스템-포맷변환서버-국가기록원 시스템간 연계

- 기록물 필수 메타데이터 누락여부 확인 및 보완

- 이관대상 기록물 공개여부 재분류

- 이관대상 전자기록물 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 실시

대상선정	▶	문서보존 포맷 변환	▶	검증	▶	장기보존 포맷 변환	▶	검증 및 완료

< 포맷변환 절차 >

- 비전자 등록문서 확인 및 이관 준비

○ 주요 문제점

- 전자 환경 이후, 정부의 첫 이관 준비로 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환시 다양한 오류 발생 및 많은 시간 소요 예상

- 방대한 문서 양으로 인해 공개 재분류, 메타데이터 보정 등 많은 노력 소요

- 비전자기록에 대한 관리가 미흡하여 등록된 비전자 문서의 확인 및 이관 준비 곤란

○ 추진일정

- 이관 준비 계획 수립 : 6월

- 시스템 환경 점검 : 7월

- 공개여부 재분류 : 8월~9월

- 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 : 10월~12월

기록물평가심의회 개최

○ 근거 : ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조 및 동법 시행령 제43조

○ 방법 : 보존기간이 경과한 보존기간 30년 미만 한시 기록물의 보존가치 평가 및 보존기간 재책정

○ 평가 절차

평가대상 선별	▶	전문요원 심사	▶	처리과 의견조회	▶	평가심의회	▶	보존ㆍ폐기

＊심의회 구성: 내부위원 3인(운영지원과장, 기상자원과장, 정보통신기술과장), 외부위원 2인

기록물 이관 및 정리

○ 전자기록물 이관(3월~/ 3개월 소요)

- 이관대상 : 2013년 온나라시스템에서 생산‧접수된 기록물

- 이관방법 : 기상청 기록관리시스템으로 온라인 이관

* 온나라시스템에 등록된 비전자문서 이관 포함

○ 비전자기록물 이관(5월)

- 이관대상 : 2013년까지 생산된 비전자기록물(일반기록, 사진 등)

○ 기상행정박물 이관(10월)

- 이관대상 : 주요 보존대상 중 본청 이관이 가능한 행정박물

- 이관시기 : 2013년 하반기 중 실시 예정

○ 장기보존 대상 비전자기록물 국가기록원 이관(10월)

- 이관대상 : 2003년 이전에 생산된 보존기간 30년 이상 기록물

처리과 기록관리 지도ㆍ점검

○ 각 부서 및 소속기관의 기록관리 체계 및 기록물 관리 실태를 점검하고 업무개선을 위해 지도ㆍ점검 실시

○ 2014년 지도ㆍ점검 계획

구분	내용
시기	6~7월
대상	본청 각 부서, 연구소, 5개지방청, 위성센터, 레이더센터, 항공청
방법	체크리스트를 통한 사전점검 및 현장 확인 등 ※ 각 부서 및 기관은 사전점검 시 추진실적과 증빙자료 공문 제출
점검사항	ㆍ2013년 점검 결과 조치사항 처리 여부 점검 ㆍ기록관리 체계 및 환경, 기록물 관리현황 점검 ㆍ기록관리 관련 교육 및 의견 수렴

※ 업무 효율성을 위해 권역별 집합 점검으로 변경 시행 가능

비공개 기록물 공개 재분류 실시

○ 재분류 대상

- 2015년 국가기록원 이관 대상 기록물 중 비공개 기록물

○ 재분류 절차

재분류대상 선정	▶	기록관검토 I (기준서 작성)	▶	기록관검토 II (의견조회서 작성)	▶	처리과 의견조회	▶	확정

※ 기준서 : 비공개 기록물의 유형별 공개재분류 기준

※ 의견조회서 : 개별 기록물 건에 대한 검토 의견

○ 추진일정 : 계획수립(7월)→직원교육(7월)→재분류실시(8~9월)

시청각기록물 정리 및 보유현황 일제 조사

○ 시청각기록물 정리(1~12월)

- 정리대상

․ ‘13.7월부터 생산된 홍보자료관리시스템 등록 사진

․ 기록관 소장 과거 인화 사진 기록물

- 정리방법

․ 누락된 메타데이터 확보 및 목록 작성

․ 별도의 하드디스크 및 앨범에 수록 및 기록관 서고 보존

○ 주요 사진 및 영상 기록물 보유 현황 조사

- 본청 및 소속기관에서 보유중인 주요 시청각 기록물 전수 조사

- 조사 완료된 기록물은 이관대상 선정 후, ‘15년 본청 이관

국립기상연구소 연구기록물 관리 현황 조사

○ 국립기상연구소의 경우, 독립적이고 신뢰받는 연구기관으로서 연구노트 등 연구관련 기록물의 생산과 관리가 중요하며, 현황 조사 및 관리체계 수립 필요

○ 생산 및 관리현황 조사 실시(8월)

- 연구기록물 종류, 생산현황, 보존 및 관리 실태

○ 2015년 연구기록물 관리에 관한 기본 방안 수립 추진

도면 기록물 일제 정리

○ 정리대상 : 각 부서 및 소속기관 생산․보유 도면 기록물

○ 정리방법(자세한 사항은 운영지원과-859 (2014.01.20) 참조)

- 전체 도면기록물 분류(생산연도, 사안별 분류)

- 생산연도순 도면 목록 작성

- 도면 보존 전용서가 확보 및 보관 실시

○ 향후계획

- 도면기록물 정리 결과 및 목록 제출(처리과 지도․점검시)

