기상청 행정자료실 운영규정

전부개정 1993.  1. 15. 기상청훈령 제240호

일부개정 1997.  3. 31. 기상청훈령 제288호

일부개정 2000.  9.  5. 기상청훈령 제343호

(기상청직제개정에따른기상개발

업무규정등의정비에관한규정)

일부개정 2005. 12. 14. 기상청훈령 제442호

(기상청 훈령규정의 일괄개정 규정)

일부개정 2007.  4. 17. 기상청훈령 제494호

(기상사업제도 운영에 관한 사무처리 규정 등 일괄개정령)

전부개정 2008.  4. 18. 기상청훈령 제549호

전부개정 2009.  7.  3. 기상청훈령 제621호

일부개정 2010.  8.  3. 기상청훈령 제670호

제1조(목적) 이 규정은 기상청행정자료실(이하“행정자료실”이라 한다)의 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 “자료”란 구입, 수증, 교환, 납본, 자체발간, 그 밖의 방법에 따라 수집된 도서와 전자매체로서 다음 각 호의 어느 하나를 말한다.

1. 기상분야와 관련한 각종 조사연구 보고서 및 외부용역 성과물

2. 기상청에서 발간한 연보, 월보, 사례집, 편람, 교육교재 등 간행물

3. 학회지, 학술지 등 정기 또는 부정기 간행물

4. 기관 간 상호대차와 협력을 통한 수집자료

5. 직원의 정서 함양에 도움이 되거나 학술적 가치가 있는 외부수집 자료

6. 그 밖에 보존가치가 있다고 판단되는 자료

제3조(행정자료실의 설치 및 관장) ① 기상청에 행정자료실을 두되 기상자원과장이 이를 관리․운영한다.

② 자료의 보존․활용과 행정자료실의 합리적 운영을 위하여 행정자료실에 도서운영담당 공무원과 도서물품운용관(이하 “사서관”이라 한다)을 지정하되 도서물품운용관은 기상자원과 물품운용관이 된다.

③ 기상자원과장은 다음 각 호의 사항에 대하여 행정자료실의 사서관을 지도․감독한다.

1. 자료의 수집과 보관․보존에 관한 사항

2. 자료의 열람과 대출에 관한 사항

3. 자료의 오손․훼손․망실․소멸․폐기 등의 사유 발생시 이의 처리에 관한 사항

4. 전자도서관의 운영에 관한 사항

5. 그 밖에 행정자료실 운영과 자료의 관리에 관련된 사항

④ 기상자원과장은 행정자료실의 운영․관리를 위해 전자화를 추진하여야 하며, 수집한 자료는 데이터베이스를 구축하고, 국내외 지식정보자원의 수집․제공 및 관리를 하여야 한다.

제4조(자료의 수집방법과 소장구분) ① 기상자원과장은 국내․외의 각 기관과 단체 및 개인으로부터 구입, 수증, 교환, 납본 등(이하“조달”이라 한다)의 방법으로 자료를 수집한다.

② 행정자료실에 수집되는 자료는 단행본, 세계기상기구(WMO)간행물, 연속간행물, 학위논문, 참고자료, 비도서자료 등으로 구분하여 소장한다.

제5조(자료의 구입) ① 기상자원과장은 회계연도마다 예산의 범위 안에서 수요조사를 실시하여 행정자료실에 비치할 자료구입계획을 수립하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따른 자료구입은 연 4회 이내로 하되, 필요에 따라 수시로 구입할 수 있다.

③ 제1항의 규정에 따라 자료구입계획이 확정되면 기상자원과장은 운영지원과장에게 통보하여 자료구입에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

④ 운영지원과장은 제3항의 규정에 따라 자료구입 요청을 받았을 경우에는 지체 없이 구입하고 행정자료실에 출납 조치하여야 한다.

⑤ 기상자원과장은 필요한 경우 국비해외여행자에게 외국자료수집과제를 부여할 수 있으며 자료수집 소요비용을 지급할 수 있다.

제6조(자료의 납본 및 이관) ① 기상청 소속공무원은 직무수행에 공동활용이 가능한 자료를 생산․취득하였을 때에는 행정자료실에 전자파일과 3권의 제책으로 제출하여야 한다. <개정 2010.8.3.>

② 자료를 생산하거나 발간한 부서에서는 다음 각 호의 기관에 직접 자료를 납본하여야 하며, 자료의 제출시기, 방법, 부수 등에 대해서는 각 호의 법률에 따른다. <신설 2010.8.3.>

1. 「국회도서관법」제7조에 따른 국회도서관

2. 「도서관법」제20조에 따른 국립중앙도서관

3. 「공공기록물 관리에 관한 법률」제22조에 따른 국가기록원

③ 각 부서의 장과 소속기관의 장이 업무수행에 참고하기 위하여 구입한 자료와 다른 기관으로부터 받은 자료 중 더 이상 활용할 필요가 없는 자료는 행정자료실에 이관하여 모든 이용자가 열람할 수 있도록 하여야 한다. [종전의 제2항에서 이동 2010.8.3.]