- 이관대상 도면 본청 기록관 이관 : '15년 중

- 향후, 기관 차원의 도면기록물 관리 기준 수립 추진

관인 관리 기준 수립‧시행

○ 현재 관인등록 대장 관리 등 관인관리를 위한 기본 규정도 준수되고 있지 않아 규정에 따른 관리를 위한 개선 필요

○ ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣에 따른 관인관리 방법 및 기준, 관련 서식 등을 알기 쉽게 정리하여 시행

기록관리 장기 발전 방안 수립(11월)

○ 배경 및 목적

- 100년이 넘는 역사를 자랑하는 기상청이지만 역사를 보여주고 증명하는 기록은 매우 미비하고 현재 기록관리도 매우 미흡한 상황으로 귀중한 기록과 역사가 소멸되고 있음

- 내실있고 자랑스런 기관, 역사가 살아 있는 기상청으로 거듭나기 위해 기록관리 업무의 개선과 발전은 필수적

☞ 기상업무의 발전과 기록화, 역사화를 위해 우리청에서 생산ㆍ보유․수집하는 모든 기록물에 대해 내실있고 전문적인 관리를 할 수 있는 통합적이고 전문적인 기록관리 토대 마련 필요

․기록은 공문서 외에도 사진, 영상, 각종 데이터세트, 기상행정박물, 연구기록물, 간행물, 웹기록, 도면 등 그 범위와 양이 매우 다양하고 방대하여 각각에 맞는 정책과 전문적인 생산․분류 및 보존관리 필요

․기관 내외의 다양한 기록들에 대한 수집 및 전시, 홍보, 편찬 등 전문적 서비스 실시 및 기상문화의 중심축으로 발전 필요

○ 주요 내용 [(기상청의 역사) 어떻게 남길 것인가?]

❑ 조직 및 인력체계 개선 방안

- ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣에 근거한 기상청과 기상업무의 기록화와 역사화를 위해 기록관리 전담 조직 및 인력보강

- 기록관리 관련 기능 및 인력 등을 통합․확장하여 종합적이고 내실있게 기록관리 역량을 발휘 할 수 있는 체계 구축

❑ 기록관리 시설 및 예산 인프라 개선 방안

- 기록물 보존을 위한 기록관 서고환경 개선

- 주요 기록, 기상행정박물 등의 보존을 위한 전용 수장고 설치

- 시청각기록물 전문 관리시스템 구축

- 기록관 전시관 및 사이버기록관 등 기록물의 전시 및 활용․서비스 인프라 구축

- 기록관리를 위한 주요 예산 인프라 확보

❑ 기록물 활용 및 서비스 개선

- 기상청 주요 기록, 사진, 영상, 박물, 기상역사, 관측기기 등 다양한 기록을 통해 기상청과 기상업무의 변천과정과 모습을 전시하고 대국민 홍보 및 서비스 제공

- 기록 전시관 개관 및 사이버 기록관 구축으로 상시 전시․홍보 실시

- 기상청 역사ㆍ기록에 대한 연구 및 기록집 등 편찬

- 기록정보 종합 서비스 센터로서 전체 기록 정보에 대해 맞춤형 전문 서비스 실시

- 기록물 상시 수집 및 정리 체계 구축

․각 기관, 언론, 민간 소재 기상업무 관련 기록물 상시적 수집․정리

․퇴직 기상인 구술 기록화 추진

․기상업무 및 기상관서 사진기록화 사업 추진

․전직 기상인 소장 기록물 기증 제도 운영

․퇴직 예정자 기록물 기증 제도 운영(주요 기록, 사진, 남기고 싶은 말)

․매월 행정박물 수집의 날 운영(매달 생산되는 행정박물 수집․이관)

․주요 기관 변화과정 기록화 추진(예보실 환경 변화 등)

- 향후 라키비움(Larchiveum) 등 기상청과 기상업무 등에 대한 기상문화의 구심점으로 확대․발전

* 라키비움(Larchiveum) = 도서관(Library)+기록관(Archives)+박물관(Museum)

☞ 자랑스런 기상청, 역사가 살아 있는 기상청, 내실있는 기상청, 국민과 소통하고 신뢰받는 선진 기상청 실현

□ 2014년도 기록관리 주요 업무 추진 일정

추진일정			추진계획
1/4분기	□2월		◦ 2013년 생산 기록물 일제 정리
	□3월		◦ 기록관리 업무 계획 수립 ◦ 기록관리 평가 자료 작성․제출(국가기록원) ◦ 2013년 생산 전자기록물 이관 추진
2/4분기	□4월		◦ 시청각기록물 정리 실시 ◦ 기록관 서고 기록물 정리 ◦ 도면기록물 일제 정리 ◦ 2013년 평가 결과 폐기대상 기록물 폐기 집행
	□5월		◦ 비전자기록물 이관 ◦ 2013년 기록물 생산현황 조사 ◦ 시청각기록물 보유 현황 조사 ◦ 구전자기록물 이관 추진
	□6월		◦ 처리과 기록관리 지도ㆍ점검 실시 ◦ 국가기록원 전자기록물 이관 추진 계획 수립
3/4분기	□7월		◦ 관인 관리 기준 수립․시행
	□8월		◦ 국립기상연구소 연구기록물 관리현황 조사 ◦ 2013년 생산기록물 현황 보고(국가기록원) ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 공개 재분류 실시
	□9월		◦ 기록물평가심의회 개최
4/4분기	□10월		◦ 국가기록원 비전자 기록물 이관 ◦ 기상청 기록관리기준표 정비 ◦ 기상행정박물 이관 ◦ 국가기록원 이관대상 전자기록물 보존포맷 변환 실시
	□11월		◦ 기록관리 장기 발전 방안 수립
	□12월		◦ 구전자기록물 이관 완료 ◦ 시청각기록물 정리 완료