제7조(자료관리대장) ① 기상자원과장은 별지 제1호서식의 자료관리대장과 별지 제2호서식의 자료폐기대장에 자료의 조달과 보유현황, 폐기사항을 수시로 기록 유지하여야 한다.

② 기상자원과장은 자료 활용의 적정성을 유지하기 위하여 별지 제4호서식의 자료대출대장을 작성하여 대출상황을 기록․유지하여야 한다. <개정 2010.8.3.>

제8조(자료등록과 공지) 기상자원과장은 구입한 자료는 등록하고, 기증받거나 교환된 자료는 행정자료실에 적합하다고 인정하는 것만 기상청 전자도서관에 올린 후 이용, 검색에 편리하도록 그 목록을 작성하고 공지하여 관리한다.

제9조(자료열람) ① 자료를 열람하고자 하는 자는 정해진 절차에 따라 사서관에게 열람신청을 하여 그 허락을 받아야 한다.

② 자료열람 시간은 공무원 근무시간으로 하되, 특별한 사유가 있으면 조정할 수 있다.

제10조(자료대출) ① 자료는 기상청 소속공무원에게만 대출할 수 있다. 다만, 기상청 소속공무원이 아닌 자가 자료를 대출받아야 할 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에는 별지 제5호서식의 자료대출 신청서를 작성하고 기상자원과장의 승인을 받아 대출할 수 있다.

② 자료를 대출받고자 하는 자는 별지 제4호서식의 자료대출대장에 필요한 사항을 기재하고 서명 날인 후 사서관을 통한 정해진 절차를 거쳐 대출받아야 한다.

③ 제1항, 제2항의 규정에 따라 자료를 대출 받은 자(이하 “대출자”라 한다)가 준수할 사항은 다음 각호와 같으며 대출자가 별지 제4호서식의 자료대출대장에 서명함으로써 대출자 준수사항 이행을 확약한 것으로 본다.

1. 대출 기간내 반납

2. 대출 자료의 오손․훼손․망실․소멸에 대한 원상 반납 또는 변상

3. 대출 자료의 타인 전대, 양도 및 권리설정 금지

4. 대출조건 불이행시 기상청(사서관)의 변상 또는 배상 명령에 이의 제기 불가

④ 도서운영 담당공무원이 정해진 절차를 거쳐 자료를 대출할 경우에는 별지 제4호서식의 자료대출대장에 기록․유지하여 대출 자료관리에 적정을 유지하여야 한다.

⑤ 자료의 대출 책 수와 대출기간은 다음 각호와 같다

1. 일반대출 : 3책 10일

2. 정책수립과 기획업무에 필요한 자료대출 : 10책 30일

3. 대출기간 연장 : 해당 자료의 대출신청자가 없을 경우 반납 후 1회만 연장 받을 수 있다.

제11조(자료반납) ① 자료를 대출받은 자는 기간 내에 반납하여야하며, 사서관은 필요에 따라 대출 기간 전이라도 반납을 요구할 수 있다.

② 자료를 대출받은 자가 다음 각호의 어느 하나에 해당된 경우 자료를 지체 없이 반납하여야 한다.

1. 퇴직, 휴직 및 전보 등 인사상의 변동이 있을 때

2. 20일이상의 파견이나 장기출장의 명령을 받았을 때

3. 장서점검의 요청이 있을 때

4. 대출기간의 경과나 그 밖에 특별한 사유가 발생하여 기상자원과장의 반납요구가 있을 때

③ 제2항에 따라 대출 자료의 반납요구를 받은 자는 요구일로부터 3일 이내에 해당 자료를 반납하여야 한다. 반납요구일로부터 5일이 지나도 반납하지 않을 경우 사서관은 1회만 반납 독촉을 하며, 반납 독촉을 받고 5일이 지나도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 보고 제13조제4항에 따라 변상 등 조치를 한다.

제12조(신분변동 통보) 운영지원과장은 제11조제2항제1호와 제2호에 규정된 직원의 신분상 변동이 발생하였을 때에는 지체 없이 기상자원과장에게 통보하여야 한다.

제13조(주의의무와 변상) ① 자료대출자와 열람자는 대출받았거나 열람하고 있는 자료는 선량한 관리자로서의 주의의무를 다하여 관리하여야 한다.

② 자료대출자와 열람자가 대출받았거나 열람하고 있는 자료를 오손․훼손․망실하였을 경우 천재지변 등 불가항력적인 경우를 제외하고는 원상반납하거나 변상 또는 배상할 책임이 있다.

③ 사서관은 제2항의 규정에 따라 원상반납이나 변상 또는 배상요건이 발생하였을 때에는 지체 없이 변상 등 필요한 사항을 조치하여야 한다.

④ 제3항의 변상 또는 배상방법

1. 자료의 변상 또는 배상은 동일 자료로 원상 반납하는 것을 원칙으로 한다.

2. 제1호에 따라 변상 또는 배상할 수 없을 때에 기상자원과장은 동등이상의 가치가 있고 주제가 유사한 자료로서 대물 변상케 할 수 있다.

제14조(대출중지) 기상자원과장은 자료대출자가 이 규정을 위반하였을 때에는 해당자에게 6개월간 자료의 열람 및 대출을 중지시킬 수 있다.

제15조(장서점검) ① 사서관은 행정자료실의 소장자료를 연1회 정기적으로 점검하거나  수시로 점검한 후 그 현황을 기상자원과장에게 보고하여야 한다.

② 사서관은 제1항의 규정에 따른 장서점검 결과 자료대장에 기록하지 않은 자료가 발견되었을 때에는 관계 자료대장에 기록하고 자료대출자가 자료를 잃어버렸을 때에는 자료의 원상 반납․변상 및 배상 등 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제16조(자료의 폐기) ① 사서관은 소장 자료가 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 때 기상자원과장의 승인을 얻어 폐기할 수 있다.

1. 자료로서 이용가치를 상실한 자료

2. 오손 또는 훼손된 자료

3. 천재지변이나 그 밖에 이에 준하는 사태로 인해 잃어버린 자료

4. 장서점검 결과 3년 이상 소재를 알 수 없는 자료

5. 대출한 자료 중 3년 이상 회수하지 못 한 자료

② 제1항의 규정에 따라 자료를 폐기할 때에는 별지 제1호서식의 자료관리대장을 정리하고 별지 제2호서식의 자료폐기대장에 기록하여야 한다.

부칙 <제670호, 2010.8.3.>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

[별지 제1호서식] <개정 2010.8.3.>
자료관리대장 (제7조제1항 관련)
일련번호	등록일자	등록번호	자료명	저자명	발행처	발행년	가격	입수방법	분류번호	폐기년월일	비고
297㎜×210㎜(보존용지(2종) 70g/㎡)

[별지 제2호서식] <개정 2010.8.3.>
자료폐기대장 (제7조제1항 관련)
일련번호	등록번호	분류번호	자료명	저자명	발행기관	발행년도	가격	폐기년월일	비고
297㎜×210㎜(보존용지(2종) 70g/㎡)

[별지 제3호서식] 삭제 <개정 2010.8.3.>

[별지 제4호서식] <개정 2010.8.3.>
자료대출대장 (제7조제2항 관련)
청구 번호	등록 번호	자 료 명	저 자	발행기관 및 발행년도	권수	가 격	대출신청 및 대출자					반 납		비 고
							소 속	성 명	대출일	반 납 기한일	서 명	반납일	사서관확 인
297㎜×210㎜(보존용지(2종) 70g/㎡)

[별지 제5호서식] <개정 2010.8.3.>
자료대출신청서 (제10조제1항 관련)
								결재	계	사무관	과장
청 구 번 호	등 록 번 호	자 료 명(권차)			저자 및 발행기관				발 행 년 도	수 량 (권)	가 격
대출자 인 적 사 항	회사명				성명				생년월일	. . .(남/여)
	주 소								전화번호
대출일	. .		반 납 기한일	. .	활 용 목 적
「기상청 행정자료실 운영규정」제10조제1항에 따라 위와 같이 자료를 대출하고자 신청하오니 승인하여 주시기 바라며, 다음과 같이 대출자 준수사항을 지킬 것을 서약합니다. <대출자 준수사항> 1. 대출기간내 반납 2. 대출자료의 오손․훼손․망실에 대한 원상 반납과 변상 3. 대출자료의 타인 전대, 양도 및 권리설정 금지 4. 대출조건 불이행시 기상청(사서관)의 변상 또는 배상 명령에 이의제기 불가
년 월 일 신청(서약) 인： (서명 또는 인) 기상청장 귀하
210㎜×297㎜(보존용지(2종) 70g/㎡)